Peppol für Einsteiger: Einführung für Unternehmen

Was ist Peppol genau?

Wenn Sie Unternehmer, Buchhalter oder Selbstständiger in Luxemburg sind, haben Sie wahrscheinlich den Begriff Peppol gehört, ohne unbedingt zu verstehen, was er konkret bedeutet. Keine Panik: Dieser Artikel erklärt alles in einfachen Worten.

Peppol ist die Abkürzung für Pan-European Public Procurement OnLine. Es handelt sich um ein internationales sicheres Netzwerk, das Unternehmen und Verwaltungen den standardisierten Austausch elektronischer Handelsdokumente ermöglicht. Betrachten Sie es als ein "Internet der Rechnungen": ein universelles Netzwerk, in dem jeder Teilnehmer elektronische Rechnungen senden und empfangen kann, unabhängig von der verwendeten Software.

Konkret funktioniert Peppol wie ein digitales Postnetzwerk. Jedes im Netzwerk angemeldete Unternehmen verfügt über eine eindeutige Adresse (basierend auf seiner MwSt.-Nummer) und kann Rechnungen an jeden anderen Teilnehmer im Netzwerk senden, ob im Großherzogtum, in Belgien, in den Niederlanden oder in jedem anderen an Peppol angeschlossenen Land.

Wie funktioniert das Peppol-Netzwerk?

Die Funktionsweise von Peppol basiert auf drei Hauptelementen:

1. Die Zugangspunkte (Access Points)

Um sich mit dem Peppol-Netzwerk zu verbinden, nutzt ein Unternehmen ein zertifiziertes Zugangspunkt, auch Access Point genannt. Das ist ein zertifizierter Dienstleister, der als Gateway zwischen Ihrem Unternehmen und dem Peppol-Netzwerk fungiert. Das Zugangspunkt übermittelt Ihre Rechnungen an den richtigen Empfänger und empfängt die an Sie adressierten Rechnungen. Eine Lösung wie Peppol Box verbindet Sie über ein zertifiziertes Zugangspunkt mit dem Peppol-Netzwerk, ohne dass Sie diese technische Komplexität verwalten müssen.

2. Das SMP-Verzeichnis

Jeder Teilnehmer am Peppol-Netzwerk ist in einem Verzeichnis (SMP - Service Metadata Publisher) registriert. Dieses Verzeichnis enthält die notwendigen Informationen zur Zustellung der Dokumente an den richtigen Empfänger, insbesondere seine Peppol-Kennung und sein Zugangspunkt.

3. Das standardisierte Format

Die über Peppol ausgetauschten Dokumente folgen standardisierten Formaten, hauptsächlich dem UBL 2.1-Format, konform zur europäischen Norm EN 16931. Dies garantiert, dass die Rechnungen von allen an das Netzwerk angeschlossenen Systemen verstanden werden, unabhängig von der verwendeten Softwarelösung.

Warum Peppol hier wichtig ist

Im Land hat Peppol aus mehreren Gründen eine besondere Bedeutung:

• B2G-Pflicht: seit März 2023 ist Peppol einer der beiden zugelassenen Kanäle (neben MyGuichet.lu) für die Fakturierung öffentlicher Stellen
• Offene Wirtschaft: das Großherzogtum profitiert mit seiner starken internationalen Ausrichtung besonders von einem grenzüberschreitenden Netzwerk wie Peppol
• Belgischer Einfluss: das Nachbarland Belgien hat die elektronische Rechnungsstellung B2B über Peppol zur Pflicht gemacht, was direkt Unternehmen mit belgischen Kunden oder Lieferanten betrifft
• Nationale Strategie: das Ministerium für Digitalisierung fördert aktiv die Peppol-Adoption im Rahmen seiner digitalen Transformationsstrategie

Die Peppol-Kennung in Luxemburg

Hier basiert Ihre Peppol-Kennung auf Ihrer MwSt.-Nummer (Format LU gefolgt von 8 Ziffern, Beispiel: LU12345678). Diese eindeutige Adresse ermöglicht es anderen Netzwerkteilnehmern, Ihnen Rechnungen zu senden, und Ihnen, welche zu empfangen.

Wenn Sie sich über eine konforme Peppol-Lösung wie Peppol Box im Peppol-Netzwerk registrieren, wird Ihre Kennung im Peppol-Verzeichnis eingetragen. Ab diesem Moment kann jedes weltweit an das Peppol-Netzwerk angeschlossene Unternehmen Sie finden und Ihnen elektronische Rechnungen senden.

Die ersten Schritte mit Peppol

Der Einstieg in Peppol ist einfacher als Sie denken. Hier sind die Schritte:

1. Wählen Sie ein Zugangspunkt: wählen Sie eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene konforme Peppol-Lösung. Peppol Box bietet eine einfache und erschwingliche Lösung, ideal für KMU
2. Registrieren Sie Ihr Unternehmen: geben Sie Ihre MwSt.-Nummer und Ihre Unternehmensinformationen an
3. Konfigurieren Sie Ihr Konto: stellen Sie Ihre Einstellungen für den Empfang und Versand von Rechnungen ein
4. Testen Sie den Versand: führen Sie einen ersten Testversand durch, um zu überprüfen, ob alles funktioniert
5. Wechseln Sie in den Produktionsbetrieb: beginnen Sie, Ihre Rechnungen über Peppol zu senden und zu empfangen

Der gesamte Prozess kann mit Peppol Box in wenigen Minuten durchgeführt werden, das eine speziell für nicht-technische Benutzer entwickelte intuitive Oberfläche bietet. Darüber hinaus bietet Peppol Box CSV-, XML- und PDF-Exporte, eine API zur Automatisierung sowie Integrationen mit vorhandenen Tools. Dank Flexina Sync ruft Ihr Buchhalter Ihre Rechnungen automatisch aus Peppol Box ab – kostenlos und ohne Aufwand für Sie.

Häufig gestellte Fragen von Einsteigern

Ersetzt Peppol meine Buchhaltungssoftware?

Nein. Peppol ist ein Übermittlungskanal, kein Buchhaltungstool. Es integriert sich in Ihre vorhandene Lösung oder kann unabhängig über eine Webplattform wie Peppol Box genutzt werden.

Wie viel kostet Peppol?

Die Kosten variieren je nach Anbieter und Rechnungsvolumen. Peppol Box bietet für KMU geeignete Tarife an. Zudem kann das SME Packages Digital-Programm des Wirtschaftsministeriums bis zu 70 % der Digitalisierungskosten übernehmen.

Müssen meine Kunden auch auf Peppol sein?

Um eine Rechnung über Peppol zu empfangen, muss der Empfänger im Netzwerk registriert sein. Öffentliche Stellen sind bereits registriert. Für Ihre Privatkunden können Sie diese einladen, dem Netzwerk beizutreten, oder weiterhin andere Kanäle parallel nutzen.