Peppol vs PDF/E-Mail: Warum der PDF-Anhang nicht mehr reicht

Die PDF-Rechnung: einfach, aber begrenzt

Viele KMUs senden Rechnungen weiterhin als PDF-Anhang per E-Mail. Das ist einfach – aber unsicher und ineffizient:

• Hohes Fehlerrisiko (USt, Beträge, Duplikate...)
• Keine Nachverfolgbarkeit (kein Nachweis für Empfang oder Öffnung)
• Nicht konform mit EU-Standards
• Manuelle Verarbeitung beim Empfänger nötig

Eine PDF-Datei ist visuell – sie enthält keine strukturierten Daten für automatisierte Buchhaltung.

Peppol: die intelligente Rechnung

Eine Peppol-Rechnung ist maschinenlesbar und enthält alle Angaben: USt., Positionen, Mengen, Pflichtangaben – im standardisierten UBL-Format.

• Automatische Verarbeitung
• Keine manuelle Eingabe
• Empfangsbestätigung
• Sicher, zertifiziert, nachvollziehbar

Peppol ist wie ein digitales Einschreiben – rechtlich anerkannt vom Staat.

Sicherheit und Konformität

Im Gegensatz zu E-Mails (leicht abfangbar oder fälschbar) nutzt Peppol ein verschlüsseltes, zertifiziertes Netzwerk.

Bei Betriebsprüfungen ist eine Peppol-Rechnung zweifelsfrei gültig.

Was bringt es Ihren Kunden?

Der Empfang einer Peppol-Rechnung bedeutet für Kunden:

• Weniger Aufwand
• Weniger Fehler
• Professionelles Erscheinungsbild

Auch bei Empfang über E-Mail oder Portale verbessert Peppol die gesamte Prozesssicherheit.

🟰 Vergleichstabelle

Kriterium	PDF / E-Mail	Peppol
Nachverfolgbarkeit	❌ Keine	✅ Vollständig
Automatisierung	❌ Manuelle Eingabe	✅ 100% automatisch
Sicherheit	⚠️ Mittel	🛡️ Hoch
Konformität	❌ Nicht garantiert	✅ Zertifiziert
Zeitersparnis	⏳ Begrenzt	⚡ Maximal

Fazit

Die PDF per E-Mail ist Vergangenheit. Ab 2026 wird Peppol der gesetzliche und professionelle Standard für Rechnungen.

Mit Peppol Box gelingt der Umstieg ganz einfach – ohne große Umstellung. Schnell, sicher, zukunftssicher.