Peppol für Einsteiger in Luxemburg: Ein einfacher Leitfaden

Was ist Peppol eigentlich?

Stellen Sie sich Peppol als ein digitales Postsystem für Ihre Rechnungen vor. Statt Papierrechnungen per Post zu verschicken oder PDFs per E-Mail zu senden, nutzen Sie ein sicheres elektronisches Netzwerk, das Ihre Rechnungen direkt in die Buchhaltungssoftware Ihres Geschäftspartners liefert.

Peppol steht für Pan-European Public Procurement Online. Es wurde ursprünglich von der EU entwickelt, um den elektronischen Rechnungsaustausch im öffentlichen Beschaffungswesen zu vereinfachen. Heute wird es in über 30 Ländern weltweit eingesetzt – und Luxemburg gehört zu den Vorreitern in Europa.

Das Besondere an Peppol: Es ist kein Softwareprodukt, sondern ein offenes Netzwerk. Verschiedene zertifizierte Anbieter – sogenannte Access Points – ermöglichen den Zugang. Peppol Box ist einer dieser Access Points, speziell auf die Bedürfnisse von KMU im Großherzogtum zugeschnitten.

Warum ist Peppol für hiesige Unternehmen wichtig?

Hierzulande ist Peppol aus mehreren Gründen besonders relevant:

• B2G-Pflicht seit März 2023: Alle Unternehmen, die an öffentliche Auftraggeber liefern, müssen E-Rechnungen über Peppol oder MyGuichet.lu senden
• Grenzüberschreitender Handel: Als internationaler Wirtschaftsstandort profitiert das Land besonders von einem europaweiten Netzwerk
• Belgische Pflicht ab 2026: Viele Unternehmen vor Ort haben belgische Geschäftspartner, die bald E-Rechnungen verlangen werden
• EU-Entwicklung: Die EU treibt mit ViDA die digitale Rechnungsstellung europaweit voran

Wie funktioniert Peppol in der Praxis?

Das Peppol-Netzwerk funktioniert nach einem einfachen Prinzip, das man sich wie ein Vier-Ecken-Modell vorstellen kann:

1. Sender: Sie erstellen eine Rechnung
2. Access Point des Senders: Ihr Anbieter (z.B. Peppol Box) konvertiert und sendet die Rechnung ins Peppol-Netzwerk
3. Access Point des Empfängers: Der Anbieter Ihres Geschäftspartners empfängt die Rechnung
4. Empfänger: Ihr Geschäftspartner erhält die Rechnung in seiner Software

Das Ganze passiert in Sekunden – ganz ohne Papier, ohne E-Mail und ohne manuelle Dateneingabe beim Empfänger.

Die Peppol-ID: Ihre digitale Rechnungsadresse

Jedes Unternehmen im Peppol-Netzwerk hat eine eindeutige Peppol-ID. Diese Kennung basiert in der Regel auf Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und dient als Ihre digitale Adresse im Netzwerk.

Im Großherzogtum wird die Peppol-ID üblicherweise auf Basis der TVA-Nummer (z.B. LU12345678) erstellt. Sobald Sie registriert sind, können Ihre Geschäftspartner Ihnen E-Rechnungen an diese Adresse senden – und umgekehrt.

Was unterscheidet eine E-Rechnung von einer PDF?

Viele Unternehmer verwechseln eine PDF-Rechnung mit einer echten E-Rechnung. Hier sind die wesentlichen Unterschiede:

• PDF: Ein Bild Ihrer Rechnung – der Empfänger muss die Daten manuell abtippen
• E-Rechnung über Peppol: Strukturierte Daten, die automatisch verarbeitet werden können
• PDF per E-Mail: Kein Zustellnachweis, Spam-Risiko, keine Automatisierung
• Peppol: Sichere Zustellung mit Empfangsbestätigung, vollständige Automatisierung

Für öffentliche Aufträge gilt hierzulande: Eine PDF ist keine gültige E-Rechnung und wird nicht akzeptiert.

Erste Schritte mit Peppol

Der Einstieg in Peppol ist einfacher als Sie denken. Folgen Sie diesen Schritten:

1. Wählen Sie einen Access Point: Entscheiden Sie sich für einen Peppol-Anbieter wie Peppol Box
2. Registrieren Sie sich: Geben Sie Ihre Unternehmensdaten und TVA-Nummer an
3. Erhalten Sie Ihre Peppol-ID: Ihre digitale Adresse wird automatisch erstellt
4. Starten Sie: Empfangen und versenden Sie E-Rechnungen sofort

Vergessen Sie nicht: Das Programm SME Packages Digital des Ministeriums für Wirtschaft kann bis zu 70 % der Kosten für die Digitalisierung Ihres Rechnungswesens übernehmen. Informieren Sie sich bei der Handelskammer oder auf Guichet.lu über die Förderbedingungen.

Fazit: Peppol ist einfacher als gedacht

Peppol klingt technisch, ist aber im Alltag kinderleicht zu nutzen. Peppol Box übernimmt die gesamte technische Komplexität für Sie. Dank Flexina Sync erhält Ihr Steuerberater Ihre Rechnungen automatisch aus Peppol Box — kostenlos und ohne Aufwand für Sie. Sie müssen weder IT-Experte sein noch Ihre gesamte Buchhaltung umstellen.

Ob Sie bereits öffentliche Aufträge bedienen oder sich auf die wachsende Verbreitung im B2B-Bereich vorbereiten möchten – der Einstieg lohnt sich jetzt.