Peppol verplicht bij de Nederlandse overheid: wat u moet weten

E-facturatie bij de overheid: de regels

Sinds de implementatie van de Europese richtlijn 2014/55/EU is de Nederlandse overheid verplicht om elektronische facturen te accepteren en te verwerken. Dit betekent dat alle overheidsinstanties, van ministeries tot gemeenten, e-facturen via het Peppol-netwerk moeten kunnen ontvangen.

Voor leveranciers aan de overheid houdt dit in dat zij hun facturen elektronisch moeten aanleveren in een gestructureerd formaat. Het gaat hierbij niet om een PDF die per e-mail wordt verstuurd, maar om een echte gestructureerde e-factuur die voldoet aan de Europese norm EN 16931.

De Netherlands Peppol Authority (NPa), gevestigd bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, coördineert het lokale Peppol-netwerk en ziet toe op de naleving van de standaarden.

Welke overheidsinstanties vallen hieronder?

De verplichting geldt voor alle aanbestedende diensten in het land. Dit omvat een breed scala aan organisaties:

• Rijksoverheid: Alle ministeries en rijksdiensten
• Provincies: Alle 12 provinciale besturen
• Gemeenten: Alle 342 gemeenten
• Waterschappen: Alle 21 waterschappen
• ZBO's: Zelfstandige bestuursorganen zoals UWV, SVB en de Belastingdienst
• Publieke instellingen: Universiteiten, ziekenhuizen en andere publiek gefinancierde organisaties

In de praktijk betekent dit dat vrijwel iedere ondernemer die zaken doet met de overheid te maken krijgt met Peppol e-facturatie.

Wat zijn de technische vereisten?

Om e-facturen aan de overheid te versturen, moet u voldoen aan de volgende vereisten:

1. Gestructureerd formaat: Uw facturen moeten in SI-UBL 2.0 (NLCIUS) of Peppol BIS 3.0 formaat worden aangeleverd
2. Peppol-netwerk: De verzending moet plaatsvinden via het Peppol-netwerk, door middel van een gecertificeerd Access Point
3. Identificatie: U moet uw KvK-nummer gebruiken als Peppol-identificatie (Peppol Participant ID)
4. Verplichte velden: De factuur moet alle wettelijk verplichte gegevens bevatten, waaronder btw-nummer, KvK-nummer en de juiste referenties

Gevolgen van niet-naleving

Hoewel er geen directe boetes staan op het niet elektronisch factureren, zijn de gevolgen in de praktijk wel degelijk merkbaar:

• Afwijzing van facturen: Overheidsinstanties kunnen papieren of PDF-facturen weigeren
• Vertraagde betaling: Niet-conforme facturen worden niet in behandeling genomen, wat leidt tot langere betalingstermijnen
• Uitsluiting van aanbestedingen: Bij sommige aanbestedingen wordt e-facturatiecapaciteit als vereiste gesteld
• Hogere administratieve kosten: Handmatige verwerking kost meer tijd en geld

Het is daarom in uw eigen belang om zo snel mogelijk over te stappen op e-facturatie via Peppol.

Hoe voldoet u aan de verplichting?

Het goede nieuws is dat het voldoen aan de Peppol-verplichting eenvoudiger is dan u misschien denkt. Er zijn drie hoofdwegen om e-facturen te versturen aan de overheid:

1. Via uw boekhoudsoftware: Veel gangbare boekhoudpakketten bieden ingebouwde Peppol-ondersteuning. Controleer of uw huidige software deze functionaliteit biedt.
2. Via een Peppol Access Point: Een dienstverlener zoals Peppol Box biedt een gebruiksvriendelijke interface om facturen te versturen en ontvangen via Peppol, onafhankelijk van uw boekhoudsoftware. U kunt facturen exporteren als CSV, XML of PDF om in te laden in uw boekhouding, of gebruikmaken van de Peppol Box API voor automatisering. Bovendien kan uw boekhouder via Flexina Sync uw facturen gratis en automatisch ophalen uit Peppol Box.
3. Via een facturatieportaal: Sommige overheidsinstanties bieden portalen aan waar u handmatig factuurgegevens kunt invoeren.

De meest efficiënte optie is het gebruik van een Peppol Access Point dat naadloos integreert met uw bestaande werkprocessen.

Veelgestelde vragen

Moet ik als zzp'er ook via Peppol factureren?

Ja, als u factureert aan een overheidsinstantie moet u ook als zzp'er uw facturen via Peppol aanleveren. Dit geldt ongeacht de omvang van uw onderneming.

Kan ik nog steeds PDF-facturen sturen?

Technisch gezien kunt u nog steeds PDF-facturen versturen, maar overheidsinstanties zijn niet verplicht deze te accepteren. Steeds meer organisaties weigeren actief niet-elektronische facturen.

Wat kost het om via Peppol te factureren?

De kosten variëren per dienstverlener. Met Peppol Box kunt u al starten met een gratis proefperiode, zodat u kunt ervaren hoe eenvoudig het werkt.

Start vandaag met Peppol Box

Levert u producten of diensten aan de Nederlandse overheid? Dan is e-facturatie via Peppol geen optie meer, maar een vereiste. Peppol Box maakt het u gemakkelijk om aan deze verplichting te voldoen.

Met Peppol Box registreert u zich in enkele minuten, koppelt u uw KvK-nummer en kunt u direct e-facturen versturen en ontvangen. Probeer het vandaag nog gratis en ontdek hoe eenvoudig Peppol-facturatie aan de overheid kan zijn.