Peppol vs PDF en e-mail: waarom PDF niet meer volstaat

De traditionele manier: PDF per e-mail

Jarenlang was het de standaard: u maakt een factuur aan in Word, Excel of uw boekhoudsoftware, exporteert deze als PDF en stuurt het bestand per e-mail naar uw klant. Het lijkt eenvoudig en efficiënt, maar in werkelijkheid kent deze methode tal van beperkingen.

Een PDF-factuur is in wezen een digitale foto van een papieren factuur. Hoewel het er netjes uitziet, bevat het geen gestructureerde data die automatisch door software kan worden verwerkt. De ontvanger moet de gegevens handmatig overtypen of OCR-software (optische tekenherkenning) gebruiken, wat foutgevoelig is.

Bovendien biedt e-mail geen garantie dat uw factuur daadwerkelijk is aangekomen en verwerkt. Facturen kunnen in spammappen belanden, over het hoofd worden gezien of verloren gaan in overvolle inboxen.

De moderne aanpak: Peppol e-facturatie

Peppol e-facturatie werkt fundamenteel anders. In plaats van een beeldbestand verstuurt u een gestructureerd elektronisch document dat rechtstreeks door de boekhoudsoftware van uw klant kan worden ingelezen. Dit wordt ook wel een 'echte e-factuur' genoemd.

Via het Peppol-netwerk wordt uw factuur beveiligd verstuurd van uw Access Point naar het Access Point van de ontvanger. Het proces is vergelijkbaar met het versturen van een e-mail, maar dan specifiek ontworpen voor zakelijke documenten met automatische verwerking.

De vergelijking: punt voor punt

Laten we de twee methoden naast elkaar leggen:

Verwerking

• PDF: Handmatige invoer of foutgevoelige OCR-herkenning nodig
• Peppol: Automatische verwerking door boekhoudsoftware, zonder menselijke tussenkomst

Betrouwbaarheid

• PDF: Geen ontvangstbevestiging, risico op spam of verloren e-mails
• Peppol: Gegarandeerde aflevering met ontvangstbevestiging en statusmeldingen

Fouten

• PDF: Hoog risico op typefouten bij handmatig overtypen van bedragen en btw-nummers
• Peppol: Minimaal foutenrisico door automatische validatie van gegevens

Snelheid

• PDF: Dagen tot weken voor handmatige verwerking en goedkeuring
• Peppol: Directe aflevering en verwerking, vaak binnen enkele seconden

Kosten

• PDF: Verborgen kosten voor handmatige verwerking, foutcorrectie en administratie
• Peppol: Lagere totale kosten door automatisering, ondanks een klein abonnementsbedrag

Waarom PDF niet meer voldoet

Er zijn meerdere redenen waarom PDF-facturatie steeds minder houdbaar wordt:

1. Wettelijke verplichting: Voor B2G-facturatie is Peppol al verplicht. B2B-verplichtingen volgen rond 2030.
2. Efficiëntie-eisen: Bedrijven die nog handmatig facturen verwerken, verliezen concurrentiekracht.
3. Fraude en fouten: PDF-facturen zijn eenvoudig te vervalsen. Peppol biedt authenticatie en validatie.
4. Duurzaamheid: De papierloze overgang past bij maatschappelijk verantwoord ondernemen.
5. Klantenverwachting: Steeds meer bedrijven verwachten e-facturen te ontvangen via Peppol.

De overstap: eenvoudiger dan u denkt

Veel ondernemers aarzelen om over te stappen van PDF naar Peppol, maar in de praktijk is de transitie verrassend eenvoudig. Met een platform als Peppol Box kunt u in enkele stappen starten:

• Registreer uw KvK-nummer op het Peppol-netwerk
• Exporteer facturen als CSV, XML of PDF voor uw boekhoudsoftware, of gebruik de Peppol Box API voor automatisering
• Begin met het ontvangen en versturen van e-facturen via Peppol

U hoeft uw volledige werkproces niet in één keer om te gooien. Veel bedrijven beginnen met het ontvangen van Peppol-facturen en breiden geleidelijk uit naar versturen. Ondertussen kunt u voor klanten die nog niet op Peppol zijn aangesloten, gewoon PDF blijven gebruiken.

Maak de overstap met Peppol Box

PDF-facturen per e-mail hadden hun tijd, maar die tijd loopt ten einde. Peppol Box maakt de overstap naar moderne e-facturatie eenvoudig en betaalbaar voor elk bedrijf.

Met een gratis proefperiode kunt u zelf ervaren hoe veel eenvoudiger, sneller en betrouwbaarder Peppol is ten opzichte van PDF en e-mail. Registreer vandaag nog en ontdek het verschil.