B2B e-facturatie verplicht in 2030? De Nederlandse roadmap en ViDA-richtlijn

De grote verandering: B2B e-facturatie wordt verplicht

Terwijl e-facturatie aan de overheid (B2G) al verplicht is via Peppol, staat de volgende grote stap voor de deur: verplichte B2B e-facturatie. De Europese Commissie heeft met de VAT in the Digital Age (ViDA) richtlijn de basis gelegd voor een fundamentele verandering in de manier waarop bedrijven in de EU factureren.

Voor Nederland wordt verwacht dat B2B e-facturatie rond juli 2030 verplicht wordt. Dit betekent dat alle bedrijven, van zzp'er tot multinational, hun facturen elektronisch zullen moeten versturen en ontvangen in een gestructureerd formaat.

In dit artikel leggen we uit wat de ViDA-richtlijn inhoudt, wat de tijdlijn is en hoe u uw bedrijf kunt voorbereiden op deze ingrijpende verandering.

Wat is de ViDA-richtlijn?

De VAT in the Digital Age (ViDA) is een ambitieus voorstel van de Europese Commissie dat drie pijlers omvat:

1. Digitale rapportageverplichtingen (DRR): Real-time rapportage van intracommunautaire transacties via gestructureerde e-facturen
2. Platformeconomie: Nieuwe btw-regels voor online platforms
3. Eenmalige btw-registratie: Vereenvoudiging van btw-registraties binnen de EU

Voor e-facturatie is vooral de eerste pijler relevant. De ViDA-richtlijn bepaalt dat alle intracommunautaire B2B-transacties verplicht via gestructureerde e-facturen moeten worden gefactureerd, met real-time rapportage aan de belastingautoriteiten.

De tijdlijn

Hoewel de exacte implementatiedata nog niet definitief zijn vastgesteld, is de verwachte tijdlijn als volgt:

• Heden: B2G e-facturatie via Peppol is verplicht; B2B is vrijwillig maar groeit sterk
• 2025-2027: Verdere consultatie en wetgevingsvoorbereiding
• 2028-2029: Verwachte publicatie van nationale implementatiewetgeving en overgangsperiode
• Juli 2030: Verwachte deadline voor verplichte B2B e-facturatie conform ViDA

De overheid heeft nog geen definitief standpunt ingenomen over de exacte invulling, maar de Netherlands Peppol Authority (NPa) en het Ministerie van Financiën werken samen aan de voorbereiding.

Wat betekent dit voor uw bedrijf?

De impact van verplichte B2B e-facturatie is aanzienlijk en raakt alle aspecten van uw facturatieproces:

Voor uitreikende bedrijven (leveranciers)

• Alle facturen moeten in gestructureerd elektronisch formaat worden verstuurd (geen PDF meer)
• Facturen moeten via een gecertificeerd netwerk zoals Peppol worden verzonden
• Real-time of near-real-time rapportage aan de Belastingdienst wordt mogelijk verplicht
• Uw facturatiesoftware moet Peppol-compatibel zijn

Voor ontvangende bedrijven (afnemers)

• U moet een Peppol-adres hebben om e-facturen te ontvangen
• Uw boekhoudsysteem moet e-facturen kunnen verwerken
• Papieren en PDF-facturen worden niet meer geaccepteerd als wettelijk geldige factuur

Een platform als Peppol Box kan hierbij als centraal ontvangstpunt dienen. U kunt uw facturen exporteren als CSV, XML of PDF om in te laden in uw boekhoudsoftware. Bovendien kan uw boekhouder via Flexina Sync uw facturen gratis en automatisch ophalen uit Peppol Box.

Lessen uit andere EU-landen

Verschillende EU-landen zijn al voorgegaan met B2B e-facturatieverplichtingen. Wat kunnen we leren?

• Italië: Sinds 2019 verplichte B2B e-facturatie via het SDI-platform. Resultaat: significante vermindering van btw-fraude en verbeterde compliance.
• Polen: Invoering van het KSeF-platform voor verplichte e-facturatie. Toont het belang van een goed geplande uitrol.
• Frankrijk: Gefaseerde invoering van B2B e-facturatie. Laat zien dat een stapsgewijze aanpak effectief kan zijn.
• België: Verplichte B2B e-facturatie vanaf 2026. Als buurland een relevant voorbeeld.

De gemeenschappelijke les is duidelijk: vroeg beginnen loont. Bedrijven die zich tijdig voorbereiden, ervaren minder problemen bij de overgang.

Hoe bereidt u zich voor?

Hoewel 2030 misschien nog ver weg lijkt, is het verstandig om nu al stappen te ondernemen:

1. Inventariseer uw huidige situatie: Welke boekhoudsoftware gebruikt u? Ondersteunt deze Peppol? Hoeveel facturen verstuurt en ontvangt u per maand?
2. Start met B2G: Als u factureert aan de overheid, begin daar met Peppol. Dit geeft u ervaring met het systeem.
3. Kies een Peppol Access Point: Selecteer nu al een betrouwbare dienstverlener zoals Peppol Box, zodat u klaar bent wanneer de verplichting ingaat.
4. Train uw medewerkers: Zorg ervoor dat uw financiële afdeling vertrouwd raakt met e-facturatie.
5. Informeer uw leveranciers en klanten: Stimuleer uw zakenpartners om ook over te stappen op Peppol.

De voordelen van nu al starten

U hoeft niet te wachten tot 2030 om te profiteren van e-facturatie. De voordelen van nu al starten zijn evident:

• Directe kostenbesparing: Minder papier, postzegels en handmatige verwerking
• Snellere betaling: E-facturen worden sneller verwerkt en betaald
• Betere cashflow: Door snellere facturatie en betaling verbetert uw cashflow
• Concurrentievoordeel: Laat aan uw klanten zien dat u modern en efficiënt werkt
• Soepele transitie: Tegen 2030 bent u al een ervaren Peppol-gebruiker

Begin nu met Peppol Box

Wacht niet tot de deadline nadert. Peppol Box helpt u om vandaag nog te starten met e-facturatie via het Peppol-netwerk. Of u nu begint met B2G-facturatie of alvast wilt oefenen voor de B2B-verplichting, Peppol Box maakt het eenvoudig.

Met een gratis proefperiode kunt u zonder risico ervaren hoe e-facturatie werkt. Registreer uw KvK-nummer, verstuur uw eerste e-factuur en ontdek waarom duizenden bedrijven al voor Peppol Box hebben gekozen. Start vandaag nog en wees klaar voor 2030.