Peppol-Rechnung ohne PDF? Peppol Box erstellt automatisch ein lesbares PDF aus XML

Das Problem: unlesbare XML-Rechnungen

Mit der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung in Belgien ab 2026 erhalten immer mehr Unternehmen ihre Rechnungen über das Peppol-Netzwerk. Und viele entdecken ein unerwartetes Problem: Die Rechnung kommt im XML-Format an… ohne PDF-Anhang.

Eine XML-Datei ist ein strukturiertes Dokument, das für Maschinen gemacht ist, nicht für Menschen. Wenn Sie eine UBL-Datei in einem Browser oder Texteditor öffnen, sehen Sie so etwas:

Seien wir ehrlich: Das ist nicht gerade das Dokument, das Sie Ihrem Buchhalter übergeben oder in Ihren Unterlagen ablegen würden. Und dennoch ist es rechtlich eine vollkommen gültige Rechnung.

Warum enthalten manche Peppol-Rechnungen kein PDF?

Das Peppol-Netzwerk wurde entwickelt, um strukturierte Daten zwischen IT-Systemen zu übertragen. Das Standardformat ist UBL (Universal Business Language), ein auf europäischer Ebene normiertes XML-Format.

Das Anhängen eines PDF ist optional. Manche Lieferanten fügen eines bei, andere nicht. Das Ergebnis:

• Manche Rechnungen kommen mit einem PDF zum XML — kein Problem
• Andere kommen nur als XML — ohne geeignetes Werkzeug nicht lesbar

Das ist kein Fehler Ihres Lieferanten. Es ist einfach so, dass PDF im Peppol-Standard nicht vorgeschrieben ist. Aber es stellt ein echtes alltägliches Problem für Unternehmen dar, die ein visuelles Dokument benötigen.

Die Peppol Box Lösung: immer ein PDF verfügbar

Bei Flexina haben wir dieses Problem vorhergesehen. Unsere Lösung, Peppol Box, stellt sicher, dass Sie für jede über Peppol empfangene Rechnung immer ein lesbares PDF haben — dank intelligenter Verarbeitung:

• Wenn Ihr Lieferant ein PDF beigefügt hat → Peppol Box zeigt das Original-PDF des Lieferanten an
• Wenn die Rechnung nur als XML ankommt (ohne PDF-Anhang) → Peppol Box erstellt automatisch ein professionelles PDF aus den XML-Daten

In beiden Fällen ist das Ergebnis dasselbe: Sobald eine Rechnung in Ihrer Peppol Box eingeht, ist sofort ein PDF verfügbar. Ansehen, herunterladen, ausdrucken oder an Ihren Buchhalter senden.

Ob der Lieferant ein PDF beigefügt hat oder nicht — Sie haben immer ein lesbares Dokument. Nahtlos und vollautomatisch, ohne jeglichen Aufwand Ihrerseits.

Was enthält das generierte PDF?

Das von Peppol Box erstellte PDF enthält alle Informationen aus der XML, übersichtlich dargestellt:

Das Ergebnis? Ein Dokument, das genauso lesbar ist wie eine traditionelle Rechnung, sofort einsatzbereit wie ein per E-Mail erhaltenes PDF.

Warum ist das wichtig für Ihr Unternehmen?

Ohne diese Funktion sitzen Unternehmen, die XML-Rechnungen ohne PDF erhalten, fest:

• Keine Möglichkeit, visuell zu prüfen — ohne technische Werkzeuge
• Schwierig weiterzuleiten an einen Buchhalter, der ein PDF erwartet
• Fehlerrisiko, wenn Sie versuchen, die XML manuell zu lesen
• Zeitverlust bei der Suche nach unzuverlässigen Online-Konvertern

Mit Peppol Box existiert dieses Problem schlichtweg nicht. Jede empfangene Rechnung ist sofort als PDF verfügbar, einsatzbereit.

Vergleich: mit und ohne Peppol Box

Nutzen Sie bereits Buchhaltungssoftware?

Peppol Box ergänzt Ihre Buchhaltungssoftware. Selbst wenn Ihre Software Peppol-Rechnungen verarbeitet, bleibt ein lesbares PDF unverzichtbar für:

• Menschliche Prüfung vor der Freigabe
• Teilen mit Kollegen, die keinen Zugang zur Software haben
• Archivierung in einem universell lesbaren Format
• Steuerprüfungen, bei denen ein visuelles Dokument praktischer ist

Wie starten Sie?

Ganz einfach: Registrieren Sie sich bei Peppol Box und Sie erhalten sofort eine Peppol-Nummer. Sobald eine Rechnung eingeht, wird das PDF automatisch erstellt. Keine Einrichtung, keine Plugins, keine technischen Kenntnisse erforderlich.

Peppol Box wird von Flexina entwickelt, einem belgischen Softwareunternehmen. Unsere Mission: E-Invoicing für jedes Unternehmen zugänglich machen, unabhängig von der Größe.

Lassen Sie nicht zu, dass unlesbare XML-Dateien Ihre Buchhaltung blockieren. Mit Peppol Box wird jede Peppol-Rechnung automatisch zu einem klaren, nutzbaren PDF.