Peppol vs PDF per E-Mail: firwat de strukturéierte Format alles ännert

De heefegste Feelschluss iwwer elektronesch Rechnungsstellung

Wann iwwer elektronesch Rechnungsstellung zu Lëtzebuerg geschwat gëtt, kënnt eng Verwiesselung reegelméisseg zeréck: vill Entreprisen denken, datt d'Verschécke vun enger PDF per E-Mail eng elektronesch Rechnung am Sënn vum Gesetz duerstellt. Dat ass falsch.

Eng PDF per E-Mail ass zwar en digitalen Dokument, mee et ass keeng strukturéiert elektronesch Rechnung, wéi se vun der europäescher Norm EN 16931 definéiert ass. Dësen Ënnerscheed ass fundamental, well en direkt Implikatiounen op d'gesetzlech Konformitéit, d'operativ Effizienz an d'Sécherheet vun den Handelsaustausch huet.

Dësen Artikel vergläicht déi zwee Approchen am Detail an erkläert, firwat Peppol en enorme Sprong no vir am Verglach zum PDF per E-Mail duerstellt.

PDF per E-Mail: d'Grenze vun enger falscher Simplizitéit

D'PDF per E-Mail schéint ufanks einfach a praktesch. Trotzdeem weist dës Method vill Grenzen op:

Keng automatesch Behandlung

Eng PDF ass virun allem en visuellen Dokument, conceiveiert fir vun engem Mënsch gelies ze ginn. Et enthalen keng strukturéiert Donnéeën, déi direkt vun ärer Comptabilitéitssoftware exploitéiert kënnen ginn. All Rechnung, déi als PDF kritt gëtt, muss manuell ageginn oder vun enger OCR-Software (optesch Zeichenerkennung) gescannt ginn, mat all de Feeler, déi dat mat sech bréngt.

Keng Garantie fir d'Kréi

Eng E-Mail ze schécken garantéiert net, datt se krut a gelies gouf. E-Maile kënne an de Spam-Filtere verléieren, iwwergangen oder aus Verläsch geläscht ginn. Et gëtt keen zouverlässege Kréibestäteigung, deen an de Prozess integréiert ass.

Sécherheetsrisiken

D'E-Mail ass e Kanal, deen ufälleg fir Phishing-Ugrëffer a Rechnungsbetrug ass. Cyberkrimineller kënnen E-Maile offänken oder se falsifizéieren, fir falsch Rechnungen mat geännerte Bankkoordinaten ze schécken. Dës Zort Betrug kascht den Entreprisen all Joer Milliounen Euro.

Net konform fir B2G

Zënter Mäerz 2023 akzeptéieren d'Ëffentlech Entitéiten am Groussherzogtum keng Rechnungen als PDF per E-Mail méi. Nëmmen d'Kanäl Peppol a MyGuichet.lu sinn autoriséiert. Eng PDF per E-Mail un eng ëffentlech Administratioun ze schécken, féiert zum Refus vun der Rechnung.

Peppol: de strukturéierte Format, deen alles ännert

Am Géigesaz zur PDF ass eng Peppol-Rechnung en strukturéierten Dokument an XML (Format UBL 2.1), wou all Informatioun en dedicatéiert a normaliséiert Feld huet. Hei ass wat dat konkret ännert:

100 % automatesch Behandlung

D'Donnéeën vun enger Peppol-Rechnung kënnen direkt vun all kompatible Comptabilitéits-Tool gelies a traitéiert ginn. Keng manuell Saisi méi, keng OCR-Erkennung néideg. De Montant ouni TVA, d'TVA, d'Produktreferenzen, d'Bankkoordinaten: all ass strukturéiert an direkt exploitabel. Peppol Box bitt CSV-, XML- an PDF-Exporten souwéi eng API, déi fir d'Automatiséierung verfügbar ass. Zousätzlech kritt äre Comptable duerch Flexina Sync är Rechnungen automatesch vu Peppol Box — gratis an ouni Opwand fir Iech.

Garantéiert a verfollegbar Liwwerung

De Peppol-Reseau liwwert Kréibestäteigungen bei all Versand. Dir wësst mat Sécherheet, ob är Rechnung beim Destinataire ukomm ass. Bei engem technesche Problem alarméiert de System Iech direkt.

Verstäerkte Sécherheet

De Peppol-Reseau ass en zertifizéierten a geschlossene Reseau. All Participant ass authentifizéiert a identifizéiert duerch seng TVA-Nummer. Et ass onméiglech fir en net autoriséierten Drëtt, eng Rechnung ze schécken, andeems e se als eng aner Entreprise ausgëtt. Dat eliminéiert d'Risiko vu Rechnungsbetrug.

Totale gesetzlech Konformitéit

Peppol-Rechnunge si konform mat der Norm EN 16931 a gi vun allen ëffentlechen Administratiounen akzeptéiert. Si entspriechen och den Ufuerderungen vun der ACD an Bezug op steierlech Dokumentatioun.

Punkt-fir-Punkt-Vergläich

• Format: PDF ass en onstrukturéierten visuellen Dokument; Peppol benotzt strukturéiert XML (UBL 2.1)
• Behandlung: PDF erfuerdert manuell Saisi oder OCR; Peppol erméiglecht eng 100 % automatesch Behandlung
• Léiwierung: E-Mail ouni Garantie; Peppol mat Kréibestäteigung
• Sécherheet: E-Mail ufälleg fir Phishing; Peppol ass en zertifizéierten a séchere Reseau
• B2G-Konformitéit: PDF net akzeptéiert; Peppol ass en offizielle Kanal
• Behandlungskäschten: PDF mat verstoppte Saisi-Käschten; Peppol reduzéiert d'Käschten drastesch
• Feeler: PDF ufälleg fir mënschlech Saisi-Feeler; Peppol eliminéiert d'Feeler dank dem strukturéierten Format
• Archivéierung: PDF erfuerdert manuell Klassifikatioun; Peppol erméiglecht eng automatesch a strukturéiert Archivéierung

D'Zuele schwätze fir sech selwer

D'europäesch Studien weisen signifikant Ënnerscheeder an de Behandlung-Käschten:

• Duerchschnëttliche Behandlung-Käschte fir eng Pabeier- oder PDF-Rechnung: 10 bis 30 Euro
• Duerchschnëttliche Behandlung-Käschte fir eng strukturéiert elektronesch Rechnung: 1 bis 3 Euro

Fir eng Entreprise, déi 100 Rechnungen de Mount traitéiert, kann den Ënnerscheed eng Erspuernis vu 1.000 bis 2.700 Euro de Mount duerstellen, also 12.000 bis 32.000 Euro de Joer.

D'Transitioun ass méi einfach wéi een denkt

Vum PDF per E-Mail op Peppol ze wiesselen erfuerdert net, är Prozesser ze veränneren. Mat enger Léisung wéi Peppol Box geschitt d'Transitioun reibungslos:

1. Aschreift Iech op Peppol Box a wéinege Minutten
2. Registréiert är TVA-Nummer als Peppol-Identifiant
3. Fänkt un, strukturéiert Rechnungen iwwer d'Web-Interface oder d'mobil Applikatioun ze schécken
4. Kritt d'Rechnunge vun äre Fournisseuren direkt an är Peppol-Box

Dir kënnt weider PDFen per E-Mail un är Clienten schécken, déi nach net um Peppol ugeschloss sinn, an derzäit Peppol fir déi benotzen, déi et sinn. D'Transitioun ka progressiv sinn.