De PDF: eenvoudig maar beperkt

Veel KMO's sturen hun facturen nog steeds als PDF via e-mail. Dat lijkt gemakkelijk en snel, maar het is ook beperkt en risicovol:

Hoge kans op invoerfouten (btw, bedrag, dubbele facturen...)
Geen traceerbaarheid (geen ontvangstbewijs of openingsmelding)
Niet conform de Europese normen
Handmatige verwerking kost tijd bij de klant

Een PDF is een visueel bestand zonder gestructureerde gegevens, dus ongeschikt voor automatische verwerking.

Peppol: een slimme factuur

Een Peppol-factuur is machineleesbaar en bevat alle nodige gegevens: btw, regels, hoeveelheden, wettelijke vermeldingen... alles in een gestandaardiseerd UBL-formaat.

Automatische verwerking
Geen manuele invoer
Ontvangstbevestiging
Veilig, gecertificeerd en traceerbaar

Het is als een digitale aangetekende zending, officieel erkend door de overheid.

Veiligheid en conformiteit

In tegenstelling tot e-mails (die makkelijk vervalst of onderschept kunnen worden) gebruikt Peppol een veilig, gesloten netwerk met encryptie en certificatie.

Bij een fiscale controle is een Peppol-factuur altijd juridisch geldig.

En voor je klanten?

Een Peppol-factuur ontvangen betekent voor je klant:

Minder tijdverlies
Minder kans op fouten
Een professionelere indruk van jouw onderneming

Zelfs als ze hun facturen via e-mail of portaal ontvangen, verhoogt Peppol de betrouwbaarheid van het proces.

🟰 Vergelijkingstabel

Criteria	PDF / e-mail	Peppol
Traceerbaarheid	❌ Geen	✅ Volledig
Automatisatie	❌ Handmatige invoer	✅ 100% automatisch
Veiligheid	⚠️ Gemiddeld	🛡️ Hoog
Conformiteit	❌ Niet gegarandeerd	✅ Gecertificeerd
Tijdbesparing	⏳ Beperkt	⚡ Maximaal

Conclusie

PDF via e-mail is verleden tijd. Met de verplichtingen van 2026 wordt Peppol de wettelijke en professionele standaard voor facturatie.

Met Peppol Box verloopt de overstap vlot, zonder je gewoontes te veranderen. Simpel, veilig, klaar voor de toekomst.