Peppol voor beginners: de complete startersgids voor Nederland

Wat is Peppol eigenlijk?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is een Europees netwerk waarmee bedrijven en overheden op een gestandaardiseerde manier elektronische documenten kunnen uitwisselen, waaronder facturen, orders en creditnota's.

Stel het zich voor als een soort e-mailsysteem voor facturen. Net zoals u een e-mailadres nodig heeft om berichten te versturen, heeft u een Peppol-adres nodig om e-facturen te versturen en ontvangen. Dit adres is gebaseerd op uw KvK-nummer (Kamer van Koophandel).

Het mooie aan Peppol is dat het een open netwerk is. Dat betekent dat u facturen kunt uitwisselen met iedereen die op het Peppol-netwerk is aangesloten, ongeacht welke software zij gebruiken. Of uw klant nu een ander boekhoudpakket of een ERP-oplossing gebruikt, via Peppol communiceren de systemen naadloos met elkaar.

Waarom is Peppol hier belangrijk?

Nederland is een van de koplopers in Europa als het gaat om Peppol-adoptie. Er zijn verschillende redenen waarom Peppol steeds belangrijker wordt:

• Overheidsverplichtingen: Facturen aan de overheid moeten via Peppol worden verstuurd
• Europese regelgeving: De EU dringt aan op meer e-facturatie via het ViDA-initiatief
• Efficiëntie: Steeds meer bedrijven kiezen vrijwillig voor Peppol vanwege de voordelen
• Toekomstbestendig: B2B e-facturatie wordt naar verwachting verplicht rond 2030

De Netherlands Peppol Authority (NPa) beheert het Peppol-netwerk vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken. Deze organisatie zorgt ervoor dat de standaarden worden nageleefd en dat het netwerk betrouwbaar functioneert.

Hoe werkt Peppol in de praktijk?

Het Peppol-netwerk bestaat uit enkele kernonderdelen die samenwerken:

1. Peppol ID: Elk bedrijf heeft een uniek identificatienummer op het Peppol-netwerk. Hier is dit gebaseerd op uw KvK-nummer.
2. Access Point: Dit is de dienstverlener die uw e-facturen verstuurt en ontvangt via het Peppol-netwerk. Vergelijk het met uw e-mailprovider.
3. SMP (Service Metadata Publisher): Dit is een soort adresboek dat bijhoudt welke bedrijven op het Peppol-netwerk zijn aangesloten en welke documenten zij kunnen ontvangen.
4. E-factuur: Het daadwerkelijke document dat wordt verstuurd, in een gestandaardiseerd formaat (SI-UBL of Peppol BIS).

In de praktijk werkt het heel eenvoudig: u maakt een factuur aan in uw boekhoudsoftware of via een platform zoals Peppol Box, en het systeem zorgt ervoor dat de factuur via het Peppol-netwerk bij uw klant terechtkomt.

Uw KvK-nummer als Peppol-adres

Uw KvK-nummer wordt gebruikt als basis voor uw Peppol Participant ID. Dit maakt het bijzonder eenvoudig om u te registreren op het Peppol-netwerk. Uw Peppol-adres ziet er als volgt uit:

0106:KvK-nummer (bijvoorbeeld 0106:12345678)

Het prefix 0106 geeft aan dat het gaat om een KvK-nummer. Dit systeem zorgt ervoor dat elk bedrijf een uniek en herkenbaar adres heeft op het Peppol-netwerk, zonder dat er extra registratieprocedures nodig zijn.

Vijf stappen om te starten met Peppol

Klaar om te beginnen? Volg deze vijf eenvoudige stappen:

1. Kies een Access Point: Selecteer een betrouwbare Peppol-dienstverlener zoals Peppol Box die past bij uw behoeften
2. Registreer uw bedrijf: Meld uw KvK-nummer aan op het Peppol-netwerk via uw gekozen Access Point
3. Configureer uw account: Stel uw bedrijfsgegevens in, zoals naam, adres en btw-nummer
4. Test de verbinding: Verstuur een testfactuur om te controleren of alles correct werkt
5. Ga live: Begin met het versturen en ontvangen van echte e-facturen via Peppol

Het hele proces duurt doorgaans niet meer dan 15 minuten als u gebruikmaakt van een gebruiksvriendelijk platform. Met Peppol Box kunt u bovendien facturen exporteren als CSV, XML of PDF om in te laden in uw boekhoudsoftware. Uw boekhouder kan via Flexina Sync uw facturen gratis en automatisch ophalen uit Peppol Box.

Veelgemaakte fouten vermijden

Als beginner zijn er enkele veelvoorkomende valkuilen waar u op moet letten:

• PDF is geen e-factuur: Een PDF via e-mail is geen echte e-factuur. Het moet een gestructureerd bestand zijn.
• Verkeerd KvK-nummer: Controleer altijd of u het juiste KvK-nummer gebruikt bij registratie
• Ontbrekende velden: Zorg ervoor dat alle verplichte velden op uw factuur zijn ingevuld
• Geen ontvangstbevestiging: Controleer altijd of uw factuur succesvol is afgeleverd bij de ontvanger

Probeer Peppol Box gratis

Peppol hoeft niet ingewikkeld te zijn. Peppol Box is speciaal ontworpen voor ondernemers die snel en eenvoudig willen starten met e-facturatie via het Peppol-netwerk.

Met een intuïtieve interface, automatische registratie op het Peppol-netwerk en ondersteuning voor zowel SI-UBL als Peppol BIS formaten, is Peppol Box de ideale oplossing voor beginners. Maak vandaag nog een gratis proefaccount aan en ervaar zelf hoe eenvoudig e-facturatie kan zijn.