Wie wählt man seine Peppol-Lösung: Kriterien und Tipps

Warum die Wahl des Peppol-Anbieters wichtig ist

Um auf das Peppol-Netzwerk zuzugreifen, muss Ihr Unternehmen über ein zertifiziertes Peppol-Zugangspunkt (Access Point) gehen. Dieser Anbieter ist Ihr Gateway zum Netzwerk und spielt eine zentrale Rolle für Ihre Erfahrung mit der elektronischen Rechnungsstellung. Eine schlechte Wahl kann zu technischen Problemen, übermäßigen Kosten oder mangelndem Support führen, wenn Sie ihn am meisten benötigen.

Im Land, wo die elektronische Rechnungsstellung B2G seit März 2023 verpflichtend ist, ist die Wahl des richtigen Peppol-Anbieters zu einer strategischen Entscheidung für Unternehmen aller Größen geworden. Dieser Artikel führt Sie durch die wesentlichen Kriterien für die richtige Entscheidung.

Die wesentlichen Auswahlkriterien

1. Offizielle Peppol-Zertifizierung

Das erste und grundlegendste Kriterium ist die offizielle Zertifizierung als Peppol-Zugangspunkt. Diese Zertifizierung wird von OpenPeppol vergeben, der internationalen Organisation, die das Netzwerk verwaltet. Ein zertifizierter Anbieter garantiert die technische Konformität seiner Dienste und die Einhaltung der Peppol-Standards.

Überprüfen Sie immer, dass Ihr Anbieter in der offiziellen Liste der von OpenPeppol zertifizierten Access Points aufgeführt ist.

2. Benutzerfreundlichkeit

Für lokale KMU ist die Einfachheit der Nutzung ein entscheidendes Kriterium. Nicht alle Unternehmen haben eine eigene IT-Abteilung. Ihr Anbieter sollte bieten:

• Eine intuitive Weboberfläche, nutzbar ohne technische Kenntnisse
• Einen einfachen und schnellen Registrierungsprozess
• Die Möglichkeit, Rechnungen in wenigen Klicks zu senden
• Ein übersichtliches Dashboard zur Verfolgung Ihrer gesendeten und empfangenen Rechnungen

3. Transparente Preisgestaltung

Die Preismodelle variieren erheblich von Anbieter zu Anbieter. Manche berechnen ein monatliches Abonnement, andere einen Preis pro Transaktion, und manche kombinieren beides. Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen:

• Die monatlichen oder jährlichen Abonnementkosten
• Den Preis pro gesendeter und/oder empfangener Rechnung
• Eventuelle Einrichtungs- oder Konfigurationsgebühren
• Zusätzliche Kosten für erweiterte Funktionen (API, Integrationen, etc.)

Vergessen Sie nicht, dass das Programm SME Packages Digital des Wirtschaftsministeriums bis zu 70 % der Kosten der Digitalisierung übernehmen kann, einschließlich des Abonnements für einen Peppol-Service. Diese Hilfe kann Ihre Investition erheblich reduzieren.

4. Kundensupport und Begleitung

Der Kundensupport ist entscheidend, besonders während der Startphase. Bewerten Sie folgende Elemente:

• Unterstützte Sprachen: ein Support auf Französisch, Deutsch und/oder Luxemburgisch ist ein großer Vorteil auf dem Markt
• Kontaktkanäle: E-Mail, Telefon, Live-Chat
• Reaktionszeiten: ein reaktionsfreudiger Support ist bei Rechnungsproblemen unerlässlich
• Dokumentation: Benutzerhandbücher, FAQ, Video-Tutorials
• Persönliche Begleitung: Hilfe bei der Ersteinrichtung und Schulung der Teams

5. Angebotene Funktionen

Je nach Ihren Bedürfnissen können bestimmte Funktionen ausschlaggebend sein:

• Senden und Empfangen: manche Anbieter bieten nur das Senden an; stellen Sie sicher, dass auch der Empfang inklusive ist
• Rechnungserstellung: Möglichkeit, Rechnungen direkt in der Oberfläche zu erstellen, ohne externe Software
• Mobile Apps: Zugriff auf Ihre Rechnungen vom Smartphone aus zur mobilen Verwaltung
• API-Integration: Verbindung mit Ihrem bestehenden Buchhaltungstool oder ERP
• Archivierung: sichere Aufbewahrung Ihrer Rechnungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen
• Benachrichtigungen: Echtzeit-Alerts beim Empfang neuer Rechnungen

6. Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit

Ihr Peppol-Anbieter muss eine hohe Verfügbarkeit seiner Dienste garantieren. Ein Ausfall kann das Senden oder Empfangen von Rechnungen blockieren, was finanzielle Folgen haben kann. Überprüfen Sie:

• Die garantierte Verfügbarkeitsrate (SLA)
• Die Stabilitätsgeschichte des Dienstes
• Die Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen
• Die DSGVO-Konformität, besonders wichtig im Großherzogtum

Die zu vermeidenden Fallen

Bei Ihrer Auswahl sollten Sie bei bestimmten häufigen Fallen vorsichtig sein:

1. Lange Vertragslaufzeiten: seien Sie vorsichtig bei Verträgen, die Sie über mehrere Jahre ohne Kündigungsmöglichkeit binden
2. Versteckte Kosten: manche Anbieter zeigen attraktive Preise, fügen aber Gebühren für wesentliche Funktionen hinzu
3. Überdimensionierte Lösung: ein KMU braucht nicht die gleichen Tools wie ein multinationaler Konzern. Wählen Sie eine an Ihre Größe angepasste Lösung
4. Keine Testphase: ein guter Anbieter ermöglicht es Ihnen, seine Lösung vor der Verpflichtung zu testen

Warum Peppol Box für den lokalen Markt geeignet ist

Peppol Box ist kein Peppol-Zugangspunkt: es ist eine einfache Fakturierungssoftware, mit dem Peppol-Netzwerk über ein zertifiziertes Zugangspunkt verbunden. Konkret profitieren Sie von allen Vorteilen des Peppol-Netzwerks ohne die technische Komplexität eines Access Points verwalten zu müssen.

Hier ist, was unsere Lösung auszeichnet:

• Einfache und intuitive Oberfläche: erstellen und senden Sie Ihre erste Rechnung in wenigen Minuten
• Transparente Preisgestaltung: klare Tarife ohne versteckte Kosten
• Mobile Apps: verfügbar auf iOS und Android zur Verwaltung Ihrer Rechnungen unterwegs
• Reaktionsfreudiger Support: ein Team, das Sie begleitet
• Entdeckungsangebot: testen Sie die Lösung 5 Tage für 5€ ohne Verpflichtung
• SME Packages Digital-kompatibel: unser Service ist förderfähig durch das Subventionsprogramm des Wirtschaftsministeriums
• Flexina Sync: kostenloses Tool, mit dem Ihr Buchhalter Ihre Rechnungen automatisch aus Peppol Box abrufen kann