Politique de Confidentialité
Politique de protection des données
Flexina établit la présente Politique de protection des données à caractère personnel dont l'objet est d'informer en toute transparence les Utilisateurs du site internet (hébergé aux adresses suivantes : www.peppol-box.be), ci-après, le « Site » et de la manière dont les données personnelles sont récoltées et traitées par Flexina.
FLEXINA s'engage à protéger vos données à caractère personnel.
Vous pouvez visiter notre site, vous informer sur nos services et prendre connaissance de nos dernières actualités, sans devoir nous fournir d'information personnelle. Toutefois, la collecte de certaines données est nécessaire lorsque vous voulez prendre contact avec nous par le biais du formulaire de contact disponible sur notre site ou lorsque vous répondez à notre demande d'évaluation du logiciel.
FLEXINA se conforme scrupuleusement à la législation belge et européenne en matière de protection des données. Voici comment :
Notons d'emblée que FLEXINA ne collecte aucune catégorie particulière de données (au sens de l'article 9 du RGPD), ni des données relatives aux condamnations et infractions pénales (au sens de l'article 10 RGDP), ni de numéros de registre national, protégés par la loi belge du 8 août 1983.
Pourquoi traitons-nous vos données ?
Formulaire de contact
Catégories de données – Nous collectons votre nom, prénom, adresse e-mail et nom de votre entreprise. Votre numéro de téléphone est un champ facultatif.
Important concernant votre numéro de téléphone : Ce champ est entièrement facultatif. Si vous le fournissez, il sera utilisé uniquement si vous nous demandez expressément de vous contacter par téléphone. Votre numéro de téléphone ne sera pas sauvegardé dans nos systèmes après traitement de votre demande.
FLEXINA ne collecte aucune catégorie particulière de donnée (au sens de l'article 9 du RGPD), ni des données relatives aux condamnations et infractions pénales (au sens de l'article 10 RGDP), ni de numéros de registre national, protégés par la loi belge du 8 août 1983.
Finalité du traitement – Dans le formulaire de contact disponible sur notre site internet, nous vous demandons de fournir vos coordonnées en vue de répondre à votre demande de contact, communiquer avec vous à ce sujet et répondre à vos questions.
Ces données (à l'exception du numéro de téléphone qui reste optionnel) sont donc indispensables afin d'établir le contact que vous avez requis par le remplissage et l'envoi de ce formulaire.
Conservation des données de contact : Nous ne conservons pas les données de contact dans nos systèmes. Les informations fournies via le formulaire de contact sont utilisées uniquement pour traiter et répondre à votre demande. Une fois votre demande traitée, ces données sont supprimées et ne sont pas stockées dans une base de données permanente.
Base légale – Lorsque vous remplissez le formulaire, la prise de contact est faite à votre demande. Vous consentez à l'utilisation de vos données de contact afin de permettre à FLEXINA de vous contacter selon vos préférences.
Destinataires des données – Les données personnelles peuvent être transmises aux sous-traitants informatiques de Flexina qui offrent des garanties de sécurité des données adéquates.
Durée de conservation - Les données que vous nous confiez sont conservées maximum 6 mois après la fin des contacts entre vous et FLEXINA ou jusqu'à ce que vous nous demandiez d'arrêter.
Accès au compte « démo »
Catégories de données – Nous collectons votre nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone et le nom de votre entreprise afin de vous permettre de tester notre logiciel via un compte « démo » et d'évaluer ce dernier (via le formulaire d'évaluation).
FLEXINA ne collecte aucune catégorie particulière de donnée (au sens de l'article 9 du RGPD), ni des données relatives aux condamnations et infractions pénales (au sens de l'article 10 RGDP), ni de numéros de registre national, protégés par la loi belge du 8 août 1983.
Finalité du traitement – Nous collectons vos données afin de vous permettre de tester notre logiciel via un compte « démo », afin de vous adresser les identifiants avec lesquels vous connecter au compte « démo » et de vous prévenir de l'expiration de ce compte.
Dans le formulaire de demande d'évaluation du logiciel, nous vous demandons de répondre à des questions afin d'évaluer le logiciel. Sur cette base, nous sommes ensuite en mesure de réaliser des statistiques afin d'améliorer le site internet, les services proposés (en ce compris le logiciel) et notre organisation interne.
Base légale – Les données que vous nous communiquez sont traitées en vue de vous donner un accès temporaire à notre logiciel via un compte « démo ». L'ensemble de ces données sont indispensable à l'exécution de notre contrat.
Destinataires des données – Ces données ne sont communiquées à aucun tiers et nos employés sont tenus par une obligation de confidentialité.
Durée de conservation - Les données que vous nous confiez sont conservées maximum 15 jours après la suppression de votre compte « démo » par FLEXINA.
Gestion de notre relation contractuelle
Catégories de données – Vos données de contact et financières sont également traitées.
FLEXINA ne collecte aucune catégorie particulière de donnée (au sens de l'article 9 du RGPD), ni des données relatives aux condamnations et infractions pénales (au sens de l'article 10 RGDP), ni de numéros de registre national, protégés par la loi belge du 8 août 1983.
Finalité du traitement – Ces données sont utilisées en vue de procéder à la facturation de nos prestations et à leur récupération, ou à la notification d'une modification du Contrat ou de la Police de protection des données (notamment de nouvelles finalités). Ces données sont donc indispensables à l'exécution de notre contrat. Sans elles, nous ne pouvons pas mener notre mission à bien. Pour davantage de précisions à cet égard, nous vous renvoyons vers la convention de prestation de service.
Base légale – Les données que vous nous communiquez sont traitées en vue d'exécuter le contrat qui nous lie.
Destinataires des données – Elles sont transmises aux administrations fiscales et sociales, à notre secrétariat social et à notre comptable. Elles pourraient être transmises à notre conseil ou à un huissier en cas de récupération judiciaire.
Durée de conservation - Nous sommes contraints de conserver ces données de facturation jusqu'à l'échéance de nos obligations fiscales et comptables, soit pendant 7 années fiscales complètes.
Gestion des traces et des incidents au sein de notre logiciel
Catégories de données – Nous pouvons également traiter vos données de connexion, vos données de déconnexion, les données relatives aux opérations réalisées au sein de notre logiciel ainsi que les données relatives aux tentatives d'intrusion au sein de notre logiciel.
Finalité du traitement – Ces données sont utilisées en vue d'identifier un accès frauduleux ou une utilisation abusive de données personnelles, ou de déterminer l'origine d'un incident survenu au sein de notre logiciel.
Base légale – Ces données sont traitées en vue d'exécuter le contrat qui nous lie.
Destinataires des données – Ces données peuvent éventuellement transmises aux autorités judiciaires.
Durée de conservation – En principe, nous conservons ces données pendant une période de trois mois.
Localisation de vos données
Dans l'Union européenne – Vos données sont en principe exclusivement stockées sur des serveurs localisés au sein de l'U.E.
En cas de transfert hors Union européenne – Pour la gestion interne de notre société, nous pouvons faire appel à des sous-traitants situés hors de l'Union européenne.
Dans ces hypothèses, nous veillons bien entendu à ce que les destinataires soient obligés à respecter les mêmes standards de protection des données que dans l'UE par le biais de clauses contractuelles appropriées. Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties sur simple demande.
Quels sont vos droits ?
Information – Ce droit est exercé par le biais du présent document. Si parmi les données traitées figurent les données de votre personnel, vous vous portez fort de leur faire prendre connaissance de ce document.
Accès et rectification – Vous disposez du droit d'accéder à vos données et de les faire rectifier le cas échéant.
Opposition – Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données que nous faisons sur la base de notre intérêt légitime.
Retirer votre consentement – Lorsque les données sont traitées en vertu de votre consentement, vous pouvez à tout moment revenir sur cette décision, sans remettre en cause le traitement passé.
Effacement – Vous pouvez obtenir l'effacement de vos données ou la limitation du traitement dans les conditions prévues aux articles 17 et 18 du Règlement général sur la protection des données.
Portabilité – Les données que vous nous avez fournies peuvent vous être communiquées ou transmises à un confrère sous format électronique.
À qui vous adresser ?
Le responsable de traitement de vos données (Flexina SPRL, dont le siège social est établi à Boulevard de la Sauvenière, 144 à 4000 Liège, info@flexina.co) et son délégué à la protection des données (Giovanni La Mantia, gl@flexina.be) se tient à votre disposition pour toute question et, moyennant justification de votre identité, pour toute demande relative aux droits exposés ci-dessus.
Si vous désirez de plus amples informations, ou si vous souhaitez introduire une réclamation, vous pouvez contacter l'Autorité de Protection des Données (rue de la Presse, 35 – 1000 Bruxelles, Tél. + 32 2 274 48 00 – https://www.autoriteprotectiondonnees.be/introduire-une-requete-une-plainte).
Modifications
FLEXINA se réserve le droit de modifier la présente Politique de protection des données afin de se conformer aux obligations légales en la matière. L'utilisateur est dès lors invité à consulter régulièrement celle-ci afin de prendre connaissance des modifications et adaptations. De telles modifications seront affichées sur le Site ou adressées par e-mail.
Politique des cookies
Qu'est-ce qu'un cookie?
Un cookie est un petit fichier texte qui peut être conservé sur votre ordinateur lorsque vous visitez des sites Internet. Des informations sont enregistrées dans ce fichier texte, comme par exemple votre choix de langue pour un site Internet. Lorsque vous visitez à nouveau le site Internet ultérieurement, ce cookie est renvoyé au site en question. De cette manière, le site Internet reconnaît votre navigateur et peut par exemple retenir votre choix de langue.
Les cookies ont généralement aussi une date d'expiration. Par exemple, certains cookies sont automatiquement supprimés lorsque vous fermez votre navigateur (ce que l'on appelle les cookies de session), tandis que d'autres restent plus longtemps sur votre ordinateur, parfois même jusqu'à ce que vous les supprimiez manuellement (ce que l'on appelle les cookies permanents).
Pourquoi utilisons-nous des cookies?
FLEXINA n'utilise sur ses sites internet https://www.peppol-box.be/ que des cookies techniquement essentiels et à finalités fonctionnelles.
FLEXINA utilise uniquement :
JSESSIONID, cookie technique de session nécessaire lorsque l'utilisateur se connecte à l'application de facturation en ligne.
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Dernière mise à jour : Janvier 2025