E-Rechnung-Pflicht 2028: Warum es keinen Aufschub geben wird

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen hierzulande elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2028 wird auch der Versand für alle Unternehmen verpflichtend. Trotzdem hoffen viele Betriebe auf einen Aufschub. Dieser Artikel erklärt, warum eine Verschiebung äußerst unwahrscheinlich ist – und warum Abwarten die falsche Strategie ist.

Der gesetzliche Rahmen: Das Wachstumschancengesetz

Die E-Rechnung-Pflicht ist im Wachstumschancengesetz verankert, das am 27. März 2024 vom Bundesrat gebilligt wurde. Es ändert das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) grundlegend und definiert die E-Rechnung als neuen Standard für den inländischen B2B-Rechnungsverkehr.

Die Regelung ist kein Verordnungsentwurf und kein Pilotprojekt – sie ist geltendes Recht. Das bedeutet: Für eine Verschiebung wäre ein neues Gesetzgebungsverfahren mit Zustimmung von Bundestag und Bundesrat erforderlich. Angesichts der breiten politischen Unterstützung für die Digitalisierung der Steuerverwaltung ist dies praktisch ausgeschlossen.

Der verbindliche Zeitplan

Das Gesetz sieht einen klaren Stufenplan vor, der bereits in Kraft ist:

Stufe 1: Empfangspflicht (seit 01.01.2025)

Alle Unternehmen im Inland müssen E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD 2.x (gemäß EN 16931) empfangen und verarbeiten können. Diese Stufe ist bereits aktiv – es gibt kein Zurück.

Stufe 2: Versandpflicht für größere Unternehmen (ab 01.01.2027)

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnungen versenden. PDF- und Papierrechnungen sind für diese Unternehmen dann nicht mehr zulässig.

Stufe 3: Versandpflicht für alle (ab 01.01.2028)

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die vollständige E-Rechnung-Pflicht: Alle B2B-Unternehmen müssen elektronische Rechnungen sowohl empfangen als auch versenden. Es gibt keine Ausnahmen mehr basierend auf der Unternehmensgröße.

Fünf Gründe, warum ein Aufschub nicht kommen wird

1. Das Gesetz ist bereits in Kraft

Die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025. Der Gesetzgeber hat mit den Übergangsfristen bereits Rücksicht auf die Umstellungszeit genommen. Die Fristen 2027 und 2028 sind Teil desselben Gesetzes – eine isolierte Verschiebung einzelner Stufen ist legislativ nicht vorgesehen.

2. EU-weite Harmonisierung drängt

Die Europäische Kommission treibt mit der Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) die EU-weite elektronische Rechnungsstellung voran. Deutschland hat sich verpflichtet, seine nationale Umsetzung an den europäischen Zeitplan anzupassen. Ein Aufschub würde das Land im EU-Vergleich zurückwerfen und die Harmonisierung gefährden.

3. Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs

Ein Hauptziel der E-Rechnung-Pflicht ist die Bekämpfung des geschätzten Umsatzsteuerbetrugs von über 20 Milliarden Euro jährlich. Die Bundesregierung hat ein starkes finanzielles Interesse daran, das System planmäßig einzuführen. Jedes Jahr Verzögerung bedeutet Milliardenverluste für den Fiskus.

4. Technische Infrastruktur steht bereit

Das Peppol-Netzwerk, die Formate XRechnung und ZUGFeRD sowie zahlreiche Softwarelösungen sind verfügbar und erprobt. Anders als bei früheren IT-Großprojekten gibt es keine technischen Hindernisse, die einen Aufschub rechtfertigen würden. Lösungen wie Peppol Box machen den Einstieg denkbar einfach – die Werkzeuge stehen bereit, Unternehmen müssen sie nur nutzen.

5. Kein politischer Wille zur Verschiebung

Weder die Regierungsparteien noch die Opposition haben Interesse an einer Verschiebung signalisiert. Die Digitalisierung der Steuerverwaltung genießt breite Unterstützung über alle Parteigrenzen hinweg. Industrieverbände wie der DIHK und der BDI befürworten die Umsetzung ebenfalls.

Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung?

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Statt auf einen unwahrscheinlichen Aufschub zu hoffen, sollten Unternehmen die verbleibende Zeit nutzen:

Sofort umsetzen: Empfangsbereitschaft sicherstellen

Falls Sie noch keine E-Rechnungen empfangen können, handeln Sie umgehend. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025. Mit Peppol Box ist eine Peppol-ID in wenigen Minuten aktiviert, sodass Sie strukturierte E-Rechnungen sofort empfangen und verarbeiten können.

Bis Ende 2026: Versandfähigkeit vorbereiten

Prüfen Sie Ihre Rechnungsstellungsprozesse: Können Sie XRechnung oder ZUGFeRD 2.x erstellen? Ist Ihre Software in der Lage, E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zu versenden? Nutzen Sie die Übergangszeit, um Testläufe durchzuführen und Ihr Team zu schulen.

Prozesse optimieren

Die E-Rechnung bietet erhebliche Effizienzvorteile: schnellere Verarbeitung, weniger Fehler, automatische Verbuchung. Peppol Box bietet Ihnen Export in verschiedenen Formaten (CSV, XML, PDF) für Ihre bestehende Buchhaltungssoftware. Mit Flexina Sync erhält Ihr Steuerberater Ihre Rechnungen automatisch aus Peppol Box — kostenlos und ohne Aufwand für Sie. Unternehmen, die frühzeitig umstellen, profitieren sofort von diesen Vorteilen.

Steuerberater einbinden

Besprechen Sie die Umstellung mit Ihrem Steuerberater. Viele Kanzleien sind bereits auf E-Rechnungen eingestellt und können Sie bei der Integration unterstützen. Achten Sie darauf, dass Ihr Steuerberater E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann.

Vergleich: Abwarten vs. jetzt handeln

Die Gegenüberstellung macht deutlich, warum frühzeitiges Handeln die bessere Strategie ist:

• Abwarten: Zeitdruck kurz vor der Frist, höhere Kosten durch Eilprojekte, Risiko von Bußgeldern, gestörte Geschäftsbeziehungen.
• Jetzt handeln: Genügend Zeit für Tests und Anpassungen, niedrigere Kosten durch planmäßige Umstellung, sofortige Effizienzgewinne, Wettbewerbsvorteil gegenüber zögerlichen Mitbewerbern.

Fazit: Die E-Rechnung-Pflicht 2028 kommt – ohne Wenn und Aber

Das Wachstumschancengesetz ist geltendes Recht. Die Übergangsfristen laufen bereits. Ein Aufschub der E-Rechnung-Pflicht 2028 ist weder politisch gewollt noch gesetzgeberisch geplant. Unternehmen, die jetzt noch auf eine Verschiebung hoffen, riskieren Bußgelder, Vorsteuerprobleme und unnötigen Zeitdruck.

Die gute Nachricht: Die Umstellung ist mit den richtigen Werkzeugen weder kompliziert noch teuer. Peppol Box bietet Ihnen alles, was Sie für den reibungslosen Einstieg in die E-Rechnung brauchen.