Peppol vs. PDF und E-Mail: Warum strukturierte E-Rechnungen überlegen sind

Die PDF-Rechnung: Ein Auslaufmodell?

Für die meisten Unternehmen hierzulande ist der Ablauf seit Jahren derselbe: Rechnung in Word oder Excel erstellen, als PDF exportieren und per E-Mail verschicken. Einfach, schnell, kostengünstig – so scheint es zumindest. Doch dieser Ablauf hat mehr Schwächen, als man auf den ersten Blick vermuten würde.

Mit der B2G-Pflicht seit März 2023 hat das Großherzogtum bereits deutlich gemacht: Die Zukunft gehört der strukturierten elektronischen Rechnung. Aber auch im B2B-Bereich gibt es gute Gründe, von PDF auf Peppol umzusteigen – auch wenn dies noch nicht verpflichtend ist.

Was ist der Unterschied?

Der grundlegende Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer Peppol-Rechnung liegt in der Datenstruktur:

• PDF-Rechnung: Ein Bild Ihrer Rechnung. Die Daten sind für den Empfänger nicht maschinenlesbar. Jede Zeile muss manuell abgetippt oder per OCR-Software (mit Fehlerrisiko) eingelesen werden.
• Peppol-Rechnung: Ein strukturiertes XML-Dokument mit klar definierten Datenfeldern. Die Daten werden automatisch in die Buchhaltungssoftware des Empfängers übernommen.

Stellen Sie sich den Unterschied so vor: Eine PDF ist wie ein Foto eines Formulars, während eine Peppol-Rechnung die ausgefüllten Formularfelder direkt digital liefert.

Die Schwächen der PDF per E-Mail

Die traditionelle Methode, Rechnungen als PDF per E-Mail zu versenden, hat zahlreiche Schwachstellen:

Fehleranfälligkeit

Wenn der Empfänger die Rechnungsdaten manuell in sein Buchhaltungssystem eingibt, sind Tippfehler vorprogrammiert. Falsche Beträge, vertauschte MwSt-Sätze oder fehlerhafte Kontonummern führen zu Verzögerungen und Korrekturbedarf.

Keine Zustellgarantie

E-Mails können im Spam-Ordner landen, von Firewalls blockiert oder schlichtweg übersehen werden. Sie haben keine Gewissheit, dass Ihre Rechnung angekommen ist – und keine automatische Empfangsbestätigung.

Zeitaufwand

Beide Seiten verlieren Zeit: Der Sender muss die PDF erstellen und verschicken, der Empfänger muss sie manuell verarbeiten. Bei wachsendem Rechnungsvolumen wird dieser Aufwand schnell zur Belastung.

Sicherheitsrisiken

E-Mails sind anfällig für Phishing und Betrug. Gefälschte Rechnungen per E-Mail sind ein häufiges Problem. Bei Peppol wird die Identität von Sender und Empfänger über das Netzwerk verifiziert.

Die Stärken von Peppol

Im Vergleich zur PDF per E-Mail bietet Peppol entscheidende Vorteile:

• Automatische Verarbeitung: Rechnungsdaten werden direkt in die Software des Empfängers übernommen
• Sichere Zustellung: Jede Rechnung wird über ein zertifiziertes Netzwerk zugestellt – mit Empfangsbestätigung
• Fehlerreduzierung: Strukturierte Daten eliminieren Tippfehler und Dopplungen
• Schnellere Zahlung: Automatisch verarbeitete Rechnungen werden schneller bezahlt
• Compliance: Erfüllung der B2G-Pflicht und Vorbereitung auf künftige Anforderungen
• Identitätsprüfung: Sender und Empfänger werden über ihre Peppol-ID verifiziert

Besonders relevant vor Ort

Für hiesige Unternehmen ist der Umstieg von PDF auf Peppol besonders sinnvoll:

• B2G-Pflicht: Für öffentliche Aufträge werden PDF-Rechnungen seit März 2023 nicht mehr akzeptiert
• Internationale Geschäftsbeziehungen: Viele Partner in Belgien, Deutschland und Frankreich nutzen bereits Peppol
• Belgische Pflicht 2026: Belgische Geschäftspartner werden ab 2026 E-Rechnungen verlangen
• Förderung: SME Packages Digital übernimmt bis zu 70 % der Umstellungskosten

Der Umstieg ist einfacher als gedacht

Viele Unternehmer befürchten, dass der Wechsel von PDF auf Peppol kompliziert und zeitaufwändig ist. In Wirklichkeit ist es erstaunlich einfach:

1. Registrierung bei einem Peppol Access Point wie Peppol Box (5 Minuten)
2. Peppol-ID erhalten (automatisch bei Registrierung)
3. Erste Rechnung versenden (in wenigen Klicks über die Web-Oberfläche oder App)

Sie müssen Ihre bisherige Buchhaltungssoftware nicht ersetzen. Peppol Box funktioniert als ergänzende Lösung mit Export (CSV/XML/PDF) und API für die Anbindung an Ihre bestehenden Prozesse. Mit Flexina Sync erhält Ihr Steuerberater Ihre Rechnungen automatisch aus Peppol Box — kostenlos und ohne Aufwand für Sie.