Peppol obligatoresch fir ëffentlech Marchen zu Lëtzebuerg: praktesche Guide

Eng kloer Obligatioun fir all Fournisseuren vum Staat

Lëtzebuerg huet en entscheedende Schrëtt an der elektronescher Rechnungsstellung gemaach: zënter Mäerz 2023 mussen all Entreprisen, déi ëffentlech Entitéiten fakturéieren, hir Rechnungen onbedéngt ënner der Form vun engem strukturéierten elektroneschen Dokument erausginn. Dës Obligatioun betrëfft all Gréisste vun Entreprisen, vu grousse Gesellschaften bis zu Mikro-Entreprisen an Eenzelunternehmer.

Dës Mesure ass am Kader vun der europäescher Direktiv 2014/55/UE iwwer d'elektronesch Rechnungsstellung an ëffentlechen Opträg. D'Groussherzogtum huet dës Direktiv ëmgesat andeems et d'Benotzung vun der Norm EN 16931 fir all Rechnungen, déi un de ëffentleche Secteur geriicht sinn, obligatoresch gemaach huet.

Fir déi betraff Entreprinen bedeit dat, datt d'Verschécke vun engem einfache PDF per E-Mail oder enger Pabeierrechnung per Post net méi duergeet. D'Rechnunge mussen an engem strukturéierte Format iwwerdroe ginn, iwwer ee vun den zwee offiziell unerkannten Kanäl.

Déi zwee autoriséiert Kanäl: Peppol a MyGuichet.lu

D'Regierung huet zwee offiziell Kanäl fir d'Rezeptioun vun den elektronesche Rechnunge duerch d'Ëffentlech Entitéite definéiert:

1. De Peppol-Reseau

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ass en internationalen séchere Reseau, deen den Austausch vun elektronesche Geschäftsdokumenter erméiglecht. Fir dëse Kanal ze benotzen, muss d'Entreprise iwwer en zertifizéierten Peppol-Zougangspunkt (Access Point) goen, deen d'Rechnung am erfuerderleche Format un déi ëffentlech Destinataire-Entitéit iwwerdréit.

Den Haaptvirdeel vu Peppol ass säin universelle Charakter: wann Dir um Reseau ugeschloss sidd, kënnt Dir all ëffentlech Entitéit hei fakturéieren, awer och an anere Länder, déi um Peppol-Reseau ugeschloss sinn (Belsch, Holland, Frankräich, Däitschland, asw.). Eng Léisung wéi Peppol Box mécht dës Verbindung einfach a séier, selwer fir Net-Techniker-Entreprisen.

2. D'Plattform MyGuichet.lu

MyGuichet.lu ass de gouvernementalen Online-Portal, dee vum Centre des technologies de l'information de l'État (CTIE) geréiert gëtt. Erméiglecht den Entreprisen, hir elektronesch Rechnungen direkt iwwer eng Web-Interface z'iwwerdroen.

Dëse Kanal ass besonnesch adaptéiert fir kleng Entreprisen, déi e limitéierte Volume vu Rechnungen un de ëffentleche Secteur verschécken an net an eng dedizéiert Peppol-Léisung investéiere wëllen. D'manuell Saisi op MyGuichet.lu kann awer fir Entreprisen, déi e grousse Volume vu Rechnungen traitéieren, zäitraugend ginn.

Wéi ëffentlech Entitéite betraff sinn?

D'Obligatioun deckt d'Gesamtheit vun den ëffentlechen Entitéiten of, namely:

• D'Staat a seng Ministèren
• D'Ëffentlech Verwaltungen
• D'Gemengen
• D'Ëffentlech Etablissementer
• D'Syndikater vun de Gemengen
• D'Socialversécherungsorganismen

An der Praxis muss all Rechnung, déi un eng vun dësen Entitéite geriicht ass, ënner der Form vun engem strukturéierten elektroneschen Dokument iwwerdroe ginn. Pabeierrechnungen oder onstrukturéiert PDFen ginn refuséiert.

D'technesch Ufuerderungen ze respektéieren

Fir konform ze sinn, muss är elektronesch Rechnung verschidde technesch Critèren erfëllen:

• Format: konform mat der Norm EN 16931 (UBL 2.1 oder CII Syntax recommandéiert)
• Identifiant: Benotzung vun der TVA-Nummer oder dem Matricule mat 11 Zifferen als Peppol-Identifiant (Codelist 9938)
• Iwwerdroung: iwwer de Peppol-Reseau oder d'Plattform MyGuichet.lu
• Obligatoresch Inhalt: all legal Erwähnungen, déi vun der TVA-Gesetzgebung erfuerderlech sinn

De Peppol-Identifiant zu Lëtzebuerg kann entweder d'TVA-Nummer (Format LU + 8 Zifferen) oder de Matricule mat 11 Zifferen sinn, je no Destinataire-Entitéit. Verifizéiert ëmmer den exakte Identifiant vun ärem Destinataire am Peppol-Verzeichnis virum Versand.

D'Feeler ze vermeiden

Vill Entreprisen maache Feeler bei hiren éischten elektronesche Rechnungen un de ëffentleche Secteur. Hei sinn déi heefegsten:

1. En PDF per E-Mail schécken: e PDF, och wa et all néideg Informatiounen enthalen, ass keng strukturéiert elektronesch Rechnung am Sënn vum Gesetz
2. En falschen Identifiant benotzen: de Peppol-Identifiant vum Destinataire muss exakt deem entspriechen, deen am Reseau registréiert ass
3. Obligatoresch Erwähnungen vergiessen: all Felder, déi vun der Norm EN 16931 erfuerderlech sinn, mussen ausgefëllt ginn
4. D'Kréi net verifizéieren: am Géigesaz zu enger E-Mail liwwert de Peppol-Reseau Kréibestäteigungen, déi wichteg ze verifizéieren sinn

D'Virdeeler fir d'Fournisseuren vum Staat

Wann d'Obligatioun ufanks contraint schéngt, bitt se reell Virdeeler fir d'Entreprisen, déi de ëffentleche Secteur fakturéieren:

• Séier Bezuelung: elektronesch Rechnunge ginn automatesch traitéiert, wat d'Bezuelungsfristen reduzéiert
• Manner Sträit: dat strukturéiert Format reduzéiert Feeler a Reck vu Rechnungen
• Komplett Traçabilitéit: Dir wësst genee, wänn är Rechnung krut a betraff gouf
• Preparatioun fir d'Zukunft: andeems Dir Peppol schonn adoptéiert, sidd Dir pret, wann d'elektronesch B2B-Rechnungsstellung sech generaliséiert

Wat dat konkreet fir eng KM ännert

Fir eng KM oder en Eenzelunternehmer, deen de ëffentleche Secteur fakturéiert, bedeit d'Obligatioun konkret, datt ee vun engem Versand per E-Mail oder Post op en Versand iwwer e strukturéierte Kanal wiesselen muss. Dëse Changement ka technesch schéngen, mä mat dem richtege Tool ass d'Transitioun séier.

Wann Dir nëmme seelen Rechnungen un de ëffentleche Secteur schéckt (e puer am Joer), ka MyGuichet.lu genéigen. Wann Dir awer reegelméisseg Fluxen hutt, méi ëffentlech Destinatairen, oder wann Dir är Rechnungsstellung automatiséiere wëllt, gëtt Peppol Box méi relevant.

Wéi séier konform ginn

D'Mise en Konformitéit kann a wéinege Schrëtt geschéien:

1. Identifizéiert är Clienten am ëffentleche Secteur
2. Wielt ären Iwwerdroungskanal: Peppol (recommandéiert fir de Volume) oder MyGuichet.lu (adaptéiert fir kleng Volumen)
3. Wann Dir Peppol wielt, selektéiert eng konform Léisung wéi Peppol Box
4. Konfiguréiert äre Peppol-Identifiant baséiert op ärer TVA-Nummer
5. Maacht en Testversand ier Dir an d'Produktioun geet