Buchhaltungssoftware und Peppol in Deutschland: So gelingt die Integration

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen hierzulande elektronische Rechnungen empfangen können. Doch wie verbinden Sie Ihre bestehende Buchhaltungssoftware mit dem Peppol-Netzwerk? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie die Integration reibungslos gelingt – egal welche Lösung Sie nutzen.

Die E-Rechnung-Pflicht und ihre Auswirkungen auf Ihre Buchhaltung

Das Wachstumschancengesetz hat klare Fristen gesetzt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 wird auch der Versand für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz verpflichtend, und ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle – unabhängig von der Umsatzgröße.

Die anerkannten Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD 2.x (hybrides PDF mit eingebettetem XML). Beide Formate können über das Peppol-Netzwerk sicher übermittelt werden.

Für Unternehmen bedeutet das: Die Buchhaltungssoftware muss E-Rechnungen verarbeiten können. Doch nicht jede Software ist von Haus aus Peppol-fähig. Hier kommt Peppol Box als universelle Brücke ins Spiel.

Das Problem: Warum die direkte Peppol-Anbindung oft fehlt

Das Peppol-Netzwerk funktioniert über sogenannte Access Points. Um Rechnungen über Peppol zu senden oder zu empfangen, benötigen Sie einen zertifizierten Access Point als Vermittler. Buchhaltungssoftware ist jedoch primär für die Verarbeitung und Verbuchung von Rechnungen konzipiert – nicht für den Netzwerkverkehr.

Das gilt für die meisten Lösungen auf dem Markt – ob Kanzleisoftware, Cloud-Buchhaltung, kaufmännische Software oder ERP-Systeme. Die direkte Peppol-Anbindung ist entweder nicht vorhanden oder erfordert aufwändige Konfiguration.

Die Folge: Unternehmen brauchen zwei Komponenten:

1. Einen Peppol-Access-Point für den Empfang und Versand von E-Rechnungen
2. Eine Schnittstelle, die empfangene Rechnungen automatisch in die Buchhaltungssoftware überträgt

Die Lösung: Peppol Box passt sich an Ihre Software an

Peppol Box ist so konzipiert, dass es mit jeder bestehenden Buchhaltungssoftware zusammenarbeitet. Dabei stehen Ihnen mehrere Integrationswege zur Verfügung:

1. Peppol Box Webportal und Apps

Erstellen, senden und empfangen Sie Rechnungen direkt über das Peppol Box Webportal oder die mobilen Apps (iOS und Android). Das intuitive Dashboard bietet Benachrichtigungen, Verarbeitungsstatus und Suchfunktionen.

• Rechnungen direkt im Browser oder auf dem Smartphone verwalten
• Echtzeit-Benachrichtigungen bei neuen Rechnungen
• SEPA-QR-Code automatisch generiert für jede empfangene Lieferantenrechnung

2. Export/Import

Peppol Box exportiert Ihre Rechnungsdaten als CSV, XML (UBL 2.1, XRechnung, ZUGFeRD) oder PDF. Sie importieren die Datei in Ihre bestehende Software – egal ob Kanzleiprogramm, Cloud-Buchhaltung, kaufmännische Software oder ERP-System.

• Funktioniert mit jeder Software, die CSV, XML oder PDF importieren kann
• Kein technisches Wissen erforderlich
• Manuelle oder automatische Übertragung möglich

3. Peppol Box API

Für Unternehmen mit eigener IT-Abteilung oder individuellen Anforderungen bietet Peppol Box eine API für Automatisierung. Damit lassen sich Rechnungsdaten direkt in Ihre internen Systeme integrieren.

4. Bonus: Flexina Sync für Ihren Steuerberater

Flexina Sync ist ein 100% kostenloses Tool exklusiv für Steuerberater. Damit kann Ihr Steuerberater die Rechnungen seiner Mandanten (die Peppol Box nutzen) automatisch abrufen – in einem Format, das zu seiner Kanzleisoftware passt.

• Per E-Mail mit Download-Link (PDF oder XML)
• Web-Portal zum Einsehen, Filtern und Herunterladen
• Desktop-Anwendung (Windows/Mac) mit automatischer Ordner-Synchronisation
• Plattform-Integration mit bestehenden Systemen (Billtobox, Billit, Horus)

Mit Flexina Sync erhält Ihr Steuerberater Ihre Rechnungen automatisch aus Peppol Box — kostenlos und ohne Aufwand für Sie.

Welcher Integrationsweg passt zu Ihnen?

Schritt-für-Schritt: Integration einrichten

Die Einrichtung der Peppol-Box-Integration dauert in der Regel weniger als 15 Minuten:

Schritt 1: Peppol-ID aktivieren

Registrieren Sie sich bei Peppol Box und erhalten Sie Ihre eigene Peppol-ID. Die Aktivierung dauert nur wenige Minuten. Ihre Peppol-ID basiert auf Ihrer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Handelsregisternummer.

Schritt 2: Integrationsweg wählen

Wählen Sie in den Peppol-Box-Einstellungen Ihren bevorzugten Integrationsweg: Webportal/Apps, CSV/XML/PDF-Export oder API. Peppol Box erkennt automatisch das passende Exportformat.

Schritt 3: Automatisierung aktivieren

Legen Sie fest, ob eingehende Rechnungen automatisch synchronisiert oder zunächst manuell geprüft werden sollen. Für die meisten Unternehmen empfiehlt sich die automatische Synchronisation mit Benachrichtigung.

Schritt 4: Testen

Senden Sie eine Test-Rechnung an Ihre Peppol-ID und prüfen Sie, ob die Daten korrekt in Ihrer Buchhaltungssoftware ankommen. Peppol Box bietet hierfür eine integrierte Testfunktion.

Häufige Herausforderungen und Lösungen

Formatkompatibilität

Nicht jede Software verarbeitet alle E-Rechnung-Formate gleich gut. Peppol Box konvertiert eingehende Rechnungen automatisch in das bevorzugte Exportformat – ob XRechnung, ZUGFeRD, CSV oder PDF.

Doppelte Erfassung vermeiden

Ein häufiges Problem bei der Einführung von E-Rechnungen: Rechnungen werden sowohl manuell als auch automatisch erfasst. Achten Sie darauf, klare Prozesse zu definieren und den Import konsistent über einen Weg durchzuführen.

Steuerberater einbinden

Ihr Steuerberater kann über Flexina Sync (kostenlos) automatisch alle Rechnungen seiner Mandanten abrufen, die Peppol Box nutzen. Er wählt seine bevorzugte Methode (E-Mail, Web-Portal, Desktop-App oder Plattform-Integration) und erhält die Daten im passenden Format für seine Kanzleisoftware.

Zeitplan: Wann müssen Sie handeln?

Fazit: Eine Lösung für jede Software

Die E-Rechnung-Pflicht ist keine vorübergehende Regelung – sie ist die Zukunft des Geschäftsverkehrs. Unabhängig davon, welche Buchhaltungssoftware Sie nutzen, brauchen Sie eine zuverlässige Peppol-Anbindung. Mit Peppol Box verbinden Sie Ihre bestehende Software schnell und unkompliziert mit dem Peppol-Netzwerk – per Webportal, CSV/XML/PDF-Export oder API. Und Ihr Steuerberater profitiert zusätzlich von der kostenlosen automatischen Rechnungsabholung via Flexina Sync.