XRechnung vs ZUGFeRD: Welches E-Rechnung-Format für Ihr Unternehmen?

Mit der E-Rechnung-Pflicht 2025 stehen viele Unternehmen vor der Frage: XRechnung oder ZUGFeRD? Beide Formate sind hierzulande anerkannt, haben aber unterschiedliche Eigenschaften und Anwendungsfälle.

Die Grundlage: EN 16931

Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931, die ein einheitliches semantisches Datenmodell für E-Rechnungen definiert. Diese Norm stellt sicher, dass E-Rechnungen EU-weit interoperabel sind.

XRechnung im Detail

Was ist XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für strukturierte elektronische Rechnungen, entwickelt von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards). Es ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung.

Eigenschaften:

• • Reines XML-Format – keine visuelle PDF-Komponente
• • 100% maschinenlesbar – optimiert für automatische Verarbeitung
• • Pflichtformat für Rechnungen an Bundesbehörden
• • Kompakt – kleine Dateigröße

Ideal für:

• • Unternehmen mit vollständig digitalisierten Prozessen
• • Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
• • Hochvolumen-Rechnungsverkehr
• • Automatisierte B2B-Prozesse

ZUGFeRD im Detail

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybridformat: Ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Ab Version 2.0 ist es EN 16931-konform.

Eigenschaften:

• • PDF + XML – visuell und maschinenlesbar
• • Menschenlesbar – kann wie eine normale PDF geöffnet werden
• • Flexibel – verschiedene Profile für unterschiedliche Anforderungen
• • Weit verbreitet – von vielen Softwarelösungen unterstützt

ZUGFeRD-Profile:

Vergleichstabelle

Kriterium	XRechnung	ZUGFeRD 2.x
Format	Reines XML	PDF + XML
Visuell lesbar	Nein (ohne Viewer)	Ja
Maschinenlesbar	Ja	Ja
Dateigröße	Klein	Größer (enthält PDF)
Behörden	Pflicht (Bund)	Teilweise akzeptiert
B2B-Pflicht 2025	Ja	Ja (ab Profil EN 16931)

Welches Format wählen?

Wählen Sie XRechnung, wenn:

• • Sie Rechnungen an Bundesbehörden senden
• • Ihr Empfänger nur maschinenlesbare Formate verarbeitet
• • Sie auf maximale Automatisierung setzen

Wählen Sie ZUGFeRD, wenn:

• • Ihre Empfänger die Rechnung auch visuell prüfen möchten
• • Sie mit verschiedenen Empfängern arbeiten (manche digital, manche noch nicht)
• • Sie eine schrittweise Digitalisierung bevorzugen

Peppol als Übertragungsweg

Unabhängig vom gewählten Format können Sie Peppol als Übertragungsnetzwerk nutzen:

• • Sichere, verschlüsselte Übertragung
• • Empfangsbestätigung
• • EU-weit standardisiert
• • Eine Peppol-ID für alle Geschäftspartner

Mit Peppol Box empfangen und versenden Sie sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD – automatisch im richtigen Format für jeden Empfänger.

Fazit

Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnung-Pflicht 2025. Die Wahl hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen ab:

• • XRechnung für maximale Automatisierung und Behördenkontakt
• • ZUGFeRD für Flexibilität und visuelle Lesbarkeit

Mit Peppol Box müssen Sie sich nicht entscheiden – Sie können beide Formate empfangen und versenden.