Uw boekhoudsoftware koppelen aan Peppol: zo werkt het met elk pakket

Uw boekhoudsoftware en Peppol: een essentiële combinatie

Voor een soepele e-facturatie-ervaring is het belangrijk dat uw boekhoudsoftware goed samenwerkt met het Peppol-netwerk. Er zijn in Nederland tal van boekhoudpakketten in gebruik, van compacte oplossingen voor zzp'ers tot uitgebreide ERP-systemen voor het midden- en grootbedrijf.

Het goede nieuws: u hoeft niet van software te wisselen om met Peppol te starten. Peppol Box is ontworpen om als universele schakel te fungeren tussen uw bestaande boekhouding en het Peppol-netwerk. In dit artikel laten we zien hoe dat werkt, welke koppelmethoden er zijn en hoe u in de praktijk het snelst aan de slag gaat.

Vier manieren om uw software te koppelen

Ongeacht welk boekhoudpakket u gebruikt, er is altijd een manier om verbinding te maken met Peppol. Peppol Box biedt vier koppelmethoden die passen bij elke situatie:

1. Peppol Box webportaal en apps

De eenvoudigste manier om te starten: gebruik het Peppol Box webportaal of de mobiele apps (iOS en Android) om facturen direct aan te maken, te versturen en te ontvangen. Dit werkt als volgt:

• Facturen aanmaken: Maak rechtstreeks e-facturen aan in het Peppol Box dashboard
• Ontvangen en beheren: Bekijk, zoek en filter ontvangen facturen in uw beveiligde inbox
• Meldingen: Ontvang notificaties bij nieuwe facturen en statuswijzigingen
• Mobiel werken: Beheer uw facturen onderweg via de iOS- en Android-apps

Dit is de ideale methode voor ondernemers die snel willen starten zonder technische configuratie.

2. Export/Import via CSV, XML of PDF

Vrijwel elke boekhoudsoftware biedt de mogelijkheid om factuurgegevens te exporteren en importeren. Met Peppol Box kunt u bestanden eenvoudig uitwisselen met uw boekhouding:

• Exporteer ontvangen facturen uit Peppol Box als CSV, XML of PDF
• Importeer deze bestanden in uw boekhoudsoftware voor verdere verwerking
• Peppol Box converteert factuurgegevens automatisch naar SI-UBL of Peppol BIS formaat bij verzending
• Flexibele formaten: Kies het formaat dat het beste past bij uw boekhoudsoftware

Deze methode is ideaal als u een beperkt aantal facturen verwerkt of als uw software geen directe API-koppeling ondersteunt.

3. Peppol Box API voor maatwerkintegratie

Voor bedrijven met specifieke behoeften of een eigen IT-afdeling biedt Peppol Box een API beschikbaar voor automatisering:

• Volledig programmeerbaar: Integreer Peppol-functionaliteit rechtstreeks in uw eigen systemen
• Batch-verwerking: Verstuur grote aantallen facturen in één API-aanroep
• Documentatie: Technische documentatie en testomgeving beschikbaar

Dit is de aanbevolen methode voor bedrijven die een volledig geautomatiseerde workflow willen.

4. Bonus: Flexina Sync voor uw boekhouder

Flexina Sync is een gratis tool exclusief voor boekhouders. Het stelt uw boekhouder in staat om uw facturen automatisch op te halen uit Peppol Box, zonder moeite voor u:

• Automatische ophaling: Uw boekhouder ontvangt uw facturen automatisch via e-mail, een webportaal of een desktopapplicatie
• Formaat naar keuze: Facturen worden opgehaald als UBL XML of PDF, afhankelijk van de voorkeur van uw boekhouder
• Brede compatibiliteit: Werkt met alle gangbare boekhoudsoftware die UBL XML of PDF accepteert
• Platformintegratie: Koppeling mogelijk met bestaande systemen zoals Billtobox, Billit en Horus

Met Flexina Sync haalt uw boekhouder uw facturen automatisch op uit Peppol Box -- gratis en zonder moeite voor u.

Welke software u ook gebruikt: het werkt

Een van de sterkste punten van Peppol Box is de universele compatibiliteit. U hoeft niet te wisselen van boekhoudpakket om van Peppol te profiteren. Hier zijn enkele veelvoorkomende scenario's:

• Pakket met ingebouwde Peppol-ondersteuning: Veel moderne boekhoudoplossingen bieden al een Peppol-module. Peppol Box kan ook in dit geval waardevol zijn als u behoefte heeft aan extra functionaliteit, zoals een centraal dashboard of mobiele apps.
• Pakket zonder Peppol-module: Gebruikt u software die geen directe Peppol-integratie biedt? Dan fungeert Peppol Box als uw externe Peppol Access Point. Via CSV/XML/PDF-export of de API verbindt u uw bestaande werkproces eenvoudig met het Peppol-netwerk. Uw boekhouder kan bovendien via Flexina Sync uw facturen gratis en automatisch ophalen.
• ERP-systeem of maatwerksoftware: Via de Peppol Box API integreert u Peppol-functionaliteit rechtstreeks in uw bedrijfssoftware of ERP-oplossing, zonder aanpassing van uw bestaande processen.
• Basisadministratie in Excel of vergelijkbare tools: Zelfs als u uw facturatie nog handmatig bijhoudt, kunt u via het Peppol Box webplatform facturen aanmaken en versturen via Peppol.

Veelgestelde vragen

Moet ik van boekhoudsoftware wisselen om Peppol te gebruiken?

Nee, absoluut niet. Peppol Box past zich aan op uw bestaande software. Of u nu een cloud-boekhoudpakket, een desktopapplicatie of een ERP-systeem gebruikt, er is altijd een manier om te koppelen.

Wat als mijn software geen API heeft?

Dan kunt u gebruikmaken van CSV- of XML-export. Vrijwel alle boekhoudsoftware ondersteunt het exporteren van factuurgegevens in een van deze formaten. Peppol Box converteert deze vervolgens naar het juiste Peppol-formaat.

Hoe lang duurt het om de koppeling in te richten?

Met het Peppol Box webportaal kunt u in enkele minuten starten. Uw boekhouder kan Flexina Sync snel configureren. Voor een API-koppeling op maat hangt de doorlooptijd af van de complexiteit van uw systeem, maar de technische documentatie versnelt het proces aanzienlijk.

De regelgeving: waarom nu al koppelen?

E-facturatie via Peppol is al verplicht voor facturen aan de overheid (B2G). Met de Europese ViDA-richtlijn wordt verwacht dat B2B e-facturatie rond juli 2030 verplicht wordt voor alle bedrijven. Door nu al uw boekhoudsoftware te koppelen aan Peppol via Peppol Box, bent u ruim op tijd voorbereid.

Bovendien profiteert u direct van de voordelen: snellere facturatie, minder fouten, lagere verwerkingskosten en een betere cashflow. U hoeft niet te wachten op de deadline om hier baat bij te hebben.

Peppol Box: de universele schakel

Peppol Box werkt samen met alle gangbare boekhoudsoftware. Welk pakket u ook gebruikt, Peppol Box biedt de Peppol-connectiviteit die u nodig heeft, via het webportaal, CSV/XML/PDF-export, de API of Flexina Sync voor uw boekhouder.

Met integraties, API-toegang en een gebruiksvriendelijk webplatform is Peppol Box de ideale aanvulling op uw bestaande boekhouding. Start vandaag nog met een gratis proefperiode en ontdek hoe naadloos Peppol Box samenwerkt met uw favoriete boekhoudsoftware.