E-facturatie in Nederland: een compleet overzicht voor ondernemers

Wat is e-facturatie?

Elektronische facturatie, ook wel e-facturatie genoemd, is het digitaal versturen en ontvangen van facturen in een gestructureerd elektronisch formaat. In tegenstelling tot een PDF-factuur die via e-mail wordt verstuurd, is een echte e-factuur een bestand dat automatisch door boekhoudsoftware kan worden ingelezen en verwerkt.

In Nederland heeft e-facturatie de afgelopen jaren een enorme vlucht genomen, mede dankzij het Peppol-netwerk. Dit Europese netwerk maakt het mogelijk om facturen veilig en gestandaardiseerd uit te wisselen tussen bedrijven en overheden.

Voor ondernemers is het belangrijk om te begrijpen wat e-facturatie precies inhoudt, welke verplichtingen er gelden en hoe u zich kunt voorbereiden op toekomstige regelgeving.

De stand van zaken

Het land loopt voorop in Europa als het gaat om de adoptie van e-facturatie. De overheid heeft al in een vroeg stadium ingezet op het Peppol-netwerk voor het ontvangen van facturen van leveranciers. De Netherlands Peppol Authority (NPa), onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, beheert de lokale Peppol-infrastructuur.

Momenteel geldt het volgende:

• B2G (Business-to-Government): E-facturatie via Peppol is verplicht voor facturen aan de overheid
• B2B (Business-to-Business): Nog niet verplicht, maar er is een sterk vrijwillig gebruik van het Peppol-netwerk
• Toekomst: De Europese ViDA-richtlijn stuurt aan op B2B-verplichtingen rond 2030

De Kamer van Koophandel (KvK) speelt een belangrijke rol: het KvK-nummer wordt gebruikt als Peppol-identificatienummer voor lokale bedrijven, waardoor registratie eenvoudig en eenduidig is.

Waarom e-facturatie belangrijk is voor uw bedrijf

E-facturatie biedt tal van voordelen voor ondernemers, ongeacht de omvang van uw bedrijf:

• Tijdsbesparing: Facturen worden automatisch verwerkt, zonder handmatige invoer
• Kostenbesparing: Geen kosten voor papier, postzegels of handmatige verwerking
• Minder fouten: Gestructureerde data vermindert het risico op typefouten en onjuiste bedragen
• Snellere betaling: Facturen komen direct aan en kunnen sneller worden goedgekeurd
• Duurzaamheid: Minder papierverbruik is beter voor het milieu
• Compliance: Voldoe aan huidige en toekomstige wettelijke verplichtingen

Bovendien levert e-facturatie een betere cashflow op. Onderzoek toont aan dat bedrijven die e-facturen versturen gemiddeld 5 tot 10 dagen sneller betaald worden dan bij traditionele facturatie.

Het Peppol-netwerk

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online en is het meest gebruikte netwerk voor e-facturatie in Europa. Hier is Peppol de standaard voor overheidsinkoop en wordt het steeds meer gebruikt in de private sector.

Het Peppol-netwerk werkt via zogenaamde Access Points (toegangspunten). Deze dienstverleners verzorgen het veilig versturen en ontvangen van e-facturen. Vergelijk het met e-mail: u heeft een e-mailprovider nodig om berichten te versturen, en zo heeft u een Peppol Access Point nodig om e-facturen te versturen.

Ondersteunde formaten: SI-UBL en Peppol BIS

Er worden twee belangrijke e-facturatieformaten gebruikt:

1. SI-UBL 2.0 (NLCIUS): De lokale standaard voor e-facturatie, gebaseerd op de Europese norm EN 16931. Dit formaat is specifiek afgestemd op de binnenlandse markt en fiscale vereisten.
2. Peppol BIS 3.0: Het internationale Peppol-formaat dat in heel Europa wordt gebruikt. Dit formaat is compatibel met SI-UBL en wordt aanbevolen voor internationale handel.

Beide formaten zijn gebaseerd op de UBL (Universal Business Language) standaard en worden ondersteund door gangbare boekhoudoplossingen. Via Peppol Box kunt u bovendien beide formaten eenvoudig verwerken, ongeacht welk boekhoudpakket u gebruikt.

Hoe kunt u beginnen met e-facturatie?

De eerste stap naar e-facturatie is eenvoudiger dan u denkt. Hier is een beknopt stappenplan:

1. Kies een Peppol Access Point: Selecteer een betrouwbare dienstverlener zoals Peppol Box
2. Registreer uw KvK-nummer: Uw bedrijf wordt geregistreerd op het Peppol-netwerk met uw KvK-nummer als identificatie
3. Koppel uw boekhoudsoftware: Veel softwarepakketten ondersteunen Peppol-integratie. Via Peppol Box kunt u ook facturen exporteren als CSV, XML of PDF om in te laden in uw boekhouding
4. Begin met ontvangen: Start met het ontvangen van e-facturen en breid geleidelijk uit naar versturen

Met een oplossing als Peppol Box kunt u direct beginnen, zonder complexe technische implementatie.

De toekomst: ViDA en B2B-verplichtingen

De Europese Commissie heeft de VAT in the Digital Age (ViDA) richtlijn voorgesteld, die ingrijpende veranderingen met zich meebrengt voor e-facturatie in de EU. Voor Nederland wordt verwacht dat B2B e-facturatie rond juli 2030 verplicht wordt.

Dit betekent dat alle bedrijven, van zzp'er tot multinational, uiteindelijk verplicht worden om e-facturen te versturen en ontvangen. Door nu al te starten met e-facturatie, loopt u vooruit op deze verplichtingen en profiteert u al van de voordelen.

Begin vandaag nog met Peppol Box

E-facturatie is geen toekomstmuziek meer, het is de realiteit voor steeds meer bedrijven. Of u nu verplicht bent om e-facturen te versturen aan de overheid, of u wilt profiteren van de efficiencyvoordelen, Peppol Box maakt het u gemakkelijk.

Met Peppol Box kunt u in enkele minuten starten met e-facturatie. Registreer uw KvK-nummer, ontvang en verstuur facturen via het Peppol-netwerk, en beheer alles vanuit een overzichtelijk dashboard. Probeer Peppol Box vandaag nog gratis en ontdek hoe eenvoudig e-facturatie kan zijn.