Privacybeleid
Belangrijke mededeling: Dit is een vertaling die uitsluitend voor het gemak wordt verstrekt. De Franse versie van dit Privacybeleid is de juridisch bindende versie. In geval van enige discrepantie tussen deze vertaling en de Franse versie, prevaleert de Franse versie.
Beleid inzake gegevensbescherming
Flexina stelt dit Beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens op om de gebruikers van de website (gehost op de volgende adressen: www.peppol-box.be), hierna de « Site », transparant te informeren over de manier waarop persoonsgegevens door Flexina worden verzameld en verwerkt.
FLEXINA verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens te beschermen.
U kunt onze site bezoeken, u informeren over onze diensten en kennis nemen van ons laatste nieuws zonder persoonlijke informatie te hoeven verstrekken. Het verzamelen van bepaalde gegevens is echter noodzakelijk wanneer u contact met ons wilt opnemen via het contactformulier op onze site of wanneer u op ons verzoek om evaluatie van de software reageert.
FLEXINA houdt zich strikt aan de Belgische en Europese wetgeving inzake gegevensbescherming. Zo doen we dat:
Merk op dat FLEXINA geen bijzondere categorieën gegevens verzamelt (in de zin van artikel 9 van de AVG), noch gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (in de zin van artikel 10 AVG), noch rijksregisternummers, beschermd door de Belgische wet van 8 augustus 1983.
Waarom verwerken we uw gegevens?
Contactformulier
Gegevenscategorieën – We verzamelen uw naam, voornaam, e-mailadres en de naam van uw onderneming. Uw telefoonnummer is een optioneel veld.
Belangrijk betreffende uw telefoonnummer: Dit veld is volledig optioneel. Als u het verstrekt, wordt het alleen gebruikt als u uitdrukkelijk verzoekt dat wij telefonisch contact met u opnemen. Uw telefoonnummer wordt niet in onze systemen opgeslagen na verwerking van uw verzoek.
FLEXINA verzamelt geen bijzondere categorieën gegevens (in de zin van artikel 9 van de AVG), noch gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (in de zin van artikel 10 AVG), noch rijksregisternummers, beschermd door de Belgische wet van 8 augustus 1983.
Doel van de verwerking – In het contactformulier op onze website vragen we u uw contactgegevens te verstrekken om op uw contactverzoek te kunnen reageren, met u hierover te communiceren en uw vragen te beantwoorden.
Deze gegevens (met uitzondering van het telefoonnummer dat optioneel blijft) zijn dus onmisbaar om het contact tot stand te brengen dat u heeft gevraagd door dit formulier in te vullen en te verzenden.
Bewaring van contactgegevens: We bewaren geen contactgegevens in onze systemen. Informatie die via het contactformulier wordt verstrekt, wordt uitsluitend gebruikt om uw verzoek te verwerken en te beantwoorden. Zodra uw verzoek is verwerkt, worden deze gegevens verwijderd en niet opgeslagen in een permanente database.
Rechtsgrond – Wanneer u het formulier invult, wordt het contact op uw verzoek gelegd. U stemt in met het gebruik van uw contactgegevens om FLEXINA in staat te stellen contact met u op te nemen volgens uw voorkeuren.
Ontvangers van gegevens – Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan IT-onderaannemers van Flexina die adequate garanties voor gegevensbeveiliging bieden.
Bewaartermijn – De gegevens die u ons toevertrouwt worden maximaal 6 maanden bewaard na het einde van de contacten tussen u en FLEXINA of tot u ons vraagt te stoppen.
Toegang tot het « demo »-account
Gegevenscategorieën – We verzamelen uw naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer en de naam van uw onderneming om u in staat te stellen onze software te testen via een « demo »-account en deze te evalueren (via het evaluatieformulier).
FLEXINA verzamelt geen bijzondere categorieën gegevens (in de zin van artikel 9 van de AVG), noch gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (in de zin van artikel 10 AVG), noch rijksregisternummers, beschermd door de Belgische wet van 8 augustus 1983.
Doel van de verwerking – We verzamelen uw gegevens om u in staat te stellen onze software te testen via een « demo »-account, om u de inloggegevens te sturen waarmee u zich kunt aanmelden bij het « demo »-account en om u te waarschuwen voor het verlopen van dit account.
In het aanvraagformulier voor softwareevaluatie vragen we u vragen te beantwoorden om de software te evalueren. Op basis daarvan kunnen we vervolgens statistieken maken om de website, de aangeboden diensten (inclusief de software) en onze interne organisatie te verbeteren.
Rechtsgrond – De gegevens die u ons verstrekt worden verwerkt om u tijdelijke toegang tot onze software te geven via een « demo »-account. Al deze gegevens zijn essentieel voor de uitvoering van ons contract.
Ontvangers van gegevens – Deze gegevens worden aan geen enkele derde partij doorgegeven en onze medewerkers zijn gebonden door een geheimhoudingsverplichting.
Bewaartermijn – De gegevens die u ons toevertrouwt worden maximaal 15 dagen bewaard na het verwijderen van uw « demo »-account door FLEXINA.
Beheer van onze contractuele relatie
Gegevenscategorieën – Uw contact- en financiële gegevens worden ook verwerkt.
FLEXINA verzamelt geen bijzondere categorieën gegevens (in de zin van artikel 9 van de AVG), noch gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (in de zin van artikel 10 AVG), noch rijksregisternummers, beschermd door de Belgische wet van 8 augustus 1983.
Doel van de verwerking – Deze gegevens worden gebruikt voor het factureren van onze diensten en het innen daarvan, of voor de kennisgeving van een wijziging van het Contract of het Gegevensbeschermingsbeleid (inclusief nieuwe doeleinden). Deze gegevens zijn dus onmisbaar voor de uitvoering van ons contract. Zonder deze gegevens kunnen we onze opdracht niet uitvoeren. Voor meer details hierover verwijzen we u naar de dienstverleningsovereenkomst.
Rechtsgrond – De gegevens die u ons verstrekt worden verwerkt om het contract tussen ons uit te voeren.
Ontvangers van gegevens – Ze worden doorgegeven aan de belasting- en sociale instanties, aan ons sociaal secretariaat en aan onze boekhouder. Ze kunnen worden doorgegeven aan onze advocaat of aan een deurwaarder in geval van gerechtelijke invordering.
Bewaartermijn – We zijn verplicht deze facturatiegegevens te bewaren tot het verstrijken van onze fiscale en boekhoudkundige verplichtingen, dat wil zeggen gedurende 7 volledige belastingjaren.
Beheer van sporen en incidenten binnen onze software
Gegevenscategorieën – We kunnen ook uw inloggegevens, uw uitloggegevens, gegevens met betrekking tot uitgevoerde bewerkingen binnen onze software en gegevens met betrekking tot inbraakpogingen binnen onze software verwerken.
Doel van de verwerking – Deze gegevens worden gebruikt om frauduleuze toegang of misbruik van persoonsgegevens te identificeren, of om de oorsprong van een incident binnen onze software te bepalen.
Rechtsgrond – Deze gegevens worden verwerkt om het contract tussen ons uit te voeren.
Ontvangers van gegevens – Deze gegevens kunnen eventueel worden doorgegeven aan gerechtelijke autoriteiten.
Bewaartermijn – In principe bewaren we deze gegevens gedurende een periode van drie maanden.
Locatie van uw gegevens
In de Europese Unie – Uw gegevens worden in principe uitsluitend opgeslagen op servers die zich binnen de EU bevinden.
In geval van overdracht buiten de Europese Unie – Voor het interne beheer van ons bedrijf kunnen we een beroep doen op onderaannemers die buiten de Europese Unie gevestigd zijn.
In deze gevallen zorgen we er natuurlijk voor dat de ontvangers verplicht zijn dezelfde normen voor gegevensbescherming te respecteren als in de EU door middel van passende contractuele clausules. U kunt op eenvoudig verzoek een kopie van deze garanties verkrijgen.
Wat zijn uw rechten?
Informatie – Dit recht wordt uitgeoefend door middel van dit document. Als de verwerkte gegevens gegevens van uw personeel bevatten, verbindt u zich ertoe hen kennis te laten nemen van dit document.
Toegang en rectificatie – U heeft het recht om toegang te krijgen tot uw gegevens en deze indien nodig te laten corrigeren.
Bezwaar – U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens die we doen op basis van ons gerechtvaardigd belang.
Uw toestemming intrekken – Wanneer gegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, kunt u te allen tijde op deze beslissing terugkomen, zonder de verwerking in het verleden in twijfel te trekken.
Wissing – U kunt het wissen van uw gegevens of de beperking van de verwerking verkrijgen onder de voorwaarden voorzien in artikelen 17 en 18 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Overdraagbaarheid – De gegevens die u ons heeft verstrekt kunnen aan u worden meegedeeld of aan een collega worden doorgegeven in elektronisch formaat.
Tot wie kunt u zich richten?
De verwerkingsverantwoordelijke van uw gegevens (Flexina SRL, met maatschappelijke zetel gevestigd te Boulevard de la Sauvenière 144, 4000 Luik, info@flexina.co) en zijn functionaris voor gegevensbescherming (Giovanni La Mantia, gl@flexina.be) staan tot uw beschikking voor elke vraag en, mits rechtvaardiging van uw identiteit, voor elk verzoek met betrekking tot de hierboven uiteengezette rechten.
Als u meer informatie wenst, of als u een klacht wilt indienen, kunt u contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel, Tel. + 32 2 274 48 00 – https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen).
Wijzigingen
FLEXINA behoudt zich het recht voor om dit Gegevensbeschermingsbeleid te wijzigen om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen ter zake. De gebruiker wordt daarom uitgenodigd dit regelmatig te raadplegen om kennis te nemen van wijzigingen en aanpassingen. Dergelijke wijzigingen worden op de Site weergegeven of per e-mail verzonden.
Publieksmeting
Deze site gebruikt Flexina Analytics, een tool voor publieksmeting die we zelf hosten en beheren voor onze eigen statistische doeleinden. Er wordt geen cookie of permanente identificator op uw apparaat geplaatst. Alleen een optionele lokale uitschakelmarkering kan worden geraadpleegd: deze wordt uitsluitend op uw initiatief aangemaakt en dient enkel om uw keuze om niet meegeteld te worden te onthouden.
Bij het raadplegen van een pagina ontvangt onze server uw IP-adres en bepaalde technische informatie die automatisch door uw browser wordt verzonden. Deze wordt tijdelijk, in het geheugen, verwerkt om er een land en een apparaatcategorie uit af te leiden en om een pseudonieme technische identificator te berekenen die eigen is aan deze site, dagelijks wordt vernieuwd en is ontworpen om heridentificatie en tracking van dag tot dag of tussen verschillende sites te voorkomen. Het IP-adres en de ruwe browserinformatie worden niet opgeslagen.
De bewaarde gegevens zijn: bezochte pagina's, domeinnaam van de verwijzende site, geschat land, browser- en apparaatcategorieën, evenals de dagelijkse pseudonieme identificator die dient om bezoeken van eenzelfde dag te dedupliceren. De geproduceerde rapporten zijn beperkt tot geaggregeerde statistieken en laten niet toe het individuele parcours van een bezoeker te raadplegen. Deze gegevens worden maximaal 25 maanden bewaard en daarna automatisch verwijderd.
Deze gegevens worden niet verkocht, niet gebruikt voor reclamedoeleinden, niet gecombineerd met andere verwerkingen en niet meegedeeld aan derden voor hun eigen doeleinden. Ze worden gehost op onze server bij OVH, dat optreedt als verwerker, binnen de Europese Economische Ruimte.
De signalen "Do Not Track" en "Global Privacy Control" van uw browser worden gerespecteerd: als ze zijn geactiveerd, vindt er geen meting plaats.
Doel en rechtsgrond – Meting van het bezoek en verbetering van onze eigen websites, op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).
U kunt zich te allen tijde tegen de meting verzetten:
Publieksmeting op dit apparaat uitschakelen · Publieksmeting opnieuw inschakelen
De uitschakeling wordt lokaal opgeslagen en geldt voor de gebruikte browser en het gebruikte apparaat. U kunt ook het signaal "Global Privacy Control" of "Do Not Track" activeren in de instellingen van uw browser; dit wordt automatisch gerespecteerd. Voor vragen of de uitoefening van uw rechten kunt u ons contactformulier gebruiken of ons schrijven op info@flexina.be.
Cookiebeleid
Wat is een cookie?
Een cookie is een klein tekstbestand dat op uw computer kan worden opgeslagen wanneer u websites bezoekt. In dit tekstbestand wordt informatie opgeslagen, zoals bijvoorbeeld uw taalkeuze voor een website. Wanneer u de website later opnieuw bezoekt, wordt deze cookie teruggestuurd naar de betreffende site. Op deze manier herkent de website uw browser en kan bijvoorbeeld uw taalkeuze onthouden.
Cookies hebben meestal ook een vervaldatum. Sommige cookies worden bijvoorbeeld automatisch verwijderd wanneer u uw browser sluit (zogenaamde sessiecookies), terwijl andere langer op uw computer blijven staan, soms zelfs tot u ze handmatig verwijdert (zogenaamde permanente cookies).
Waarom gebruiken we cookies?
FLEXINA gebruikt op haar websites https://www.peppol-box.be/ alleen technisch essentiële cookies met functionele doeleinden.
FLEXINA gebruikt alleen:
JSESSIONID, een technische sessiecookie die nodig is wanneer de gebruiker inlogt op de online facturatietoepassing.
Ingesloten YouTube-video's
Sommige pagina's op onze site bevatten ingesloten YouTube-video's. We gebruiken de "youtube-nocookie.com" modus die tracking beperkt, maar YouTube (Google) kan nog steeds bepaalde technische cookies plaatsen die nodig zijn voor de werking van de videospeler.
Video's worden pas geladen na uw expliciete klik op de afspeelknop. Voor deze klik wordt geen verbinding gemaakt met YouTube-servers en worden er geen cookies geplaatst. Door op de video te klikken, accepteert u dat YouTube cookies op uw apparaat kan plaatsen.
Hoe kunt u zien welke cookies op uw apparaat zijn geïnstalleerd en hoe kunt u ze verwijderen?
Als u wilt weten welke cookies op uw apparaat zijn geïnstalleerd of als u ze wilt verwijderen, kunt u een instelling van uw browser gebruiken. Via de onderstaande links vindt u meer uitleg over hoe u dit kunt doen:
Gebruikt u een andere browser? Controleer of de procedure voor uw browser is opgenomen op de website www.allaboutcookies.org/manage-cookies. Deze site is alleen beschikbaar in het Engels.
Laatst bijgewerkt: juli 2026