Self-billing via Peppol: ontvang uw zelf-gefactureerde facturen automatisch

Wat is self-billing?

Self-billing (of zelf-facturatie) is een mechanisme waarbij de klant de factuur opstelt namens de leverancier. In plaats van te wachten op de factuur van de leverancier, genereert de koper deze zelf en stuurt ze door.

Dit proces komt vaak voor in verschillende situaties:

• Betaling van commissies en royalty's
• Raamcontracten met vaste leveranciers
• Inkoopcentrales en groepen
• Platformen en marketplaces die hun verkopers betalen
• Terugkerende diensten met variabele bedragen

Met de verplichting tot elektronische facturatie in België vanaf 2026 gaat ook self-billing over op elektronisch formaat via het Peppol-netwerk.

Hoe werkt de ontvangst van self-billing via Peppol?

Wanneer een van uw klanten self-billing toepast, genereert hij een factuur namens u en verzendt deze via het Peppol-netwerk. Let echter op een vaak verkeerd begrepen punt: self-billing steunt op een apart Peppol-documenttype dan een gewone factuur — de self-billing invoice en de self-billing credit note (creditnota).

Dit heeft een essentieel gevolg: in tegenstelling tot een gewone factuur waarbij de klant zich registreert als ontvanger, moet bij self-billing u, de leverancier, de ontvangst activeren van dit documenttype op het Peppol-netwerk. Zonder die activering bereiken de self-bills van uw klanten u niet.

Eenmaal de ontvangst geactiveerd, verloopt het proces volledig geautomatiseerd:

1. Uw klant genereert de self-billing factuur in gestructureerd UBL-formaat
2. Hij verzendt deze via het Peppol-netwerk naar uw identificatie
3. De factuur komt automatisch in uw Peppol Box
4. U wordt op de hoogte gebracht en kunt het document bekijken, aanvaarden en exporteren

Twee voorwaarden vóór u self-billing kunt ontvangen

De FOD Financiën herinnerde recent aan twee vaak over het hoofd geziene punten. Hier zijn ze duidelijk.

1. De ontvangst van het self-billing documenttype activeren

Omdat het om een apart documenttype gaat, moet uw Peppol-identiteit aangeven dat ze self-billing invoices en self-billing credit notes aanvaardt. Met Peppol Box activeren wij deze capaciteit voor u en informeren wij u op transparante wijze — zoals de FOD Financiën aanbeveelt wanneer een dienstverlener de ontvangst van self-billing inschakelt.

2. Een voorafgaand bilateraal akkoord blijft verplicht

De technische activering volstaat niet. Self-billing vereist steeds een voorafgaand bilateraal akkoord tussen u en uw klant, evenals een aanvaarding van elke factuur of creditnota die namens u wordt opgesteld.

"In tegenstelling tot een gewone factuur (waarbij de klant zich registreert als ontvanger), is het bij self-billing de leverancier of dienstverrichter die zich moet registreren om de self-billing invoice of de self-billing creditnote te kunnen ontvangen. Opgelet! Een voorafgaand akkoord blijft noodzakelijk, evenals een aanvaarding per self-billing invoice of self-billing creditnote." — FOD Financiën, FAQ e-facturering

Voordelen van self-billing ontvangst via Peppol Box

Automatische centralisatie

Al uw self-billing facturen komen op dezelfde plaats aan, ongeacht de oorsprong. Geen e-mails meer checken of PDF's zoeken: alles is gecentraliseerd in één interface.

Gestructureerd en bruikbaar formaat

In tegenstelling tot een PDF per e-mail is een self-billing factuur ontvangen via Peppol in gestructureerd UBL-formaat. De gegevens (bedragen, BTW, referenties) zijn direct leesbaar door uw boekhoudsoftware, zonder handmatige herinvoer.

Volledige traceerbaarheid

Elk ontvangen document heeft een automatische ontvangstbevestiging. U weet precies wanneer de factuur is opgesteld, verzonden en ontvangen. Een volledige historie wordt bijgehouden voor uw audit.

Boekhoudkundige export met één klik

Exporteer uw self-billing facturen naar uw boekhoudsoftware met één klik: BOB, WinBooks, Horus, Exact, of elke andere compatibele software. Het gestandaardiseerde XML-formaat garandeert een naadloze integratie.

Goed om te weten: wat nog evolueert

Nog geen specifieke statusberichten

Vandaag voorziet het Peppol-netwerk nog geen statusbericht specifiek voor self-billing (goedgekeurd, geweigerd, betaald…). Een Request For Change (RFC) is binnen Peppol lopende om deze leemte op te vullen. In afwachting wordt de aanvaarding van elke self-bill geregeld volgens het bilaterale akkoord met uw klant.

Nog ongelijke softwareondersteuning

Niet alle facturatiesoftware ondersteunt al het verzenden of ontvangen van self-billing. Aan de ontvangstzijde garandeert Peppol Box dat u deze documenten kunt ontvangen en exporteren, zelfs als uw boekhoudsoftware ze nog niet native ondersteunt.

Wie is betrokken?

U bent betrokken bij self-billing ontvangst als:

• U leverancier bent van een grote keten of inkoopcentrale
• U commissies of royalty's ontvangt van een partner
• U verkoopt op een platform of marketplace die de facturatie afhandelt
• U klanten heeft die self-billing gebruiken in hun inkoopprocessen

Om deze documenten te ontvangen, moet uw Peppol-identificatie de ontvangst van het self-billing documenttype hebben geactiveerd — wat Peppol Box voor u configureert — en moet er een bilateraal akkoord bestaan met de verzendende klant.

Wettelijke conformiteit

Self-billing wordt geregeld door EU-richtlijn 2006/112/EG (artikel 224). In België is het toegestaan op voorwaarde dat er een voorafgaand akkoord bestaat tussen koper en leverancier, en dat de leverancier elke factuur die namens hem wordt opgesteld kan aanvaarden of weigeren.

Met Peppol Box behoudt u volledige controle: elke ontvangen self-billing factuur kan worden bekeken, geverifieerd en aanvaard voordat u deze exporteert naar uw boekhouding.

Hoe te beginnen?

Self-billing ontvangst is beschikbaar met Peppol Box. Dit zijn de stappen:

1. Maak uw Peppol Box account aan en activeer uw Peppol-identificatie
2. Wij activeren de ontvangst van het self-billing documenttype (invoice + creditnota) en informeren u
3. Sluit het bilaterale akkoord met klanten die self-billing toepassen en deel uw identificatie
4. Ontvang automatisch alle facturen die namens u worden opgesteld, klaar om aanvaard en geëxporteerd te worden

De logica is dezelfde als voor elke andere Peppol-factuur. Het verschil is dat de afzender uw klant is, niet uw leverancier — en dat de ontvangst via een specifiek documenttype verloopt.

Officiële bronnen

• efacture.belgium.be — officieel Belgisch portaal voor elektronische facturatie
• FOD Financiën
• OpenPeppol — de officiële organisatie achter het Peppol-netwerk