Een Peppol-leverancier kiezen in Nederland: de complete gids

Waarom de keuze van uw Peppol-leverancier belangrijk is

Om e-facturen te versturen en ontvangen via het Peppol-netwerk heeft u een Peppol Access Point nodig. Dit is een gecertificeerde dienstverlener die fungeert als uw toegangspoort tot het Peppol-netwerk. De keuze van het juiste Access Point kan een groot verschil maken voor de efficiëntie van uw facturatieproces.

Er zijn tientallen gecertificeerde Peppol Access Points actief op de markt. Ze variëren van grote softwareleveranciers die Peppol als onderdeel van hun boekhoudpakket aanbieden, tot gespecialiseerde dienstverleners die zich uitsluitend richten op e-facturatie.

Een verkeerde keuze kan leiden tot hogere kosten, technische problemen of een gebrek aan ondersteuning. In dit artikel helpen we u bij het maken van de juiste keuze.

Criteria voor het kiezen van een Peppol Access Point

Bij het selecteren van een Peppol-leverancier zijn er verschillende criteria waar u op moet letten:

1. Certificering en betrouwbaarheid

Controleer of de leverancier officieel gecertificeerd is door OpenPeppol. Een gecertificeerd Access Point voldoet aan strenge technische en veiligheidseisen. U kunt de lijst van gecertificeerde Access Points raadplegen op de website van OpenPeppol of de NPa.

2. Kosten en prijsmodel

De kosten variëren sterk per leverancier. Let op de volgende kostencomponenten:

• Abonnementskosten: Vast maandbedrag of jaarbedrag
• Transactiekosten: Kosten per verzonden of ontvangen factuur
• Opstartkosten: Eenmalige kosten voor registratie en configuratie
• Extra kosten: Kosten voor extra functies zoals archivering of rapportages

3. Integratiemogelijkheden

Een goed Access Point integreert naadloos met uw bestaande software. Controleer of de leverancier integraties biedt met gangbare boekhoudoplossingen. Belangrijke aandachtspunten:

• Directe koppelingen: Biedt het Access Point kant-en-klare integraties met populaire boekhoudpakketten?
• Boekhouder-integratie: Kan uw boekhouder facturen automatisch ophalen? Peppol Box biedt dit gratis via Flexina Sync.
• CSV/XML-export: Kunt u factuurgegevens eenvoudig importeren en exporteren?
• API-toegang: Is er een API beschikbaar voor maatwerkintegraties?

Daarnaast is het belangrijk dat de leverancier een API aanbiedt voor maatwerkintegraties, mocht u specifieke behoeften hebben.

4. Gebruiksvriendelijkheid

Niet iedereen is een technisch expert. Een goed Peppol Access Point biedt een intuïtieve interface waarmee u zonder technische kennis facturen kunt versturen en ontvangen. Let op:

• Een overzichtelijk dashboard met realtime status van facturen
• Eenvoudig registratieproces met uw KvK-nummer
• Duidelijke meldingen bij fouten of afgewezen facturen
• Mogelijkheid om facturen handmatig aan te maken als dat nodig is

5. Ondersteuning en service

Wanneer er iets misgaat, wilt u snel geholpen worden. Beoordeel de leverancier op:

• Bereikbaarheid: Is er Nederlandstalige support beschikbaar?
• Responstijd: Hoe snel wordt u geholpen bij problemen?
• Documentatie: Is er duidelijke handleiding en FAQ beschikbaar?
• Onboarding: Wordt u begeleid bij het opzetten van uw account?

Typen Peppol-leveranciers

U kunt kiezen uit verschillende typen leveranciers:

1. Ingebouwde oplossing: Uw boekhoudsoftware biedt Peppol als ingebouwde functie. Voordeel: alles in één systeem. Nadeel: mogelijk beperkte functionaliteit.
2. Standalone Access Point: Een gespecialiseerde dienstverlener die uitsluitend e-facturatie verzorgt. Voordeel: diepgaande expertise en functionaliteit. Nadeel: apart systeem naast uw boekhouding.
3. Hybride oplossing: Een Access Point dat integreert met meerdere boekhoudsystemen. Voordeel: flexibiliteit en keuzevrijheid. Dit is het model van Peppol Box.

Veelgemaakte fouten bij het kiezen

Voorkom deze veelgemaakte fouten:

• Alleen op prijs letten: De goedkoopste optie is niet altijd de beste. Slechte service of beperkte functionaliteit kan uiteindelijk meer kosten.
• Geen testperiode gebruiken: Probeer altijd eerst een gratis proefperiode voordat u zich vastlegt.
• Integratie vergeten: Controleer vooraf of de leverancier werkt met uw huidige boekhoudsoftware.
• Toekomst niet meenemen: Kies een leverancier die meegroeit met uw bedrijf en voorbereid is op toekomstige regelgeving.

Waarom Peppol Box de juiste keuze is

Peppol Box combineert alle bovengenoemde criteria in één platform. Als gecertificeerd Peppol Access Point bieden wij:

• Transparante en betaalbare prijzen zonder verborgen kosten
• Export naar CSV, XML en PDF voor alle gangbare boekhoudsoftware, plus Flexina Sync waarmee uw boekhouder gratis en automatisch facturen ophaalt
• Een intuïtief dashboard voor zowel beginners als ervaren gebruikers
• Nederlandstalige ondersteuning met snelle responstijden
• Ondersteuning voor zowel SI-UBL als Peppol BIS formaten
• Mobiele apps voor iOS en Android

Overtuig uzelf en start vandaag nog met een gratis proefperiode van Peppol Box. Ontdek waarom steeds meer ondernemers kiezen voor Peppol Box als hun Peppol-leverancier.