Peppol-Pflicht bei öffentlichen Aufträgen in Luxemburg: Was Unternehmen wissen müssen

E-Rechnungen an den Staat: Eine Pflicht für alle

Seit März 2023 ist die elektronische Rechnungsstellung im Bereich der öffentlichen Aufträge in Luxemburg verpflichtend. Diese Regelung betrifft ausnahmslos alle Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen an staatliche Einrichtungen, Gemeinden oder andere öffentliche Auftraggeber im Großherzogtum liefern.

Anders als in manchen EU-Ländern, die eine stufenweise Einführung nach Unternehmensgröße gewählt haben, gilt die hiesige B2G-Pflicht für alle Unternehmensgrößen gleichzeitig – vom Einzelunternehmer über das KMU bis zum multinationalen Konzern.

Diese Verpflichtung basiert auf der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die alle EU-Mitgliedstaaten zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen verpflichtet. Das Land hat sich dabei für eine konsequente Lösung entschieden, die alle Zulieferer einbezieht.

Welche Kanäle sind zugelassen?

Die Regierung hat genau zwei autorisierte Kanäle für die Übermittlung elektronischer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber festgelegt:

1. Das Peppol-Netzwerk

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein internationales Netzwerk für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Über einen zertifizierten Peppol Access Point wie Peppol Box können Unternehmen strukturierte E-Rechnungen direkt an die Empfänger im öffentlichen Sektor senden.

Vorteile des Peppol-Kanals:

• Automatisierung: Direkte Integration in Ihre bestehende Verwaltungslösung möglich
• International: Nutzen Sie denselben Kanal auch für Geschäftspartner in über 30 Ländern
• Schnell: Rechnungen werden in Echtzeit übermittelt
• Zukunftssicher: Peppol ist der EU-weit bevorzugte Standard

2. MyGuichet.lu

MyGuichet.lu ist die offizielle nationale Plattform der Verwaltung. Unternehmen können über diese Plattform ebenfalls E-Rechnungen an öffentliche Stellen einreichen. Der Zugang erfolgt über eine LuxTrust-Authentifizierung oder ein eIDAS-anerkanntes elektronisches Identifizierungsmittel.

Während MyGuichet.lu für bestimmte Verwaltungsvorgänge nützlich bleibt, bietet Peppol Box eine umfassendere Lösung für die elektronische Rechnungsstellung – insbesondere, wenn Sie auch B2B-Rechnungen versenden möchten.

Vorteile von MyGuichet.lu:

• Kostenlos: Keine zusätzlichen Gebühren für die Nutzung
• Manuelle Eingabe: Geeignet für Unternehmen mit wenigen Rechnungen
• Staatliche Plattform: Direkter Zugang zur Verwaltung

Welche öffentlichen Auftraggeber sind betroffen?

Die E-Rechnungspflicht gilt für alle öffentlichen Auftraggeber im Land:

• Staatliche Ministerien und Verwaltungen
• Gemeinden und Gemeindesyndikate
• Öffentliche Einrichtungen und Anstalten des öffentlichen Rechts
• Öffentliche Unternehmen im Sinne des Vergaberechts

Wenn Ihr Unternehmen an einen dieser Auftraggeber liefert, sind Sie verpflichtet, Ihre Rechnungen elektronisch über einen der beiden zugelassenen Kanäle einzureichen.

Technische Anforderungen an die E-Rechnung

Die E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis bedeutet das:

• Verwendung des UBL 2.1 oder CII (Cross Industry Invoice) Formats
• Enthaltene Pflichtfelder gemäß dem nationalen CIUS (Core Invoice Usage Specification)
• Korrekte Angabe der Peppol Participant ID des Empfängers
• Gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers

Mit Peppol Box müssen Sie sich um diese technischen Details keine Sorgen machen – die Lösung erstellt automatisch normkonforme E-Rechnungen. Mit Flexina Sync erhält Ihr Steuerberater Ihre Rechnungen automatisch aus Peppol Box — kostenlos und ohne Aufwand für Sie.

Praktische Schritte zur Umsetzung

Um die B2G-Pflicht zu erfüllen, empfehlen wir folgende Schritte:

1. Bestandsaufnahme: Identifizieren Sie alle Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern
2. Kanalwahl: Entscheiden Sie sich zwischen Peppol und MyGuichet.lu (oder nutzen Sie beide)
3. Registrierung: Melden Sie sich beim gewählten Service an und erhalten Sie Ihre Peppol-ID
4. Testphase: Senden Sie Testrechnungen, um den Prozess zu validieren
5. Schulung: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den neuen Ablauf
6. Fördermittel prüfen: Beantragen Sie ggf. die SME Packages Digital-Förderung (bis zu 70 % Zuschuss)

Häufige Fragen zur B2G-Pflicht

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung sende?

Öffentliche Auftraggeber sind nicht mehr verpflichtet, Rechnungen in anderen Formaten zu akzeptieren. Im schlimmsten Fall wird Ihre Rechnung nicht verarbeitet, was zu Verzögerungen bei der Zahlung führen kann.

Gilt die Pflicht auch für ausländische Lieferanten?

Ja, auch Unternehmen mit Sitz im Ausland, die an hiesige öffentliche Auftraggeber liefern, müssen E-Rechnungen über Peppol oder MyGuichet.lu einreichen. Das Peppol-Netzwerk macht dies besonders einfach, da es grenzüberschreitend funktioniert.