Wat is self-billing?

Self-billing (of zelf-facturatie) is een mechanisme waarbij de klant de factuur opstelt namens de leverancier. In plaats van te wachten op de factuur van de leverancier, genereert de koper deze zelf en stuurt ze door.

Dit proces komt vaak voor in verschillende situaties:

Betaling van commissies en royalty's
Raamcontracten met vaste leveranciers
Inkoopcentrales en groepen
Platformen en marketplaces die hun verkopers betalen
Terugkerende diensten met variabele bedragen

Met de verplichting tot elektronische facturatie in België vanaf 2026 gaat ook self-billing over op elektronisch formaat via het Peppol-netwerk.

Hoe werkt de ontvangst van self-billing via Peppol?

Wanneer een van uw klanten self-billing toepast, genereert hij een factuur namens u en verzendt deze via het Peppol-netwerk. Als leverancier ontvangt u dit document rechtstreeks in uw Peppol Box inbox.

Het proces is volledig geautomatiseerd:

Uw klant genereert de self-billing factuur in gestructureerd UBL-formaat
Hij verzendt deze via het Peppol-netwerk naar uw identificatie
De factuur komt automatisch in uw Peppol Box
U wordt op de hoogte gebracht en kunt het document bekijken, valideren en exporteren

Voordelen van self-billing ontvangst via Peppol Box

Automatische centralisatie

Al uw self-billing facturen komen op dezelfde plaats aan, ongeacht de oorsprong. Geen e-mails meer checken of PDF's zoeken: alles is gecentraliseerd in één interface.

Gestructureerd en bruikbaar formaat

In tegenstelling tot een PDF per e-mail is een self-billing factuur ontvangen via Peppol in gestructureerd UBL-formaat. De gegevens (bedragen, BTW, referenties) zijn direct leesbaar door uw boekhoudsoftware, zonder handmatige herinvoer.

Volledige traceerbaarheid

Elk ontvangen document heeft een automatische ontvangstbevestiging. U weet precies wanneer de factuur is opgesteld, verzonden en ontvangen. Een volledige historie wordt bijgehouden voor uw audit.

Boekhoudkundige export met één klik

Exporteer uw self-billing facturen naar uw boekhoudsoftware met één klik: BOB, WinBooks, Horus, Exact, of elke andere compatibele software. Het gestandaardiseerde XML-formaat garandeert een naadloze integratie.

Wie is betrokken?

U bent betrokken bij self-billing ontvangst als:

U leverancier bent van een grote keten of inkoopcentrale
U commissies of royalty's ontvangt van een partner
U verkoopt op een platform of marketplace die de facturatie afhandelt
U klanten heeft die self-billing gebruiken in hun inkoopprocessen

Er is geen speciale actie van uw kant nodig om deze documenten te ontvangen. U heeft alleen een actieve Peppol-identificatie via Peppol Box nodig.

Wettelijke conformiteit

Self-billing wordt geregeld door EU-richtlijn 2006/112/EG (artikel 224). In België is het toegestaan op voorwaarde dat er een voorafgaand akkoord bestaat tussen koper en leverancier, en dat de leverancier elke factuur die namens hem wordt opgesteld kan aanvaarden of weigeren.

Met Peppol Box behoudt u volledige controle: elke ontvangen self-billing factuur kan worden bekeken, geverifieerd en gevalideerd voordat u deze exporteert naar uw boekhouding.

Hoe te beginnen?

Self-billing ontvangst is inbegrepen in alle Peppol Box abonnementen. U hoeft niets speciaals te activeren:

Maak uw Peppol Box account aan en activeer uw Peppol-identificatie
Deel uw identificatie met klanten die self-billing toepassen
Ontvang automatisch alle facturen die namens u worden opgesteld

Het is net zo eenvoudig als het ontvangen van elke andere Peppol-factuur. Het verschil is dat de afzender uw klant is, niet uw leverancier.

Self-billing via Peppol: ontvang uw zelf-gefactureerde facturen automatisch