Peppol-factuur zonder PDF? Peppol Box genereert automatisch een leesbare PDF vanuit XML

Het probleem: onleesbare XML-facturen

Met de verplichte elektronische facturatie in België vanaf 2026 ontvangen steeds meer bedrijven hun facturen via het Peppol-netwerk. En velen ontdekken een onverwacht probleem: de factuur komt aan in XML-formaat… zonder PDF-bijlage.

Een XML-bestand is een gestructureerd document dat gemaakt is voor machines, niet voor mensen. Als u een UBL-bestand opent in een browser of teksteditor, ziet u zoiets als dit:

Laten we eerlijk zijn: dit is niet bepaald het document dat u aan uw boekhouder geeft of in uw archief opbergt. Toch is het juridisch gezien een perfect geldige factuur.

Waarom bevatten sommige Peppol-facturen geen PDF?

Het Peppol-netwerk is ontworpen om gestructureerde gegevens tussen IT-systemen te verzenden. Het standaardformaat is UBL (Universal Business Language), een op Europees niveau genormaliseerd XML-formaat.

Het bijvoegen van een PDF is optioneel. Sommige leveranciers voegen er een toe, anderen niet. Het resultaat:

• Sommige facturen komen aan met een PDF bij de XML — geen probleem
• Andere komen aan als alleen XML — onmogelijk te lezen zonder het juiste hulpmiddel

Dit is geen fout van uw leverancier. Het is simpelweg zo dat PDF niet verplicht is volgens de Peppol-standaard. Maar het vormt een echt dagelijks probleem voor bedrijven die een visueel document nodig hebben.

De Peppol Box oplossing: altijd een PDF beschikbaar

Bij Flexina hebben we dit probleem voorzien. Onze oplossing, Peppol Box, zorgt ervoor dat u altijd een leesbare PDF heeft voor elke factuur die via Peppol wordt ontvangen, dankzij slimme verwerking:

• Als uw leverancier een PDF heeft bijgevoegd bij de Peppol-factuur → Peppol Box toont de originele PDF van de leverancier
• Als de factuur alleen als XML binnenkomt (zonder PDF-bijlage) → Peppol Box genereert automatisch een professionele PDF op basis van de XML-gegevens

In beide gevallen is het resultaat hetzelfde: zodra een factuur in uw Peppol Box binnenkomt, is er direct een PDF beschikbaar. Bekijken, downloaden, afdrukken of doorsturen naar uw boekhouder.

Of de leverancier nu wel of geen PDF heeft bijgevoegd, u heeft altijd een leesbaar document. Het is naadloos en automatisch, zonder enige handeling van uw kant.

Wat bevat de gegenereerde PDF?

De PDF die door Peppol Box wordt aangemaakt bevat alle informatie uit de XML, overzichtelijk gepresenteerd:

Het resultaat? Een document dat net zo leesbaar is als een traditionele factuur, klaar voor gebruik net als een PDF ontvangen per e-mail.

Waarom is dit belangrijk voor uw bedrijf?

Zonder deze functie zitten bedrijven die XML-facturen ontvangen zonder PDF vast:

• Geen manier om visueel te controleren zonder technische hulpmiddelen
• Moeilijk om te delen met een boekhouder die een PDF verwacht
• Risico op fouten als u de XML handmatig probeert te lezen
• Tijdverlies bij het zoeken naar onbetrouwbare online converters

Met Peppol Box bestaat dit probleem gewoon niet. Elke ontvangen factuur is direct beschikbaar als PDF, klaar voor gebruik.

Vergelijking: met en zonder Peppol Box

Gebruikt u al boekhoudsoftware?

Peppol Box is aanvullend op uw boekhoudsoftware. Zelfs als uw software Peppol-facturen verwerkt, blijft een leesbare PDF essentieel voor:

• Menselijke controle vóór goedkeuring
• Delen met collega's die geen toegang hebben tot de software
• Archivering in een universeel leesbaar formaat
• Belastingcontroles waarbij een visueel document praktischer is

Hoe begint u?

Heel eenvoudig: schrijf u in bij Peppol Box en u ontvangt direct een Peppol-nummer. Zodra een factuur binnenkomt, wordt de PDF automatisch gegenereerd. Geen installatie, geen plugins, geen technische kennis vereist.

Peppol Box is ontwikkeld door Flexina, een Belgische softwareontwikkelaar. Onze missie: elektronisch factureren toegankelijk maken voor elk bedrijf, ongeacht de grootte.

Laat onleesbare XML-bestanden uw boekhouding niet blokkeren. Met Peppol Box wordt elke Peppol-factuur automatisch een duidelijke, bruikbare PDF.