Facture Peppol sans PDF ? Peppol Box génère automatiquement un PDF lisible à partir du XML

Le problème : des factures XML illisibles

Avec l'arrivée de la facturation électronique obligatoire en Belgique dès 2026, de plus en plus d'entreprises reçoivent leurs factures via le réseau Peppol. Et beaucoup découvrent un problème inattendu : la facture arrive au format XML… sans aucun PDF joint.

Un fichier XML, c'est un document structuré fait pour être lu par des machines, pas par des humains. Si vous ouvrez un fichier UBL dans un navigateur ou un éditeur de texte, vous verrez quelque chose comme ça :

Avouons-le : ce n'est pas exactement le document que vous allez transmettre à votre comptable ou archiver dans vos dossiers. Et pourtant, c'est légalement une facture valide.

Pourquoi certaines factures Peppol n'ont pas de PDF ?

Le réseau Peppol a été conçu pour transmettre des données structurées entre systèmes informatiques. Le format standard est l'UBL (Universal Business Language), un XML normalisé au niveau européen.

L'envoi d'un PDF en pièce jointe est optionnel. Certains fournisseurs l'ajoutent, d'autres non. Résultat :

• Certaines factures arrivent avec un PDF joint au XML → pas de problème
• D'autres arrivent uniquement en XML → impossible à lire sans outil adapté

Ce n'est pas une erreur de votre fournisseur. C'est simplement que le PDF n'est pas obligatoire dans le standard Peppol. Mais cela pose un vrai problème au quotidien pour les entreprises qui ont besoin d'un document visuel.

La solution Peppol Box : toujours un PDF à disposition

Chez Flexina, on a anticipé ce problème. Notre solution Peppol Box vous garantit d'avoir toujours un PDF lisible pour chaque facture reçue via Peppol, grâce à un fonctionnement intelligent :

• Si votre fournisseur a joint un PDF à la facture Peppol → Peppol Box affiche directement le PDF original du fournisseur
• Si la facture arrive uniquement en XML (sans PDF) → Peppol Box génère automatiquement un PDF professionnel à partir des données du XML

Dans les deux cas, le résultat est le même : dès qu'une facture arrive dans votre boîte Peppol Box, un PDF est disponible immédiatement. Vous pouvez le consulter, le télécharger, l'imprimer ou l'envoyer à votre comptable.

Que le fournisseur ait joint un PDF ou non, vous avez toujours un document lisible. C'est transparent et automatique, sans aucune manipulation de votre part.

Que contient le PDF généré ?

Le PDF créé par Peppol Box reprend toutes les informations présentes dans le XML, présentées de manière claire :

Information	Détail
Identité du fournisseur	Nom, adresse, numéro de TVA
Numéro de facture	Référence unique du document
Date de facturation	Date d'émission et date d'échéance
Lignes de facturation	Description, quantité, prix unitaire, montant
TVA	Taux, base imposable, montant TVA
Montant total	Total HTVA et TTC
Coordonnées bancaires	IBAN et référence de paiement

Le résultat ? Un document aussi lisible qu'une facture classique, que vous pouvez utiliser exactement comme un PDF reçu par e-mail.

Pourquoi c'est important pour votre entreprise ?

Sans cette fonctionnalité, les entreprises qui reçoivent des factures XML sans PDF se retrouvent bloquées :

• Impossible de vérifier visuellement la facture sans outils techniques
• Difficile de transmettre le document à un comptable qui attend un PDF
• Risque d'erreurs si vous essayez de lire le XML manuellement
• Perte de temps à chercher un convertisseur en ligne peu fiable

Avec Peppol Box, ce problème n'existe tout simplement pas. Chaque facture reçue est immédiatement disponible en PDF, prête à être utilisée.

Comparatif : avec et sans Peppol Box

Situation	Sans Peppol Box	Avec Peppol Box
Facture XML sans PDF	Illisible, inutilisable	PDF généré automatiquement
Vérification de la facture	Ouvrir le XML, décoder les balises	Consulter le PDF en un clic
Envoi au comptable	Chercher un convertisseur	Télécharger et transmettre
Archivage	Fichier XML brut	PDF professionnel archivable
Temps de traitement	Plusieurs minutes par facture	Instantané

Et si vous utilisez déjà un logiciel comptable ?

Peppol Box est complémentaire à votre logiciel comptable. Même si votre logiciel gère les factures Peppol, avoir un PDF lisible reste essentiel pour :

• La vérification humaine avant validation
• Le partage avec des collaborateurs qui n'ont pas accès au logiciel
• L'archivage dans un format universellement lisible
• Les contrôles fiscaux où un document visuel est plus pratique

Comment commencer ?

C'est simple : inscrivez-vous sur Peppol Box et vous recevez immédiatement un numéro Peppol. Dès qu'une facture arrive, le PDF est généré automatiquement. Aucune configuration, aucun plugin, aucune compétence technique requise.

Peppol Box est développé par Flexina, éditeur de logiciels de gestion basé en Belgique. Notre mission : rendre la facturation électronique accessible à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

Ne laissez plus des fichiers XML illisibles bloquer votre comptabilité. Avec Peppol Box, chaque facture Peppol devient un PDF clair et exploitable, automatiquement.