Peppol für Einsteiger: E-Rechnungen einfach erklärt

Was ist Peppol?

Peppol ist wie ein digitales Postnetzwerk für Ihre Rechnungen. Anstatt eine PDF per E-Mail zu senden, versenden Sie eine strukturierte elektronische Rechnung, die direkt von Buchhaltungssoftware gelesen werden kann.

Peppol steht für Pan-European Public Procurement Online. Hinter diesem Begriff verbirgt sich ein europäisches Übertragungsnetzwerk, das in über 30 Ländern – auch hierzulande – verwendet wird.

Was unterscheidet es von einer einfachen PDF?

• Automatisch lesbar durch gängige Buchhaltungslösungen und Verwaltungsprogramme
• Weniger Fehler bei USt., Nummern, Duplikaten...
• Sofortige Empfangsbestätigung
• Entspricht europäischen Normen (EN 16931)

Kurz gesagt: Eine E-Rechnung über Peppol ist zuverlässiger, schneller und sicherer als eine PDF per E-Mail.

Warum Deutschland auf E-Rechnungen umsteigt

Ab 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Die E-Rechnung-Pflicht wird durch das Wachstumschancengesetz eingeführt.

Ziel? Weniger Papier, weniger Steuerbetrug, mehr Transparenz und Effizienz.

Wie funktioniert es?

Um Peppol zu nutzen, benötigen Sie:

1. Eine Peppol-ID – Ihre eindeutige Adresse im Peppol-Netzwerk (basiert auf Ihrer USt-IdNr.)
2. Einen Zugangspunkt (Access Point) – z.B. Peppol Box – um E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden

Einmal eingerichtet, erhalten Sie Ihre E-Rechnungen direkt in Peppol Box. Von dort können Sie die Daten per Export (CSV, XML, PDF) in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware übernehmen. Mit Flexina Sync erhält Ihr Steuerberater Ihre Rechnungen automatisch aus Peppol Box — kostenlos und ohne Aufwand für Sie.

Was muss ich ab 2025 tun?

Die E-Rechnung-Pflicht wird stufenweise eingeführt:

• Ab 01.01.2025: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können
• Bis Ende 2026: PDF und Papier bleiben für den Versand erlaubt
• Ab 2028: Vollständige E-Rechnung-Pflicht für alle

Das bedeutet: Sie haben Zeit für die Umstellung beim Versand, aber die Empfangsfähigkeit ist ab 2025 Pflicht.

Vorteile der frühzeitigen Einführung

Auch wenn Sie noch nicht verpflichtet sind, E-Rechnungen zu versenden, bringt die frühzeitige Einführung viele Vorteile:

• Zeitersparnis bei der Rechnungsverarbeitung
• Weniger Eingabefehler
• Schnellere Zahlung durch automatische Verarbeitung
• Bessere Vorbereitung auf künftige Pflichten
• Professionelleres Auftreten bei Geschäftspartnern

Mit einfachen Lösungen wie Peppol Box starten Sie in wenigen Minuten – ganz ohne Ihre ganze Buchhaltung umzustellen.

Fazit

Peppol ist nicht nur für große Firmen oder IT-Profis gedacht. Es ist ein praktisches Netzwerk für den Rechnungsaustausch – und E-Rechnungen sind bald Pflicht für alle B2B-Unternehmen im Inland.

Und jetzt, da Sie wissen, was es ist – warum nicht gleich ausprobieren? Mit dem Peppol Box Entdeckungsangebot für 5€ testen Sie 5 Tage lang alle Funktionen.