Warum die Wahl des Anbieters wichtig ist

Wenn Sie hierzulande elektronische Rechnungen über das Peppol-Netzwerk versenden und empfangen möchten, benötigen Sie einen Peppol Access Point – einen zertifizierten Anbieter, der als Ihr Zugang zum Netzwerk dient. Die Wahl des richtigen Anbieters kann einen großen Unterschied machen: in Bezug auf Kosten, Benutzerfreundlichkeit, Support und Zukunftssicherheit.

In diesem Leitfaden erklären wir, worauf Unternehmen im Großherzogtum bei der Auswahl eines Peppol-Anbieters achten sollten und welche Kriterien entscheidend sind.

Was ist ein Peppol Access Point?

Ein Peppol Access Point ist ein von OpenPeppol zertifizierter Dienstleister, der Unternehmen den Zugang zum Peppol-Netzwerk ermöglicht. Er funktioniert ähnlich wie ein E-Mail-Provider: Sie benötigen einen Anbieter, um Nachrichten (in diesem Fall E-Rechnungen) über das Netzwerk zu senden und zu empfangen.

Jeder Access Point muss strenge Sicherheits- und Qualitätsstandards erfüllen, die von OpenPeppol – der internationalen Organisation hinter dem Peppol-Netzwerk – festgelegt werden. Dennoch unterscheiden sich die Anbieter in vielen Aspekten.

Die wichtigsten Auswahlkriterien

1. Benutzerfreundlichkeit

Gerade für KMU und Einzelunternehmer ist eine intuitive Benutzeroberfläche entscheidend. Nicht jedes Unternehmen hat eine IT-Abteilung, die komplexe Systeme verwalten kann. Achten Sie darauf, dass der Anbieter:

Eine übersichtliche Web-Oberfläche oder App bietet
Die Einrichtung ohne technisches Vorwissen möglich ist
Rechnungen mit wenigen Klicks erstellt und versendet werden können
Ein klares Dashboard für den Überblick über alle Rechnungen bereitstellt

2. Sprachunterstützung

Das Land ist mehrsprachig, mit Luxemburgisch, Französisch und Deutsch als Amtssprachen. Viele Geschäftsbeziehungen finden auf Englisch statt. Ein guter Anbieter sollte seine Oberfläche und seinen Support in mehreren Sprachen anbieten – mindestens auf Französisch, Deutsch und Englisch.

3. Preisstruktur

Die Preismodelle der Peppol-Anbieter variieren stark. Achten Sie auf:

Transparente Preise ohne versteckte Kosten
Flexible Tarife, die zu Ihrem Rechnungsvolumen passen
Keine überhöhten Einrichtungsgebühren
Förderfähigkeit: Kann die Lösung über SME Packages Digital (70 % Zuschuss) gefördert werden?

Tipp: Fragen Sie beim Anbieter nach, ob die Kosten über das SME Packages Digital-Programm der Regierung förderfähig sind. Bis zu 70 % der Kosten können übernommen werden.

4. Funktionsumfang

Je nach Ihren Bedürfnissen sind unterschiedliche Funktionen wichtig:

Rechnungsversand und -empfang: Beides sollte möglich sein
Mobile App: Zugriff auf Rechnungen von unterwegs
Benachrichtigungen: E-Mail- oder Push-Benachrichtigungen bei eingehenden Rechnungen
Export-Funktionen: Download in PDF, CSV oder anderen Formaten für Ihren Buchhalter
Archivierung: Sichere Aufbewahrung Ihrer Rechnungen für die gesetzliche Frist von 10 Jahren
Integration: Anbindung an Ihre bestehende Buchhaltungssoftware – per Export (CSV/XML/PDF) oder API

5. Kundensupport

Bei Fragen oder Problemen ist ein erreichbarer und kompetenter Kundensupport unverzichtbar. Prüfen Sie:

In welchen Sprachen wird Support angeboten?
Welche Kanäle stehen zur Verfügung (E-Mail, Telefon, Chat)?
Wie schnell ist die Reaktionszeit?
Gibt es eine Wissensdatenbank oder FAQ-Bereich?

6. Zertifizierung und Sicherheit

Stellen Sie sicher, dass der Anbieter:

Offiziell von OpenPeppol zertifiziert ist
Die DSGVO-Anforderungen erfüllt (Datenspeicherung in der EU)
Angemessene Sicherheitsmaßnahmen für den Schutz Ihrer Daten implementiert hat
Regelmäßige Backups Ihrer Rechnungsdaten durchführt

Besondere Anforderungen vor Ort

Als Unternehmen im Großherzogtum sollten Sie zusätzlich auf folgende Punkte achten:

B2G-Fähigkeit: Kann der Anbieter Rechnungen an hiesige öffentliche Auftraggeber senden?
Grenzüberschreitend: Unterstützt der Anbieter den Rechnungsversand nach Belgien, Deutschland und Frankreich?
TVA-Nummer: Wird die korrekte Peppol-ID auf Basis Ihrer LU-Nummer erstellt?
Mehrsprachigkeit: Kann die Lösung in den Landessprachen genutzt werden?

Warum Peppol Box?

Peppol Box wurde speziell für die Bedürfnisse von KMU und Selbstständigen in der Benelux-Region entwickelt. Die Lösung bietet:

Einfache Einrichtung in wenigen Minuten – ohne IT-Kenntnisse
Mehrsprachige Oberfläche (Französisch, Deutsch, Englisch, Niederländisch)
Mobile Apps für iOS und Android
Transparente Preise ohne versteckte Kosten
Persönlicher Support in Ihrer Sprache
B2G und B2B: Rechnungen an den Staat und an private Geschäftspartner
Flexible Integration: Export (CSV/XML/PDF), API und Flexina Sync für Ihren Steuerberater — kostenlos und automatisch

Überzeugen Sie sich selbst! Testen Sie Peppol Box mit unserem Entdeckungsangebot und erleben Sie, wie einfach die elektronische Rechnungsstellung in Luxemburg sein kann. Förderfähig über SME Packages Digital.

Den richtigen Peppol-Anbieter in Luxemburg wählen: Ein Leitfaden