Peppol pour débutants : guide d'introduction pour les entreprises luxembourgeoises

Peppol, c'est quoi exactement ?

Si vous êtes chef d'entreprise, comptable ou indépendant au Luxembourg, vous avez probablement entendu le terme Peppol sans forcément comprendre ce qu'il signifie concrètement. Pas de panique : cet article vous explique tout en termes simples.

Peppol est l'acronyme de Pan-European Public Procurement OnLine. Il s'agit d'un réseau international sécurisé qui permet aux entreprises et aux administrations d'échanger des documents commerciaux électroniques de manière standardisée. Pensez-y comme à un "internet des factures" : un réseau universel où chaque participant peut envoyer et recevoir des factures électroniques, quel que soit le logiciel qu'il utilise.

Concrètement, Peppol fonctionne comme un réseau postal numérique. Chaque entreprise inscrite dispose d'une adresse unique (basée sur son numéro de TVA) et peut envoyer des factures à n'importe quel autre participant du réseau, qu'il soit dans le Grand-Duché, en Belgique, aux Pays-Bas ou dans tout autre pays connecté à Peppol.

Comment fonctionne le réseau Peppol ?

Le fonctionnement de Peppol repose sur trois éléments principaux :

1. Les points d'accès (Access Points)

Pour se connecter au réseau Peppol, une entreprise passe par un point d'accès certifié, aussi appelé Access Point. C'est un prestataire de services (comme Peppol Box) qui fait office de passerelle entre votre entreprise et le réseau Peppol. Le point d'accès se charge de transmettre vos factures au bon destinataire et de recevoir les factures qui vous sont adressées.

2. Le répertoire SMP

Chaque participant au réseau Peppol est enregistré dans un répertoire (SMP - Service Metadata Publisher). Ce répertoire contient les informations nécessaires pour acheminer les documents vers le bon destinataire, notamment son identifiant Peppol et son point d'accès.

3. Le format standardisé

Les documents échangés via Peppol suivent des formats standardisés, principalement le format UBL 2.1 conforme à la norme européenne EN 16931. Cela garantit que les factures sont compréhensibles par tous les systèmes connectés au réseau, quelle que soit la solution logicielle utilisée.

Pourquoi Peppol est important ici

Dans le pays, Peppol revêt une importance particulière pour plusieurs raisons :

• Obligation B2G : depuis mars 2023, Peppol est l'un des deux canaux autorisés (avec MyGuichet.lu) pour facturer les organismes publics
• Économie ouverte : le Grand-Duché, avec sa forte orientation internationale, bénéficie particulièrement d'un réseau transfrontalier comme Peppol
• Impact belge : la Belgique voisine rendra la facturation électronique B2B obligatoire via Peppol en 2026, ce qui concerne directement les entreprises locales ayant des clients ou fournisseurs belges
• Stratégie nationale : le Ministère de la Digitalisation encourage activement l'adoption de Peppol dans le cadre de sa stratégie de transformation numérique

L'identifiant Peppol au Luxembourg

Ici, votre identifiant Peppol est basé sur votre numéro de TVA (format LU suivi de 8 chiffres). C'est cette adresse unique qui permet aux autres participants du réseau de vous envoyer des factures et à vous d'en recevoir.

Lorsque vous vous inscrivez auprès d'un point d'accès Peppol, votre numéro de TVA est enregistré dans le répertoire Peppol. À partir de ce moment, n'importe quelle entreprise connectée au réseau Peppol dans le monde peut vous trouver et vous envoyer des factures électroniques.

Les premiers pas avec Peppol

Démarrer avec Peppol est plus simple que vous ne le pensez. Voici les étapes à suivre :

1. Choisissez un point d'accès : sélectionnez un prestataire Peppol certifié adapté à vos besoins. Peppol Box offre une solution simple et abordable, idéale pour les PME
2. Enregistrez votre entreprise : fournissez votre numéro de TVA et les informations de votre entreprise
3. Configurez votre compte : paramétrez vos préférences de réception et d'envoi de factures
4. Testez l'envoi : effectuez un premier envoi test pour vérifier que tout fonctionne correctement
5. Passez en production : commencez à envoyer et recevoir vos factures via Peppol

L'ensemble du processus peut être réalisé en quelques minutes avec Peppol Box, qui propose une interface intuitive spécialement conçue pour les utilisateurs non techniques. De plus, Peppol Box propose des exports CSV, XML et PDF, une API pour l'automatisation, ainsi que des intégrations avec les outils existants. Grâce à Flexina Sync, votre comptable récupère automatiquement vos factures depuis Peppol Box — gratuitement et sans effort de votre part.

Les questions fréquentes des débutants

Peppol remplace-t-il mon logiciel de comptabilité ?

Non. Peppol est un canal de transmission, pas un outil comptable. Il s'intègre à votre solution existante ou peut être utilisé indépendamment via une plateforme web comme Peppol Box.

Combien coûte Peppol ?

Les coûts varient selon le fournisseur et le volume de factures. Peppol Box propose des formules adaptées aux PME. De plus, le programme SME Packages Digital du Ministère de l'Économie peut couvrir jusqu'à 70 % des coûts de digitalisation.

Mes clients doivent-ils aussi être sur Peppol ?

Pour recevoir une facture via Peppol, le destinataire doit être enregistré sur le réseau. Les organismes publics le sont déjà. Pour vos clients privés, vous pouvez les inviter à rejoindre le réseau ou continuer à utiliser d'autres canaux en parallèle.