Die PDF-Rechnung: einfach, aber nicht mehr zeitgemäß

Viele KMUs senden Rechnungen weiterhin als PDF-Anhang per E-Mail. Das ist einfach – aber ab 2025 nicht mehr gesetzeskonform für den inländischen B2B-Rechnungsverkehr:

Nicht maschinenlesbar – keine strukturierten Daten für automatische Verarbeitung
Keine Empfangsbestätigung – kein Nachweis für Empfang oder Öffnung
Nicht konform mit der E-Rechnung-Pflicht 2025
Manuelle Verarbeitung beim Empfänger nötig

Wichtig: Eine PDF-Datei gilt NICHT als E-Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes. Ab 2025 müssen alle B2B-Unternehmen hierzulande strukturierte E-Rechnungen empfangen können.

Die E-Rechnung: strukturiert und intelligent

Eine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) ist maschinenlesbar und enthält alle Angaben strukturiert: USt., Positionen, Mengen, Pflichtangaben – im standardisierten Format nach EN 16931.

Automatische Verarbeitung – direkt in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware importierbar
Keine manuelle Eingabe – weniger Fehler, mehr Effizienz
Empfangsbestätigung über Peppol-Netzwerk
Sicher, zertifiziert, nachvollziehbar

E-Rechnungen über Peppol sind wie ein digitales Einschreiben – rechtlich anerkannt und nachweisbar.

Sicherheit und Konformität

Im Gegensatz zu E-Mails (leicht abfangbar oder fälschbar) nutzt Peppol ein verschlüsseltes, zertifiziertes Netzwerk.

Bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt ist eine E-Rechnung über Peppol zweifelsfrei gültig und sicher archiviert.

Was bringt es Ihren Kunden?

Der Empfang einer E-Rechnung statt PDF bedeutet für Kunden:

Weniger Aufwand – keine manuelle Dateneingabe
Weniger Fehler – automatische Verarbeitung
Schnellere Bearbeitung – kürzere Zahlungsfristen
Professionelles Erscheinungsbild – modernes Unternehmen

Vergleichstabelle

Kriterium	PDF / E-Mail	E-Rechnung (Peppol)
Gesetzeskonform ab 2025	Nein	Ja
Maschinenlesbar	Nein	Ja
Nachverfolgbarkeit	Keine	Vollständig
Automatisierung	Manuelle Eingabe	100% automatisch
Sicherheit	Mittel	Hoch
Buchhaltungs-Export	Manuell	Automatisch
Zeitersparnis	Begrenzt	Maximal

Fazit

Die PDF per E-Mail hat ausgedient. Ab 2025 wird die E-Rechnung der gesetzliche und professionelle Standard für den B2B-Rechnungsverkehr.

Mit Peppol Box gelingt der Umstieg ganz einfach:

Peppol-ID in 2 Minuten aktiviert
Sofort E-Rechnungen empfangen
Export in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware per CSV, XML oder PDF
Ab 5 €/Monat, 5-Tage-Test für 5€

Schnell, sicher, zukunftssicher.

E-Rechnung vs PDF: Warum der PDF-Anhang nicht mehr reicht