Elektronische facturering in België: de verplichting januari 2026 is bevestigd, geen algemeen uitstel gepland

Het is officieel: elektronische facturering wordt verplicht op 1 januari 2026

Het koninklijk besluit gedateerd 8 juli 2025 en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 14 juli 2025 bevestigt definitief de inwerkingtreding van de verplichting voor gestructureerde elektronische facturering tussen bedrijven in België op 1 januari 2026.

In tegenstelling tot geruchten over uitstel, zal er geen algemeen uitstel zijn. Alle btw-plichtige bedrijven moeten vanaf deze datum klaar zijn.

Wie wordt getroffen door de verplichting?

Vanaf 1 januari 2026 zullen alle Belgische btw-plichtige bedrijven hun B2B-facturen in gestructureerde elektronische vorm moeten verzenden en ontvangen.

Dit omvat:

• Zelfstandigen
• KMO's
• Grote bedrijven
• Alle sectoren zonder uitzondering

De verplichting geldt voor iedereen tegelijk: geen progressieve aanpak.

Geen uitstel, maar toepassing met oordeel

Er is geen officiële respijtperiode, noch enige extra vertraging. De verplichting is effectief vanaf 1 januari 2026.

De autoriteiten hebben echter aangegeven dat de toepassing van sancties met oordeel zal gebeuren voor bedrijven die duidelijk de nodige stappen hebben ondernomen maar technische problemen ondervinden.

Dit vormt geen uitstel: bedrijven moeten vanaf dag één operationeel zijn.

Technische vereisten

Een eenvoudige PDF verzonden per e-mail is niet langer conform. De verplichting vereist:

• Een gestructureerd formaat conform de EN 16931 norm (bijv. UBL 2.1)
• Uitwisseling via het Peppol-netwerk, de officiële infrastructuur gekozen door België
• Een software-naar-software transmissie (machine-to-machine)

Uw software moet daarom Peppol-compatibel zijn, of u kunt een toegewijde oplossing zoals Peppol Box gebruiken.

Welke sancties bij niet-naleving?

Het besluit voorziet in een systeem van administratieve boetes:

• €1.500 voor een eerste overtreding
• €3.000 bij recidive
• €5.000 voor een derde overtreding

Maar de gevolgen gaan verder dan boetes:

• Weigering van facturen door klanten
• Betalingsvertragingen
• Verlies van recht op btw-aftrek in bepaalde gevallen
• Blokkering in bepaalde openbare of particuliere markten

Fiscale hulp: de verhoogde aftrek van 120% (tot januari 2026)

Om de overgang te vergemakkelijken, voorziet de Staat in een verhoogde aftrek van 120% voor investeringen met betrekking tot elektronische facturering.

Deze maatregel is tijdelijk beperkt en geldig tot januari 2026 voor in aanmerking komende uitgaven.

Hoe zich concreet voorbereiden?

1. Controleer of u getroffen bent

• Btw-plicht
• Vrijstellingsgevallen

2. Analyseer uw huidige tools

• Kunnen ze Peppol-facturen uitgeven en ontvangen?
• Zijn ze EN 16931-conform?

3. Activeer een kant-en-klare Peppol-oplossing

Als uw software Peppol niet ondersteunt, kunt u Peppol Box gebruiken om uw conforme elektronische facturen onmiddellijk te verzenden en ontvangen.

4. Test voor januari 2026

Voer verzend-/ontvangst-tests uit om operationele blokkering te voorkomen.

Conclusie: geen excuses in 2026

De verplichting treedt in werking op 1 januari 2026, zonder algemeen uitstel.

Om klaar te zijn, kies een eenvoudige en conforme oplossing. Peppol Box begeleidt u bij de overgang en stelt u in staat onmiddellijk operationeel te zijn.

Wacht niet: bereid u voor op 2026 met Peppol Box.