Peppol en btw in Nederland: wat elke ondernemer moet weten

E-facturatie en btw: een natuurlijke combinatie

Elektronische facturatie via Peppol en de btw-wetgeving zijn nauw met elkaar verbonden. Een e-factuur bevat gestructureerde gegevens die het eenvoudiger maken om te voldoen aan de fiscale vereisten van de Belastingdienst.

In dit artikel bespreken we hoe Peppol e-facturatie samenwerkt met het btw-stelsel, welke voordelen dit biedt voor uw administratie en hoe u ervoor zorgt dat uw e-facturen volledig fiscaal compliant zijn.

Btw-vereisten op facturen

Volgens de Wet op de omzetbelasting moet elke factuur een aantal verplichte gegevens bevatten. Bij e-facturatie via Peppol worden deze velden automatisch meegenomen in het gestructureerde formaat:

• Btw-identificatienummer: Het btw-nummer van de leverancier (formaat: NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers)
• KvK-nummer: Het Kamer van Koophandel-nummer van de leverancier
• Btw-tarief: Het toepasselijke btw-tarief (21%, 9% of 0%)
• Btw-bedrag: Het totale btw-bedrag per tarief
• Factuurdatum: De datum waarop de factuur is opgemaakt
• Factuurnummer: Een uniek, opeenvolgend nummer
• Omschrijving: Een duidelijke beschrijving van de geleverde goederen of diensten

Het voordeel van e-facturatie is dat het formaat afdwingt dat al deze velden correct worden ingevuld. Dit vermindert het risico op onvolledige of incorrecte facturen die problemen kunnen opleveren bij een btw-controle.

Btw-nummers en Peppol-identificatie

In het Peppol-netwerk wordt het KvK-nummer gebruikt als primaire identificatie voor bedrijven. Het btw-nummer speelt echter ook een belangrijke rol op de factuur zelf.

Het is belangrijk om het onderscheid te begrijpen:

• Peppol Participant ID: Gebaseerd op het KvK-nummer (0106:KvK-nummer) - gebruikt voor routering op het Peppol-netwerk
• Btw-nummer: Het fiscale identificatienummer - verplicht op de factuur voor btw-doeleinden

Voordelen van e-facturatie voor uw btw-administratie

Het gebruik van Peppol e-facturatie biedt aanzienlijke voordelen voor uw btw-administratie:

1. Automatische verwerking: E-facturen worden automatisch ingelezen in uw boekhoudsoftware, waardoor btw-bedragen correct worden geboekt
2. Minder fouten: Gestructureerde data vermindert het risico op typefouten in btw-bedragen of -tarieven
3. Betere audit trail: Elke factuur is digitaal traceerbaar, wat de Belastingdienst waardeert bij controles
4. Snellere btw-aangifte: Door automatische verwerking kunt u uw btw-aangifte sneller en nauwkeuriger opstellen
5. Vooraftrek zekerheid: Correcte factuurgegevens versterken uw recht op btw-vooraftrek

De Belastingdienst en digitale facturatie

De Belastingdienst stimuleert het gebruik van digitale facturatie. Hoewel er momenteel nog geen wettelijke B2B-verplichting is, heeft de fiscus herhaaldelijk aangegeven de transitie naar e-facturatie te ondersteunen.

Vanuit het perspectief van de Belastingdienst biedt e-facturatie via Peppol voordelen op het gebied van:

• Transparantie: Gestructureerde factuurgegevens zijn eenvoudiger te controleren
• Fraudebestrijding: Het moeilijker maken van factuurfouten en btw-fraude
• Efficiency: Snellere verwerking en minder administratieve lasten voor zowel bedrijven als de fiscus

Met de verwachte B2B e-facturatieplicht rond 2030 (ViDA-richtlijn) zal de Belastingdienst naar verwachting ook meer gebruik gaan maken van e-factuurgegevens voor btw-rapportage en -controle. Door nu al met een oplossing als Peppol Box te werken, bent u straks naadloos voorbereid op deze veranderingen.

Veelgestelde vragen over btw en Peppol

Wordt de btw automatisch berekend in een Peppol-factuur?

Nee, de btw wordt berekend door uw facturatiesoftware. Het Peppol-formaat zorgt er wel voor dat de btw-gegevens gestructureerd worden meegestuurd, zodat de ontvanger deze automatisch kan verwerken.

Kan ik intracommunautaire leveringen factureren via Peppol?

Ja, het Peppol BIS 3.0 formaat ondersteunt intracommunautaire transacties met de juiste btw-codes (btw verlegd). Dit maakt het eenvoudiger om correct te factureren aan klanten in andere EU-landen.

Voldoet een Peppol-factuur aan de bewaarplicht?

Ja, mits u de facturen op de juiste wijze bewaart. De bewaarplicht van 7 jaar geldt ook voor e-facturen. Een goed Peppol Access Point biedt archiveringsfunctionaliteit die u helpt aan deze verplichting te voldoen.

Praktische tips voor btw-compliance

Enkele praktische tips om uw btw-compliance te waarborgen bij het gebruik van Peppol:

• Controleer regelmatig of uw btw-nummer correct is geregistreerd in uw Peppol-profiel
• Zorg ervoor dat uw boekhoudsoftware e-facturen correct verwerkt in de btw-aangifte
• Bewaar alle verzonden en ontvangen e-facturen gedurende minimaal 7 jaar
• Controleer bij binnenkomende facturen of het btw-nummer van de leverancier geldig is via het VIES-systeem
• Bespreek met uw boekhouder of accountant hoe e-facturatie past in uw administratieve processen

Peppol Box: btw-compliant factureren

Peppol Box zorgt ervoor dat uw e-facturen voldoen aan alle btw-vereisten. Ons platform valideert automatisch of alle verplichte velden correct zijn ingevuld voordat een factuur wordt verstuurd.

Met functies zoals automatische btw-tariefherkenning, archivering voor de bewaarplicht en exportmogelijkheden (CSV, XML, PDF) voor uw boekhoudsoftware, helpt Peppol Box u om zorgeloos btw-compliant te factureren. Uw boekhouder kan bovendien via Flexina Sync uw facturen gratis en automatisch ophalen uit Peppol Box. Start vandaag nog uw gratis proefperiode.