Self-Billing via Peppol: Gutschriften automatisch empfangen in Deutschland

Was ist Self-Billing?

Self-Billing (oder Gutschriftverfahren) ist ein Mechanismus, bei dem der Kunde die Rechnung im Namen des Lieferanten erstellt. Anstatt auf die Rechnung des Lieferanten zu warten, erstellt der Käufer sie selbst und übermittelt sie direkt.

Dieses Verfahren ist in Deutschland besonders in folgenden Situationen verbreitet:

• Zahlung von Provisionen und Lizenzgebühren
• Rahmenverträge mit regelmäßigen Lieferanten
• Einkaufszentralen und Einkaufsgruppen
• Plattformen und Marktplätze, die ihre Verkäufer vergüten
• Wiederkehrende Dienstleistungen mit variablen Beträgen

Mit der E-Rechnung-Pflicht in Deutschland wird auch Self-Billing zunehmend elektronisch über das Peppol-Netzwerk abgewickelt. Die anerkannten Formate XRechnung und ZUGFeRD können über Peppol übertragen werden.

Wie funktioniert der Self-Billing-Empfang über Peppol?

Wenn einer Ihrer Kunden Self-Billing praktiziert, erstellt er eine Rechnung in Ihrem Namen und sendet sie über das Peppol-Netzwerk. Als Lieferant erhalten Sie dieses Dokument direkt in Ihrem Peppol Box Posteingang.

Der Prozess ist vollständig automatisiert:

1. Ihr Kunde erstellt die Self-Billing-Rechnung im strukturierten UBL-Format
2. Er sendet sie über das Peppol-Netzwerk an Ihre Kennung
3. Die Rechnung kommt automatisch in Ihrer Peppol Box an
4. Sie werden benachrichtigt und können das Dokument einsehen, validieren und exportieren

Vorteile des Self-Billing-Empfangs über Peppol Box

Automatische Zentralisierung

Alle Ihre Self-Billing-Rechnungen kommen am selben Ort an, unabhängig von der Herkunft. Kein E-Mail-Checken oder PDF-Suchen mehr: alles ist in einer einzigen Oberfläche zentralisiert.

Strukturiertes und nutzbares Format

Im Gegensatz zu einem per E-Mail gesendeten PDF ist eine über Peppol empfangene Self-Billing-Rechnung im strukturierten UBL-Format. Die Daten (Beträge, USt., Referenzen) sind direkt von Ihrer Buchhaltungssoftware lesbar — kompatibel mit DATEV, Lexware, SAP und mehr.

Vollständige Rückverfolgbarkeit

Jedes empfangene Dokument verfügt über eine automatische Empfangsbestätigung. Sie wissen genau, wann die Rechnung erstellt, übermittelt und empfangen wurde. Ein vollständiger Verlauf wird für Ihr Audit aufbewahrt.

Buchhaltungsexport mit einem Klick

Exportieren Sie Ihre Self-Billing-Rechnungen mit einem Klick in Ihre Buchhaltungssoftware: DATEV, Lexware, SAP oder jede andere kompatible Software. Das standardisierte XML-Format garantiert eine nahtlose Integration.

Wer ist betroffen?

Sie sind vom Self-Billing-Empfang betroffen, wenn:

• Sie Lieferant einer großen Handelskette oder Einkaufszentrale sind
• Sie Provisionen oder Lizenzgebühren von einem Partner erhalten
• Sie auf einer Plattform oder einem Marktplatz verkaufen, der die Rechnungsstellung übernimmt
• Sie Kunden haben, die Self-Billing in ihren Einkaufsprozessen nutzen

Keine besondere Aktion Ihrerseits ist erforderlich, um diese Dokumente zu empfangen. Sie benötigen lediglich eine aktive Peppol-Kennung über Peppol Box.

Rechtliche Grundlage

Self-Billing wird durch die EU-Richtlinie 2006/112/EG (Artikel 224) und das deutsche Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 2 Satz 4 UStG) geregelt. Es ist erlaubt, sofern eine vorherige Vereinbarung zwischen Käufer und Lieferant besteht und der Lieferant jede in seinem Namen ausgestellte Rechnung akzeptieren oder ablehnen kann.

Mit Peppol Box behalten Sie die volle Kontrolle: Jede empfangene Self-Billing-Rechnung kann eingesehen, überprüft und validiert werden, bevor sie in Ihre Buchhaltung exportiert wird.

Wie starten?

Der Self-Billing-Empfang ist in allen Peppol Box Abonnements enthalten. Sie müssen nichts Besonderes aktivieren:

1. Erstellen Sie Ihr Peppol Box Konto und aktivieren Sie Ihre Peppol-Kennung
2. Teilen Sie Ihre Kennung Kunden mit, die Self-Billing praktizieren
3. Empfangen Sie automatisch alle in Ihrem Namen ausgestellten Rechnungen

Es ist genauso einfach wie der Empfang jeder anderen Peppol-Rechnung. Der Unterschied: Der Absender ist Ihr Kunde, nicht Ihr Lieferant.