Luxemburg auf dem Weg zur digitalen Rechnung

Das Großherzogtum hat in den letzten Jahren bedeutende Schritte in Richtung Digitalisierung unternommen. Ein zentrales Element dieser Transformation ist die elektronische Rechnungsstellung, die seit März 2023 für alle Unternehmen im Bereich öffentlicher Aufträge verpflichtend ist.

Ob Sie ein kleines Handwerksunternehmen, ein mittelständisches Beratungsunternehmen oder ein internationaler Konzern sind – die E-Rechnung betrifft Sie. In diesem Artikel geben wir Ihnen einen vollständigen Überblick über den aktuellen Stand, die Regelungen und die Möglichkeiten der elektronischen Rechnungsstellung hierzulande.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung – auch E-Rechnung genannt – ist weit mehr als eine PDF-Datei. Es handelt sich um ein strukturiertes digitales Dokument, das automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden kann. Die Daten werden in einem standardisierten Format übertragen, das europaweit anerkannt ist.

Hierzulande basiert die E-Rechnung auf der europäischen Norm EN 16931, die ein einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen definiert. Dieses Format ermöglicht die maschinelle Verarbeitung ohne manuelle Dateneingabe.

Strukturiert: Alle Rechnungsdaten sind maschinenlesbar codiert
Standardisiert: Entspricht europäischen und nationalen Normen
Automatisierbar: Direkte Integration in Ihre Buchhaltungssoftware möglich
Sicher: Übertragung über zertifizierte Kanäle wie Peppol

Die B2G-Pflicht seit März 2023

Seit März 2023 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen verpflichtend, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im Land stellen. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße – vom Einzelunternehmer bis zum Großkonzern.

Die Regierung hat zwei autorisierte Kanäle für die Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Stellen festgelegt:

Peppol-Netzwerk: Das europäische Übertragungsnetzwerk für elektronische Dokumente
MyGuichet.lu: Die nationale Plattform für Verwaltungsverfahren

Das Ministerium für Digitalisierung hat diese Regelung im Einklang mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU eingeführt, die alle EU-Mitgliedstaaten zur Annahme elektronischer Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen verpflichtet.

Wichtig: Hierzulande sind ausschließlich Peppol und MyGuichet.lu als Kanäle für B2G-Rechnungen zugelassen. Eine einfache PDF per E-Mail wird von öffentlichen Auftraggebern nicht mehr akzeptiert.

B2B: Noch keine Pflicht, aber wachsende Verbreitung

Im B2B-Bereich gibt es vor Ort derzeit keine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Es wurde auch noch kein konkretes Datum für eine solche Verpflichtung angekündigt.

Dennoch wächst die Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Bereich stetig. Dafür gibt es mehrere Gründe:

Effizienzgewinne durch automatische Verarbeitung und weniger manuelle Eingaben
Kosteneinsparungen bei Druck, Versand und Archivierung
Nachbarländer führen B2B-Pflichten ein (Belgien ab 2026, Deutschland ab 2025)
EU-Initiativen wie ViDA (VAT in the Digital Age) treiben die Standardisierung voran
Wettbewerbsvorteil durch professionelle und moderne Geschäftsprozesse

Besonders die belgische B2B-Pflicht ab 2026 hat direkte Auswirkungen auf die hiesigen Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit belgischen Partnern pflegen. Wer frühzeitig auf E-Rechnungen umsteigt, ist bestens vorbereitet. Eine Lösung wie Peppol Box ermöglicht dabei den nahtlosen Übergang – unabhängig davon, welche Buchhaltungssoftware Sie aktuell nutzen.

Unterstützung durch den Staat: SME Packages Digital

Die Regierung unterstützt kleine und mittlere Unternehmen aktiv bei der Digitalisierung. Das Programm SME Packages Digital bietet eine Förderung von bis zu 70 % der Kosten für digitale Transformationsprojekte.

Diese Förderung kann auch für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung genutzt werden – einschließlich der Anschaffung von Software, der Einrichtung eines Peppol-Zugangs und der Schulung von Mitarbeitern.

Die Handelskammer und Guichet.lu bieten darüber hinaus umfangreiche Informationen und Beratung für Unternehmen, die den Schritt zur E-Rechnung gehen möchten.

Die Vorteile der E-Rechnung im Überblick

Zeitersparnis: Automatische Verarbeitung statt manueller Dateneingabe
Kostenreduktion: Kein Papier, kein Porto, weniger Verwaltungsaufwand
Fehlerreduzierung: Standardisierte Daten minimieren Eingabefehler
Schnellere Zahlungen: Effizientere Prozesse beschleunigen den Zahlungsfluss
Compliance: Einhaltung der B2G-Pflicht und Vorbereitung auf künftige Regelungen
Nachhaltigkeit: Reduzierter Papierverbrauch und CO2-Fußabdruck

Wie starten Sie mit der E-Rechnung?

Der Einstieg in die elektronische Rechnungsstellung muss nicht kompliziert sein. Mit Peppol Box können Sie in wenigen Minuten starten:

Registrieren Sie sich bei Peppol Box und erhalten Sie Ihre Peppol-ID
Empfangen Sie E-Rechnungen direkt in Ihrem Dashboard oder per App
Versenden Sie strukturierte Rechnungen an öffentliche und private Auftraggeber
Teilen Sie Ihre Rechnungen automatisch mit Ihrem Steuerberater — dank Flexina Sync erhält Ihr Buchhalter Ihre Rechnungen kostenlos und ohne Aufwand für Sie

Bereit für die elektronische Rechnungsstellung in Luxemburg? Testen Sie Peppol Box mit unserem Entdeckungsangebot und erleben Sie, wie einfach E-Rechnungen sein können. Profitieren Sie gleichzeitig von den SME Packages Digital-Fördermitteln des Großherzogtums!

Elektronische Rechnungsstellung in Luxemburg: Alles, was Sie wissen müssen