Es ist offiziell: Die elektronische Rechnungsstellung wird am 1. Januar 2026 verpflichtend

Das königliche Dekret vom 8. Juli 2025 und veröffentlicht im Belgischen Staatsblatt am 14. Juli 2025 bestätigt endgültig das Inkrafttreten der Verpflichtung zur strukturierten elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen in Belgien am 1. Januar 2026.

Entgegen Gerüchten über eine Verschiebung wird es keine allgemeine Verschiebung geben. Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen müssen ab diesem Datum bereit sein.

Wer ist von der Verpflichtung betroffen?

Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle belgischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen ihre B2B-Rechnungen in strukturierter elektronischer Form senden und empfangen.

Dies umfasst:

Selbständige
KMU
Große Unternehmen
Alle Sektoren ohne Ausnahme

Die Verpflichtung gilt für alle gleichzeitig: kein schrittweiser Ansatz.

Keine Verschiebung, aber Anwendung mit Ermessen

Es gibt keine offizielle Schonfrist, noch eine zusätzliche Verzögerung. Die Verpflichtung ist ab dem 1. Januar 2026 wirksam.

Die Behörden haben jedoch angegeben, dass die Anwendung von Sanktionen mit Ermessen für Unternehmen erfolgen wird, die eindeutig die notwendigen Schritte unternommen haben, aber auf technische Schwierigkeiten stoßen.

Dies stellt keine Verschiebung dar: Unternehmen müssen vom ersten Tag an betriebsbereit sein.

Technische Anforderungen

Eine einfache per E-Mail gesendete PDF ist nicht mehr konform. Die Verpflichtung erfordert:

Ein strukturiertes Format konform mit der EN 16931 Norm (z.B. UBL 2.1)
Austausch über das Peppol-Netzwerk, die von Belgien gewählte offizielle Infrastruktur
Eine Software-zu-Software Übertragung (Machine-to-Machine)

Ihre Software muss daher Peppol-kompatibel sein, oder Sie können eine dedizierte Lösung wie Peppol Box verwenden.

Welche Sanktionen bei Nichteinhaltung?

Das Dekret sieht ein System von Verwaltungsbußen vor:

1.500 € für einen ersten Verstoß
3.000 € bei Rückfall
5.000 € für einen dritten Verstoß

Aber die Konsequenzen gehen über Bußgelder hinaus:

Ablehnung von Rechnungen durch Kunden
Zahlungsverzögerungen
Verlust des Vorsteuerabzugsrechts in bestimmten Fällen
Blockierung in bestimmten öffentlichen oder privaten Märkten

Steuerliche Unterstützung: der erhöhte Abzug von 120% (bis Januar 2026)

Um den Übergang zu erleichtern, sieht der Staat einen erhöhten Abzug von 120% für Investitionen im Zusammenhang mit elektronischer Rechnungsstellung vor.

Diese Maßnahme ist zeitlich begrenzt und gültig bis Januar 2026 für förderfähige Ausgaben.

Wie konkret vorbereiten?

1. Prüfen Sie, ob Sie betroffen sind

Umsatzsteuerpflicht
Befreiungsfälle

2. Analysieren Sie Ihre aktuellen Tools

Können sie Peppol-Rechnungen ausstellen und empfangen?
Sind sie EN 16931-konform?

3. Aktivieren Sie eine einsatzbereite Peppol-Lösung

Wenn Ihre Software Peppol nicht unterstützt, können Sie Peppol Box verwenden, um Ihre konformen elektronischen Rechnungen sofort zu senden und zu empfangen.

4. Testen Sie vor Januar 2026

Führen Sie Sende-/Empfangstests durch, um operative Blockierungen zu vermeiden.

Fazit: keine Ausreden in 2026

Die Verpflichtung tritt am 1. Januar 2026 in Kraft, ohne allgemeine Verschiebung.

Um bereit zu sein, wählen Sie eine einfache und konforme Lösung. Peppol Box begleitet Sie beim Übergang und ermöglicht es Ihnen, sofort betriebsbereit zu sein.

Warten Sie nicht: Bereiten Sie sich auf 2026 mit Peppol Box vor.

Elektronische Rechnungsstellung in Belgien: die Verpflichtung Januar 2026 ist bestätigt, keine allgemeine Verschiebung geplant