Self-Billing via Peppol: Gutschriften automatisch empfangen

Was ist Self-Billing?

Self-Billing (oder Gutschriftverfahren) ist ein Mechanismus, bei dem der Kunde die Rechnung im Namen des Lieferanten erstellt. Anstatt auf die Rechnung des Lieferanten zu warten, erstellt der Käufer sie selbst und übermittelt sie direkt.

Dieses Verfahren ist in verschiedenen Situationen üblich:

• Zahlung von Provisionen und Lizenzgebühren
• Rahmenverträge mit regelmäßigen Lieferanten
• Einkaufszentralen und Einkaufsgruppen
• Plattformen und Marktplätze, die ihre Verkäufer vergüten
• Wiederkehrende Dienstleistungen mit variablen Beträgen

Mit der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Belgien ab 2026 wird auch Self-Billing elektronisch über das Peppol-Netzwerk abgewickelt.

Wie funktioniert der Self-Billing-Empfang über Peppol?

Wenn einer Ihrer Kunden Self-Billing praktiziert, erstellt er eine Rechnung in Ihrem Namen und sendet sie über das Peppol-Netzwerk. Achten Sie jedoch auf einen oft missverstandenen Punkt: Self-Billing basiert auf einem eigenen Peppol-Dokumenttyp, der sich von der gewöhnlichen Rechnung unterscheidet — der Self-Billing Invoice und der Self-Billing Credit Note (Self-Billing-Gutschrift).

Daraus ergibt sich eine wesentliche Folge: Im Gegensatz zu einer gewöhnlichen Rechnung, bei der sich der Kunde als Empfänger registriert, müssen beim Self-Billing Sie als Lieferant den Empfang dieses Dokumenttyps im Peppol-Netzwerk aktivieren. Ohne diese Aktivierung erreichen Sie die Self-Bills Ihrer Kunden nicht.

Sobald der Empfang aktiviert ist, läuft der Prozess vollständig automatisiert ab:

1. Ihr Kunde erstellt die Self-Billing-Rechnung im strukturierten UBL-Format
2. Er sendet sie über das Peppol-Netzwerk an Ihre Kennung
3. Die Rechnung kommt automatisch in Ihrer Peppol Box an
4. Sie werden benachrichtigt und können das Dokument einsehen, akzeptieren und exportieren

Zwei Bedingungen, bevor Sie Self-Billing empfangen können

Der belgische FÖD Finanzen hat kürzlich an zwei häufig übersehene Punkte erinnert. Hier sind sie deutlich.

1. Den Empfang des Self-Billing-Dokumenttyps aktivieren

Da es sich um einen eigenen Dokumenttyp handelt, muss Ihre Peppol-Identität erklären, dass sie Self-Billing Invoices und Self-Billing Credit Notes akzeptiert. Mit Peppol Box aktivieren wir diese Fähigkeit für Sie und informieren Sie transparent — wie es der FÖD Finanzen empfiehlt, wenn ein Dienstleister den Self-Billing-Empfang aktiviert.

2. Eine vorherige bilaterale Vereinbarung bleibt verpflichtend

Die technische Aktivierung allein genügt nicht. Self-Billing erfordert stets eine vorherige bilaterale Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden sowie eine Annahme jeder Rechnung oder Gutschrift, die in Ihrem Namen ausgestellt wird.

"Im Gegensatz zu einer gewöhnlichen Rechnung (bei der sich der Kunde als Empfänger registriert) ist es beim Self-Billing der Lieferant oder Dienstleister, der sich registrieren muss, um die Self-Billing-Rechnung oder die Self-Billing-Gutschrift empfangen zu können. Achtung! Eine vorherige Vereinbarung bleibt erforderlich, ebenso wie eine Annahme je Self-Billing-Rechnung oder Self-Billing-Gutschrift." — FÖD Finanzen, FAQ E-Rechnung

Vorteile des Self-Billing-Empfangs über Peppol Box

Automatische Zentralisierung

Alle Ihre Self-Billing-Rechnungen kommen am selben Ort an, unabhängig von der Herkunft. Kein E-Mail-Checken oder PDF-Suchen mehr: alles ist in einer einzigen Oberfläche zentralisiert.

Strukturiertes und nutzbares Format

Im Gegensatz zu einem per E-Mail gesendeten PDF ist eine über Peppol empfangene Self-Billing-Rechnung im strukturierten UBL-Format. Die Daten (Beträge, MwSt., Referenzen) sind direkt von Ihrer Buchhaltungssoftware lesbar, ohne manuelle Neueingabe.

Vollständige Rückverfolgbarkeit

Jedes empfangene Dokument verfügt über eine automatische Empfangsbestätigung. Sie wissen genau, wann die Rechnung erstellt, übermittelt und empfangen wurde. Ein vollständiger Verlauf wird für Ihr Audit aufbewahrt.

Buchhaltungsexport mit einem Klick

Exportieren Sie Ihre Self-Billing-Rechnungen mit einem Klick in Ihre Buchhaltungssoftware: BOB, WinBooks, Horus, Exact oder jede andere kompatible Software. Das standardisierte XML-Format garantiert eine nahtlose Integration.

Gut zu wissen: was sich noch entwickelt

Noch keine eigenen Statusmeldungen

Heute sieht das Peppol-Netzwerk noch keine Statusmeldung speziell für Self-Billing vor (angenommen, abgelehnt, bezahlt…). Ein Request For Change (RFC) ist innerhalb von Peppol in Arbeit, um diese Lücke zu schließen. In der Zwischenzeit wird die Annahme jeder Self-Bill gemäß der bilateralen Vereinbarung mit Ihrem Kunden geregelt.

Noch ungleiche Softwareunterstützung

Noch nicht jede Rechnungssoftware unterstützt das Versenden oder den Empfang von Self-Billing. Auf der Empfangsseite garantiert Peppol Box, dass Sie diese Dokumente empfangen und exportieren können, selbst wenn Ihre Buchhaltungssoftware sie noch nicht nativ unterstützt.

Wer ist betroffen?

Sie sind vom Self-Billing-Empfang betroffen, wenn:

• Sie Lieferant einer großen Handelskette oder Einkaufszentrale sind
• Sie Provisionen oder Lizenzgebühren von einem Partner erhalten
• Sie auf einer Plattform oder einem Marktplatz verkaufen, der die Rechnungsstellung übernimmt
• Sie Kunden haben, die Self-Billing in ihren Einkaufsprozessen nutzen

Um diese Dokumente zu empfangen, muss Ihre Peppol-Kennung den Empfang des Self-Billing-Dokumenttyps aktiviert haben — was Peppol Box für Sie konfiguriert — und es muss eine bilaterale Vereinbarung mit dem ausstellenden Kunden bestehen.

Rechtliche Konformität

Self-Billing wird durch die EU-Richtlinie 2006/112/EG (Artikel 224) geregelt. In Belgien ist es erlaubt, sofern eine vorherige Vereinbarung zwischen Käufer und Lieferant besteht und der Lieferant jede in seinem Namen ausgestellte Rechnung akzeptieren oder ablehnen kann.

Mit Peppol Box behalten Sie die volle Kontrolle: Jede empfangene Self-Billing-Rechnung kann eingesehen, überprüft und akzeptiert werden, bevor sie in Ihre Buchhaltung exportiert wird.

Wie starten?

Der Self-Billing-Empfang ist mit Peppol Box verfügbar. Das sind die Schritte:

1. Erstellen Sie Ihr Peppol Box Konto und aktivieren Sie Ihre Peppol-Kennung
2. Wir aktivieren den Empfang des Self-Billing-Dokumenttyps (Invoice + Gutschrift) und informieren Sie
3. Schließen Sie die bilaterale Vereinbarung mit Kunden, die Self-Billing praktizieren, und teilen Sie Ihre Kennung mit
4. Empfangen Sie automatisch alle in Ihrem Namen ausgestellten Rechnungen, bereit zur Annahme und zum Export

Die Logik ist dieselbe wie bei jeder anderen Peppol-Rechnung. Der Unterschied: Der Absender ist Ihr Kunde, nicht Ihr Lieferant — und der Empfang läuft über einen eigenen Dokumenttyp.

Offizielle Quellen

• efacture.belgium.be — offizielles belgisches Portal für elektronische Rechnungsstellung
• FÖD Finanzen (Belgien)
• OpenPeppol — die offizielle Organisation des Peppol-Netzwerks