Self-billing Peppol : recevez vos factures d'auto-facturation automatiquement

Qu'est-ce que le self-billing ?

Le self-billing (ou auto-facturation) est un mécanisme où le client émet la facture au nom de son fournisseur. Plutôt que d'attendre la facture du fournisseur, c'est l'acheteur qui la génère et la transmet.

Ce processus est courant dans plusieurs situations :

• Paiement de commissions et royalties
• Contrats-cadres avec des fournisseurs réguliers
• Centrales d'achat et groupements
• Plateformes et marketplaces qui rémunèrent leurs vendeurs
• Services récurrents avec montants variables

Avec l'obligation de facturation électronique en Belgique dès 2026, le self-billing passe aussi au format électronique via le réseau Peppol.

Comment fonctionne la réception de self-billing via Peppol ?

Quand un de vos clients pratique le self-billing, il génère une facture en votre nom et l'envoie via le réseau Peppol. Mais attention à un point souvent mal compris : le self-billing s'appuie sur un type de document Peppol distinct de la facture classique — la self-billing invoice et la self-billing credit note (note de crédit d'auto-facturation).

La conséquence est essentielle : contrairement à une facture classique où c'est le client qui s'enregistre comme destinataire, dans le cas du self-billing c'est vous, le fournisseur, qui devez activer la réception de ce type de document sur le réseau Peppol. Sans cette activation, les self-bills de vos clients ne vous parviendront pas.

Une fois la réception activée, le processus est entièrement automatisé :

1. Votre client génère la facture de self-billing au format UBL structuré
2. Il l'envoie via le réseau Peppol à votre identifiant
3. La facture arrive automatiquement dans votre Peppol Box
4. Vous êtes notifié et pouvez consulter, accepter et exporter le document

Deux conditions à respecter avant de recevoir du self-billing

Le SPF Finances a récemment rappelé deux points fréquemment négligés. Les voici clairement.

1. Activer la réception du type self-billing

Parce qu'il s'agit d'un type de document distinct, votre identité Peppol doit déclarer qu'elle accepte de recevoir des self-billing invoices et self-billing credit notes. Avec Peppol Box, nous activons cette capacité pour vous et vous en informons de manière transparente — comme le recommande le SPF Finances lorsqu'un prestataire active la réception du self-billing.

2. Un accord bilatéral préalable reste obligatoire

L'activation technique ne suffit pas. Le self-billing exige toujours un accord bilatéral préalable entre vous et votre client, ainsi qu'une acceptation de chaque facture ou note de crédit émise en votre nom.

« Contrairement à une facture classique (où le client s'enregistre en tant que destinataire), dans le cadre de l'auto-facturation, c'est le fournisseur ou le prestataire de services qui doit s'enregistrer pour pouvoir recevoir la facture d'auto-facturation ou la note de crédit d'auto-facturation. Attention ! Un accord préalable reste nécessaire, tout comme une acceptation par le biais d'une facture d'auto-facturation ou d'une note de crédit d'auto-facturation. » — SPF Finances, FAQ e-facturation

Les avantages de recevoir du self-billing via Peppol Box

Centralisation automatique

Toutes vos factures de self-billing arrivent au même endroit, quelle que soit l'origine. Plus besoin de vérifier vos e-mails ou de chercher des PDF : tout est centralisé dans une interface unique.

Format structuré et exploitable

Contrairement à un PDF envoyé par e-mail, une facture de self-billing reçue via Peppol est au format UBL structuré. Les données (montants, TVA, références) sont directement lisibles par votre logiciel comptable, sans ressaisie manuelle.

Traçabilité complète

Chaque document reçu dispose d'un accusé de réception automatique. Vous savez exactement quand la facture a été émise, transmise et reçue. Un historique complet est conservé pour votre audit.

Export comptable en un clic

Exportez vos factures de self-billing vers votre logiciel comptable en un clic : BOB, WinBooks, Horus, Exact, ou tout autre logiciel compatible. Le format XML standardisé garantit une intégration sans problème.

Bon à savoir : ce qui évolue encore

Pas encore de messages de statut dédiés

Aujourd'hui, le réseau Peppol ne prévoit pas encore de message de statut spécifique au self-billing (accepté, refusé, payé…). Une Request For Change (RFC) est en cours au niveau de Peppol pour combler ce manque. En attendant, l'acceptation de chaque self-bill se gère selon l'accord bilatéral conclu avec votre client.

Un support logiciel encore inégal

Tous les logiciels de facturation ne gèrent pas encore l'émission ou la réception du self-billing. Côté réception, Peppol Box vous garantit de pouvoir recevoir ces documents et de les exporter, même si votre logiciel comptable ne les prend pas encore en charge nativement.

Qui est concerné ?

Vous êtes concerné par la réception de self-billing si :

• Vous êtes fournisseur d'une grande enseigne ou d'une centrale d'achat
• Vous percevez des commissions ou royalties d'un partenaire
• Vous vendez sur une plateforme ou marketplace qui gère la facturation
• Vous avez des clients qui utilisent le self-billing dans leurs processus d'achat

Pour recevoir ces documents, votre identifiant Peppol doit avoir activé la réception du type self-billing — ce que Peppol Box configure pour vous — et un accord bilatéral doit exister avec le client émetteur.

Conformité légale

Le self-billing est encadré par la directive européenne 2006/112/CE (article 224). En Belgique, il est autorisé à condition qu'un accord préalable existe entre le client et le fournisseur, et que le fournisseur puisse accepter ou refuser chaque facture émise en son nom.

Avec Peppol Box, vous gardez un contrôle total : chaque facture de self-billing reçue peut être consultée, vérifiée et acceptée avant export vers votre comptabilité.

Comment démarrer ?

La réception de self-billing est disponible avec Peppol Box. Voici les étapes :

1. Créez votre compte Peppol Box et activez votre identifiant Peppol
2. Nous activons la réception du type self-billing (invoice + credit note) et vous en informons
3. Concluez l'accord bilatéral avec vos clients qui pratiquent le self-billing et communiquez-leur votre identifiant
4. Recevez automatiquement les factures émises en votre nom, prêtes à être acceptées et exportées

La logique est la même que pour n'importe quelle facture Peppol. La différence, c'est que l'émetteur est votre client, pas votre fournisseur — et que la réception passe par un type de document dédié.

Sources officielles

• efacture.belgium.be — portail officiel belge de la facturation électronique
• SPF Finances
• OpenPeppol — l'organisation officielle du réseau Peppol