Peppol voor dummies: alles over e-facturatie in België

Wat is Peppol?

U verstuurt uw facturen waarschijnlijk per e-mail, als PDF. Uw klant ontvangt het bestand, opent het en tikt de bedragen opnieuw in zijn boekhoudsoftware. Dat is traag, foutgevoelig en het bewijst niet dat de factuur goed ontvangen is.

Peppol is een systeem dat dit alles vervangt. In plaats van een PDF te versturen, stuurt u een gestructureerde elektronische factuur: een bestand dat de boekhoudsoftware van uw klant zelf kan lezen en registreren, zonder menselijke tussenkomst.

Denk aan een aangetekende brief, maar dan digitaal. Wanneer u een aangetekende brief verstuurt, weet het postkantoor precies aan wie het moet worden bezorgd, de brief wordt veilig verzonden en u ontvangt een ontvangstbevestiging. Peppol werkt op hetzelfde principe: uw factuur wordt bij de juiste ontvanger afgeleverd, op een veilige manier, met ontvangstbevestiging. Alleen gebeurt alles in enkele seconden in plaats van dagen.

Opgelet: Peppol is geen betaalmiddel. Het wordt soms verward met PayPal, maar dat heeft er niets mee te maken. Er gaat geen geld via Peppol. Het netwerk dient uitsluitend om documenten te verzenden: facturen, creditnota's, enz. De betaling gebeurt nog steeds via een gewone bankoverschrijving, net als voorheen.

De naam staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een Europese standaard die in meer dan 30 landen wordt gebruikt.

Hoe werkt het concreet?

Het principe is eenvoudig. Stel u een postsysteem voor, maar dan digitaal en onmiddellijk:

• U geeft uw factuur af bij uw dienstverlener (uw "postkantoor")
• Die stuurt het via het Peppol-netwerk naar de dienstverlener van uw klant
• De dienstverlener van uw klant bezorgt het in zijn inbox

Deze dienstverleners worden toegangspunten (of "Access Points") genoemd. Het zijn gecertificeerde bedrijven die de link vormen tussen u en het Peppol-netwerk. U hoeft niet hetzelfde toegangspunt te gebruiken als uw klant — de toegangspunten communiceren onderling, zoals postkantoren in verschillende steden.

U hoeft niet te weten welk toegangspunt uw klant gebruikt. Het netwerk regelt dat automatisch via een centraal register: wanneer u een factuur verstuurt, zoekt het systeem de ontvanger op en routeert het document naar de juiste plek.

Facturen worden verstuurd in een gestandaardiseerd formaat genaamd UBL (Universal Business Language). Dat is wat elke boekhoudsoftware in staat stelt ze te lezen, ongeacht het land of de gebruikte dienstverlener.

Uw Peppol-identificatienummer: het is uw ondernemingsnummer

Op het Peppol-netwerk heeft elk bedrijf een uniek adres — een beetje zoals een IBAN-nummer maar dan voor facturen. In België is dit adres gebaseerd op uw KBO-ondernemingsnummer.

Uw Peppol-identificatienummer ziet er zo uit: 0208:0123456789

• 0208 = de code die zegt "dit is een Belgisch ondernemingsnummer"
• 0123456789 = uw 10-cijferig KBO-nummer

Er bestaat ook een ouder formaat op basis van het btw-nummer (code 9925), maar dat wordt afgeraden voor nieuwe registraties. Kies voor 0208.

Om te weten of uw bedrijf al geregistreerd is, kunt u uw nummer opzoeken in de Peppol Directory, het openbare register van het netwerk.

Wat er veranderd is op 1 januari 2026

Sinds 1 januari 2026 is facturatie via Peppol verplicht in België voor alle transacties tussen ondernemingen (B2B). Het is geen toekomstplan meer — het is nu van kracht.

Dit is wat het voor u betekent:

• U moet facturen via Peppol kunnen ontvangen
• U moet uw B2B-facturen via Peppol versturen
• Als u aan particulieren factureert (B2C), geldt de verzendplicht niet — maar u moet wel in staat zijn om te ontvangen

En de boetes? Die bestaan: 1 500 EUR bij een eerste overtreding, 3 000 EUR bij herhaling.

Kan de overheid mijn facturen zien?

In 2026: nee. Peppol is een gedecentraliseerd netwerk. Uw facturen gaan rechtstreeks van de ene privédienstverlener (uw toegangspunt) naar de andere (die van uw klant). De FOD Financiën heeft geen toegang tot de facturen die via het netwerk worden uitgewisseld.

Dat is heel anders dan wat er in Italië gebeurt, waar alle facturen via een gecentraliseerd overheidsplatform (de SDI) passeren. In België ontvangt de overheid geen enkele kopie van uw facturen.

In 2028 zal dat veranderen. België is van plan een systeem van e-Reporting in te voeren, soms de "5e hoek" genoemd. In de praktijk zullen de btw-gegevens van uw facturen (bedragen, tarieven, btw-nummers) automatisch aan de FOD Financiën worden doorgegeven, in quasi-realtime.

Het doel? De jaarlijkse btw-klantenlisting die u elk jaar moet indienen vervangen, en btw-fraude doeltreffender bestrijden — geschat op 4 tot 5 miljard euro aan gederfde inkomsten per jaar in België.

Maar wees gerust: in 2026 blijven uw facturen privé, uitsluitend uitgewisseld tussen u en uw klant via uw respectieve dienstverleners.

Waarom is het beter dan een PDF per e-mail?

Dat is de vraag die iedereen zich stelt. Hier is de vergelijking in één oogopslag:

Samengevat: een Peppol-factuur is sneller, betrouwbaarder en vooral conform de wet.

Hoe te starten in 5 stappen

Geen paniek, in orde komen is eenvoudiger dan het lijkt:

1. Kies een Peppol-toegangspunt — Dit is de dienstverlener die u met het netwerk verbindt. Kies er een die past bij uw omvang en behoeften.
2. Registreer uw bedrijf — Uw KBO-nummer wordt uw Peppol-identificatienummer. Het toegangspunt zorgt voor de technische registratie op het netwerk.
3. Stel ontvangst in — Zodra u geregistreerd bent, kunt u facturen ontvangen. Bekijk ze online of exporteer ze naar uw boekhouder.
4. Doe een test — Stuur een factuur naar een partner die al op Peppol zit om te controleren of alles werkt.
5. Ga live — Verstuur en ontvang uw B2B-facturen dagelijks via Peppol.

Veelgestelde vragen

Hulp nodig om te starten?

Als u op zoek bent naar een eenvoudige oplossing om in orde te zijn, is Peppol Box een facturatiesoftware die speciaal is ontworpen voor Belgische kmo's en zelfstandigen. U kunt zich in enkele minuten registreren op een Peppol-toegangspunt en vervolgens uw facturen rechtstreeks vanuit het platform versturen en ontvangen.

Uw boekhouder kan uw facturen ook automatisch ophalen via Flexina Sync, zonder enige actie van uw kant.