SI-UBL vs Peppol BIS: Nederlandse e-facturatieformaten uitgelegd

Waarom zijn er verschillende formaten?

Als u zich verdiept in e-facturatie, komt u al snel twee termen tegen: SI-UBL en Peppol BIS. Beide zijn gestructureerde elektronische facturatieformaten, maar ze hebben elk hun eigen toepassingsgebied en kenmerken.

De reden dat er meerdere formaten bestaan, heeft te maken met de Europese regelgeving. De EU heeft de norm EN 16931 vastgesteld als de Europese standaard voor elektronische facturatie. Lidstaten mogen vervolgens hun eigen nationale implementatie van deze norm ontwikkelen, zogenaamde Core Invoice Usage Specifications (CIUS).

Nederland heeft hiervoor de NLCIUS ontwikkeld, die wordt geïmplementeerd via het SI-UBL formaat. Daarnaast is er het internationale Peppol BIS formaat dat in heel Europa wordt gebruikt.

SI-UBL 2.0: de lokale standaard

SI-UBL staat voor Standaard Inkoop UBL en is de officiële e-facturatiestandaard. De huidige versie is SI-UBL 2.0, die volledig conform is aan de Europese norm EN 16931.

De belangrijkste kenmerken van SI-UBL 2.0:

• Lokale specificaties: Het formaat bevat specifieke velden voor het KvK-nummer, btw-nummer en andere identificatiegegevens
• NLCIUS-profiel: De NLCIUS (Netherlands Core Invoice Usage Specification) definieert exact welke velden verplicht, optioneel of niet toegestaan zijn
• UBL-gebaseerd: Het formaat is gebouwd op de Universal Business Language (UBL) standaard, versie 2.1
• Overheidscompatibel: SI-UBL is het voorkeursformaat voor facturen aan de overheid

Peppol BIS 3.0: de Europese standaard

Peppol BIS Billing 3.0 (Business Interoperability Specification) is het internationale e-facturatieformaat dat door het Peppol-netwerk wordt gebruikt. Dit formaat is eveneens gebaseerd op EN 16931 en UBL 2.1, maar met een breder internationaal toepassingsgebied.

Kenmerken van Peppol BIS 3.0:

• Internationaal: Wordt gebruikt in meer dan 30 landen wereldwijd
• Flexibel: Ondersteunt de vereisten van verschillende landen binnen één formaat
• Breed ondersteund: Vrijwel alle Peppol Access Points ondersteunen dit formaat
• Continu geüpdatet: OpenPeppol beheert en actualiseert de specificatie regelmatig

Het Peppol BIS 3.0 formaat is ontworpen om interoperabiliteit te garanderen tussen bedrijven in verschillende landen. Als u internationaal factureert, is Peppol BIS vaak de beste keuze.

De verschillen op een rij

Hoewel beide formaten op dezelfde Europese norm zijn gebaseerd, zijn er belangrijke verschillen:

• Scope: SI-UBL is specifiek voor de binnenlandse markt; Peppol BIS is internationaal
• Verplichte velden: SI-UBL heeft strengere eisen voor identificatiegegevens (KvK, btw)
• Validatie: SI-UBL-facturen worden gevalideerd tegen de NLCIUS-regels; Peppol BIS tegen de internationale Peppol-regels
• Gebruik: SI-UBL wordt primair gebruikt voor B2G; Peppol BIS voor B2B en internationale transacties
• Beheer: SI-UBL wordt beheerd door STPE (Stichting ETIM Producten en Diensten); Peppol BIS door OpenPeppol

In de praktijk zijn de formaten grotendeels compatibel. Een goed Peppol Access Point zoals Peppol Box kan beide formaten verwerken en waar nodig converteren.

Welk formaat moet u kiezen?

De keuze hangt af van uw situatie:

1. Factureert u aan de overheid? Gebruik SI-UBL 2.0 (NLCIUS). Dit is het voorkeursformaat voor B2G-transacties.
2. Factureert u aan binnenlandse bedrijven? Beide formaten worden geaccepteerd, maar SI-UBL wordt aanbevolen voor lokale transacties.
3. Factureert u internationaal? Gebruik Peppol BIS 3.0 voor maximale compatibiliteit met buitenlandse ontvangers.
4. Ontvangt u facturen? Zorg ervoor dat uw systeem beide formaten kan verwerken.

Softwareondersteuning

De meeste gangbare boekhoudoplossingen ondersteunen een of beide formaten. Veel pakketten bieden ingebouwde Peppol-integratie voor het versturen en ontvangen van e-facturen. Mocht uw boekhoudsoftware geen directe ondersteuning bieden, dan fungeert Peppol Box als universele schakel: u kunt facturen exporteren als CSV, XML of PDF om in te laden in uw boekhouding, of gebruikmaken van de Peppol Box API voor automatisering. Uw boekhouder kan bovendien via Flexina Sync uw facturen gratis en automatisch ophalen uit Peppol Box.

Als uw software geen directe Peppol-ondersteuning biedt, kunt u een apart Peppol Access Point gebruiken dat als tussenschakel fungeert.

De toekomst van e-facturatieformaten

Met de komst van de ViDA-richtlijn en de verwachte B2B-verplichting rond 2030 wordt verwacht dat er meer convergentie komt tussen nationale en internationale formaten. Het Peppol BIS formaat zal waarschijnlijk steeds dominanter worden, terwijl nationale specificaties zoals NLCIUS als aanvulling blijven bestaan.

Voor ondernemers is het advies: kies een oplossing die beide formaten ondersteunt, zodat u voorbereid bent op alle scenario's.

Peppol Box ondersteunt alle formaten

Met Peppol Box hoeft u zich geen zorgen te maken over het juiste formaat. Ons platform ondersteunt zowel SI-UBL 2.0 als Peppol BIS 3.0 en zorgt ervoor dat uw facturen altijd in het juiste formaat worden afgeleverd bij de ontvanger.

Of u nu factureert aan de overheid, aan andere bedrijven of aan internationale klanten, Peppol Box regelt de technische details. Probeer het vandaag nog gratis en ervaar hoe eenvoudig e-facturatie kan zijn, ongeacht het formaat.